檔案管理信息化建設的現狀及對策分析

黃淑貞

摘 要：我國的數字化建設隨著互聯網+時代的到來而逐步走向正軌，作為信息化建設的重要組成部分，檔案在各行各業的發展中起著重要作用，所以推動檔案管理信息化建設是非常必要的。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設

1 信息化時代檔案管理的特點和重要性

1.1 信息化時代檔案管理的新特點

進入信息化時代，檔案管理表現除了新的特點，主要有兩個：一是檔案管理逐步實現自動化，通過借用電子計算機的系統管理，檔案的分類、歸檔都更加自動，借用程序的自動明確歸檔范圍和方式，給復雜的檔案管理工作帶來了便利，大大的降低了相應的管理成本支出，還確保了檔案在建立之初就具有高準確性；二是網絡化特點凸顯，通過與教育部等系統聯網，的檔案管理信息能夠實現網絡化、遠程化管理，提供了檔案信息查閱的網絡化。

1.2信息化時代加強檔案管理的重要性提供了所有的原始憑證保障；另一方面滿足了信息時代，檔案管理的客觀要求，即可以與時俱進，為領導者提供決策依據，又能夠減少人力、財力成本支出，提高檔案管理的工作效率。另外，進行檔案管理的信息化建設，是為了解決高校龐大、復雜、多變的檔案信息問題的首選對策。

2 信息化時代影響檔案管理的因素

2.1 內在因素

從影響檔案管理的內在因素來看，主要有這樣的點組成：一是檔案管理的操作流程等內在因素，作為保障檔案完整、真實的管理工作，在具體的開展過程中，可能由于操作流程的設置不合理，會對檔案管理的質量帶來直接的影響；二是檔案的原始收集工作，對原始檔案的收集、整理，以至于開展鑒定、保管等工作，都會影響在信息化時代下，實現高校檔案管理的信息化、網絡化、遠程化；三是實際操作檔案管理的工作人員，由于長時間的人工管理模式固式的束縛，檔案管理人員沒來得及轉變信息化管理的思想，直接造成高校檔案管理面臨嚴重的危機。

2.2 外在因素

從影響檔案管理應對信息化時代影響的外在因素來看，主要有：首先是的信息化管理的硬件配備情況，如果沒有高性能的電子計算機、網絡服務，是沒有辦法完成高校檔案信息化管理的；其次是實現信息化檔案管理的氛圍情況，如果所有的都沒有實行信息化檔案管理，那么任何一個都沒有動力和積極性來開展此項工作；最后是檔案信息化管理的可靠性、可實施性、可操作性是否具備，如果信息化時代沒有滲透到檔案管理中，想要進行信息化管理也無計可施。

3 信息化時代影響檔案管理的危機表現

雖然，已經開始注意到要加快檔案管理信息化建設的進度，盡快適應信息化時代的發展需要，但是總體上，檔案管理仍然面臨著四大主要危機，具體表現如下：

3.1 信息化時代檔案管理的意識理念不足

當前的高層管理者，更多的是將工作重心放到管理等方面，沒有對檔案管理引起足夠的重視，以至于都沒有對檔案管理重視，也就不會配套的制定出保障策略。另外整個社會上，都沒有濃厚的氛圍來重視檔案管理，形成的是檔案管理只是配套其他工作開展的理念，這將不利于完成危機應對。

3.2 信息化時代檔案管理的資金投入不足

對于發展投入而言，偏向于向基礎設計建設、扶持教學、開展科研等領域，在檔案管理上，投入非常有限，并且也沒有外部可依托的信息化管理建設資金投入，因此面臨嚴峻的資金投入不足是當前檔案管理面臨的重大危機。一方面，這是因為管理者的固有發展思維模式影響的，他們沒有充分的意識到加大信息化建設的投入，能夠最快的應對信息化時代對檔案管理的沖擊，另一方面，這是發展戰略影響的，因為對的評價指標體系中，并沒有納入檔案管理的評價。面臨嚴重的檔案管理資金投入不足，將極大的降低其信息化建設的進度，不利于檔案管理加強防盜、加密、設立防火墻等工作的開展。

3.3 信息化時代檔案管理的人員專業水平不足

從目前的檔案管理信息化建設來看，管理人員的專業水平偏低，極不利于推進實現檔案管理信息化。從表現來看，主要表現在兩個層面，一是基層檔案管理人員的工作方式非常陳舊，對信息化系統的利用效率極低，雖然很多已經引進了電子計算機等信息化設備，要求檔案管理人員進行信息化管理，但是很多工作人員仍然沒有改變傳統的管理方式，對信息化設備的使用效率非常低，如在進行檔案立卷時，就人工的根據檔案的信息進行操作，不僅工作量非常大，工作效率和準確性也非常低；二是基層檔案管理人員的信息化技術水平不夠，雖然鼓勵使用計算機等信息化設備來完成檔案管理，但是他們不會操作、操作不好，就導致整個人員推進信息化建設的積極性很低的問題。

4 應對信息化時代檔案管理危機的對策

未來，實現高度的信息化管理，是檔案管理的必然之路，因此要積極應對危機，采取對應的策略，保障檔案管理工作的高質、高效完成。通過論證，本文認為應該主要從以下四個對策出發。

4.1 培養信息化時代檔案管理的意識理念

從理念意識上進行培養，是解決信息化時代檔案管理危機的首要方法，一方面需要對整個社會風氣進行引導，加強對檔案管理的重視，并加大社會投資和人才培養保障；另一方面在中，要從上至下的對檔案管理加強重視，將檔案管理的情況納入管理人員的年度考評中，迫使加大檔案管理的投入。

4.2 加大信息化時代檔案管理的資金投入

要建成數字化的檔案管理模式，適應信息化時代的影響，就必須加大對檔案管理的資金投入，保障信息化建設的質量。首先，需要改變資金投入的傾向，讓原本的資金投資逐步向檔案管理傾斜，逐步加大對檔案管理的投資比例；其次，要引進更多的投入資金源，單靠學校建設資金來完成檔案管理信息化建設，是不可行的，也會加大學校的建設壓力，不能保證建成的成效，因此可以向社會招標，引進信息化系統建設資金；最后，教育部要向各撥付定向的檔案管理資金，支持鼓勵各大開展檔案管理信息化建設工作。

4.3 提高信息化時代檔案管理的人員專業水平

基層檔案管理人員專業水平的高低，直接影響了檔案管理工作的開展質量，因此要逐步提高相關檔案管理人員的專業水平，就需要做到這樣兩點：一是加強對基層檔案管理人員的培訓，提升他們操作電子計算機、進行信息化檔案處理的能力，改變固有的傳統的檔案管理模式，提高檔案管理的效率；二是要進行專業信息化檔案管理人員培養，在檔案管理專業教學中，加大對信息化建設的技能培養，保障基層檔案管理人才需求，提高整體的人員素質。

5 結論

完成對信息化時代影響下，檔案管理的全面闡析之后，得到了四個關鍵結論：首先，在信息化時代、“互聯網+”的影響中，檔案管理表現出了新的特點，為了適應信息化時代的發展需求，需要加強檔案管理的信息化建設。其次，信息化時代，很多因素都會對的檔案管理帶來危機，成為誘發危機成為現實的條件，主要有檔案管理的人員水平、意識理念等內在因素，也有制度和資金投入等外在因素。再次，從危機的表現來看，檔案管理面臨的危機有管理意識理念偏低、信息化建設的資金投入不足、相關工作人員的專業技術水平偏低以及保障制度不健全等危機。最后，要想化解信息化時代給檔案管理帶來的危機，就需要進行意識理念的樹立、資金的加大投入、工作人員水平的提高和保障制度的健全建設。

參考文獻

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