OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用

劉小華

摘 要：當(dāng)前我國醫(yī)改逐步深入推進(jìn)，衛(wèi)生醫(yī)療體制出現(xiàn)了翻天復(fù)地的變化，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不斷提升。醫(yī)院在應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)以后，可以讓院內(nèi)全體員工利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)，促進(jìn)員工工作效率不斷提升。在醫(yī)院文書檔案管理中也要重視引入OA辦公系統(tǒng)，讓文書檔案得到有效管理，為今后的查詢利用提供方便。本文將簡述OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案管理中應(yīng)用的意義，并就其中的問題提出了具體可行的策略。

關(guān)鍵詞：OA辦公系統(tǒng)；醫(yī)院文書檔案；管理

近年來科技發(fā)展越來越快，醫(yī)院要重視利用各種高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自身工作效率的不斷提升，讓醫(yī)院文書檔案管理得到進(jìn)一步發(fā)展與完善。對此，將OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院文書檔案管理工作中具有重要作用。可以有效簡化工作流程，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，能夠提升醫(yī)院事務(wù)效率。醫(yī)院方面要切實(shí)引起重視，針對OA辦公系統(tǒng)在文書檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀，有針對性采取解決策略，讓文書檔案應(yīng)有的價(jià)值體現(xiàn)出來。

1 OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案管理中應(yīng)用的意義

OA辦公系統(tǒng)功能較多，是一種重要的日常管理應(yīng)用系統(tǒng)，具備便捷、安全、無紙化辦公等優(yōu)勢，將其應(yīng)用到醫(yī)院文書檔案管理工作中，可以有效提升工作效率。一是采集信息。OA辦公系統(tǒng)設(shè)置了掃描設(shè)備，檔案信息只需要通過掃描后就可以錄入到系統(tǒng)內(nèi)，工作效率很高。二是信息化辦公。OA辦公系統(tǒng)內(nèi)全部數(shù)據(jù)均以實(shí)現(xiàn)了電子化存入系統(tǒng)，建立了龐大的數(shù)據(jù)庫，能夠多用戶、多設(shè)備同時(shí)檢索，讓數(shù)據(jù)得到了共享。三是信息化工作流程。OA辦公系統(tǒng)可以發(fā)揮出管理流程建設(shè)的作用，在醫(yī)院文書檔案管理工作中應(yīng)用以后，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工作流程的信息化，避免出現(xiàn)人為干擾的情況[1]。OA辦公系統(tǒng)是醫(yī)院文書檔案管理的一種有效手段，能夠防止資源發(fā)生浪費(fèi)的情況，有效提升工作效率，實(shí)現(xiàn)各部門的有效協(xié)作與溝通，減少管理成本。此外還能夠讓醫(yī)院文書檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化和制度化，并通過對醫(yī)院文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)了信息的共享，為今后的利用創(chuàng)造良好的條件。

2 OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案管理中應(yīng)用的問題

（一）對OA辦公系統(tǒng)重要性認(rèn)識(shí)不到位

OA辦公系統(tǒng)是一種日常管理系統(tǒng)，能夠把全部電子文檔統(tǒng)一歸納到該平臺(tái)內(nèi)，為檔案的利用提供便利，并促進(jìn)了工作效率的提升。因?yàn)榇蟛糠轴t(yī)院受到傳統(tǒng)理念的影響 ，錯(cuò)誤認(rèn)為只有紙質(zhì)文件才具備較高的保存價(jià)值與法律意義。對此，醫(yī)院在應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)的時(shí)候，還不能完全從紙質(zhì)文件上擺脫出來，尤其是一些醫(yī)院仍然以紙質(zhì)文件為主。這樣在醫(yī)院文書檔案收集、歸納等工作上，不能將OA辦公系統(tǒng)的作用體現(xiàn)出來，導(dǎo)致文書檔案經(jīng)常發(fā)生收集、整理不及時(shí)的問題，并出現(xiàn)了丟失、破損的情況。

（二）網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)不完善

在OA辦公系統(tǒng)內(nèi)主要利用網(wǎng)絡(luò)傳輸各種電子文件，需要建立完善的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，確保簽批、發(fā)布與閱讀等工作順利進(jìn)行。不過當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院都忽視了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)，也缺乏足夠的資金，造成網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)難以穩(wěn)定運(yùn)行，一些珍貴文件在傳輸過程中經(jīng)常發(fā)生丟失、簽批失敗等現(xiàn)象，不利于發(fā)揮出OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案管理工作中的作用。

（三）OA辦公系統(tǒng)電子歸檔不及時(shí)

現(xiàn)階段很多醫(yī)院都加大了對OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用力度，不過沒有建立起與之相應(yīng)的電子歸檔制度，電子歸檔工作也沒有做到位[2]。一些文件歸檔仍然以紙質(zhì)文件歸檔保存方式為主，這樣容易出現(xiàn)受潮、受損及丟失等問題，為醫(yī)院文書檔案管理帶來不良的影響，不能保證檔案資料的安全。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

在醫(yī)院文書檔案管理工作中，為充分發(fā)揮出OA辦公系統(tǒng)的作用，需要安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員。不過從當(dāng)前很多醫(yī)院實(shí)際情況來看，開發(fā)與維護(hù)工作一般由外包團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)。對外包軟件公司而言，其提供的網(wǎng)絡(luò)工程師懂技術(shù)，專業(yè)水平較高，但是未掌握相應(yīng)的醫(yī)療知識(shí)，不能保證醫(yī)院文書檔案管理的順利進(jìn)行。同時(shí)一些負(fù)責(zé)OA辦公系統(tǒng)的檔案管理人員大多為其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，缺乏足夠的專業(yè)檔案管理知識(shí)，不懂得計(jì)算機(jī)操作技能，無法有效提升OA辦公系統(tǒng)的使用效率。

3 OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案管理中應(yīng)用的策略

（一）充分認(rèn)識(shí)到OA辦公系統(tǒng)的重要性

當(dāng)前國家非常重視檔案電子信息化管理工作，并制定并實(shí)施了很多管理方法。對于醫(yī)院文書檔案管理工作而言，也要嚴(yán)格執(zhí)行國家的相關(guān)規(guī)定與要求，加快文書檔案管理信息化建設(shè)。醫(yī)院要在引入OA辦公系統(tǒng)以后，需要做好宣傳工作，讓各工作人員盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)到其重要性，能夠主動(dòng)規(guī)范工作行為[3]。通過正確使用OA辦公系統(tǒng)，做好電子歸檔工作，將OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案管理中的作用真正體現(xiàn)出來，促進(jìn)管理工作效率不斷提升。

（二）增加資金投入，支持網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)

要想提升醫(yī)院信息化水平，必須要有完整的軟硬件配套設(shè)施。在開展醫(yī)院文書檔案管理工作的時(shí)候，為將OA辦公系統(tǒng)安全、高效等作用發(fā)揮出來，需要醫(yī)院不斷增加資金投入力度，盡快建立起完整的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。要將OA辦公系統(tǒng)的共享作用發(fā)揮出來，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，保證網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的可靠性與穩(wěn)定性，這樣在信息提交、信息存儲(chǔ)、檢索系統(tǒng)及資源共享上，將OA辦公系統(tǒng)高效的作用發(fā)揮出來，讓檔案管理部門與其他部門加強(qiáng)溝通與協(xié)作。

（三）進(jìn)一步健全電子歸檔制度

醫(yī)院要高度重視電子歸檔工作，妥善解決起重工存在的問題，結(jié)合文書檔案管理工作實(shí)際情況，建立起科學(xué)合理、行之有效的電子歸檔制度。制度要將電子歸檔的存儲(chǔ)設(shè)備、操作流程、歸檔管理負(fù)責(zé)人等包含在內(nèi)，確保在發(fā)生問題與錯(cuò)誤以后，能夠?qū)⑾嚓P(guān)責(zé)任人確定下來。要從細(xì)節(jié)之處入手，將電子歸檔制度落到實(shí)處，這樣才能有效讓醫(yī)院文書檔案更加安全、完整和真實(shí)，為醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)的開展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（四）提升工作人員的素質(zhì)與能力

醫(yī)院要想保證OA辦公系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)效果，需要安排專職人員負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。對于網(wǎng)絡(luò)工程師來說，醫(yī)院要為其提供醫(yī)療相關(guān)理論與知識(shí)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，確保其在運(yùn)用OA辦公系統(tǒng)的時(shí)候，開發(fā)與維護(hù)工作更加符合醫(yī)院實(shí)際情況[4]。同時(shí)醫(yī)院要安排專職人員負(fù)責(zé)管理OA辦公系統(tǒng)，需要其掌握足夠的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，并懂得檔案管理方法。檔案管理人員不僅要掌握豐富的檔案管理知識(shí)與技能，還要懂得正確的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作方法，學(xué)習(xí)基本的醫(yī)療知識(shí)。醫(yī)院在安排專職人員之后，還要加強(qiáng)對他們的OA辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，通過及時(shí)更新相關(guān)知識(shí)與技能，不斷提升系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)能力，保證文書檔案得到高效管理。

4 結(jié)語

總之，文書檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要內(nèi)容，需要不斷提升電子化和信息化水平。在醫(yī)院文書檔案管理中要充分發(fā)揮出OA辦公系統(tǒng)的作用，讓文書檔案管理工作的安全性、及時(shí)性與有效性得到提升。對此，醫(yī)院要引起足夠的重視，不斷完善各項(xiàng)軟硬件設(shè)施，加大對管理人員的培訓(xùn)力度，為OA辦公系統(tǒng)的高效運(yùn)用奠定良好的基礎(chǔ)。這樣才能促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理工作效率不斷提升，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[3]程志偉.淺談OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用[J].電子測試，2014，（22）：58-60.

[4]周苑琳.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（01）：159-161.