提高辦公室檔案管理工作效率的思考

管海鴻

摘 要：近年來，快速發展的社會經濟和不斷進步的科學技術，致使我國一些單位辦公室的檔案管理方式已同時代發展脫軌，檔案管理效率也與實際工作的要求相差甚遠，這就讓我國辦公室的檔案管理工作效率受到了很大影響。辦公室在每一家單位的自身運營過程中均占據著至關重要的位置，可以說整個單位的管理水平直接受到辦公室檔案管理水平的影響。本文筆者結合自身工作實踐，就當前辦公室檔案管理中存在的問題進行了簡要論述，并有針對性的提出了建議，旨在促進辦公室檔案管理工作效率的提高。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

單位各項工作的開展均離不開辦公室檔案管理工作。快速發展的科學技術將我們帶入了信息化時代，網絡信息化技術也被廣泛應用于社會的多個領域，傳統的辦公室檔案管理模式已與社會發展漸行漸遠，檔案管理的諸多問題也不斷暴露出來。為了同時代的發展保持同步，應對辦公室檔案管理工作進行不斷完善，通過網絡信息化技術促進辦公室檔案管理工作效率的提高。

1 當前辦公室檔案管理中存在的問題

（一）工作人員的管理意識比較薄弱

當前，影響檔案管理工作效率的一個重要因素就是辦公室檔案管理人員缺乏濃厚的管理意識。通常辦公室的檔案管理人員均不是專業的管理人員，一些甚至是因為關系才從事這一工作的，而這些檔案管理人員均未接受過專業的檔案管理培訓，進而也很難對辦公室檔案管理的重要意義有一正確認識，正是因為缺乏一定的管理意識所以才使檔案資料搜集不全、整理不規范等問題出現，讓辦公室檔案管理的工作效率受到嚴重影響。因此，辦公室檔案管理人員的當務之急便是對自身管理意識做進一步加強。

（二）缺乏健全的檔案管理制度

健全各方管理制度是高效開展辦公室各項管理工作的前提條件，當然也包括檔案管理。諸如檔案分類、保管期限、介質區分、收集機制、歸整規范以及查閱借閱規定等均屬于檔案管理制度的范疇，其包含了檔案從新材料產生到生命周期結束的整個過程。檔案管理制度建設必須得到單位領導的重視。但就目前的實際情況而言，一些單位的領導人員因為事務繁忙也就忽略了辦公室管理工作，未建立單獨的管理檔案的資料室，缺乏相關的檔案管理制度。為此，也讓檔案管理人員在平時的工作中偷懶、懈怠，導致在檔案的處理上出現問題。

（三）管理人員的管理素質較低，有待提高

現在所培養的專業檔案管理人員已無法和社會的發展相適應，管理人員缺乏專業的管理知識，因此，首先要解決的問題便是促進管理人員專業知識與工作技能的提高。其次，置身于信息化時代背景下，辦公室檔案管理工作也需做到與時俱進，在管理過程中引入現代科技網絡信息技術，以促進管理工作效率的提升[1]。相關辦公軟件的操作技能是管理人員所必備的，通過管理專業水平與管理操作技能的提高來促進辦公室檔案管理效率的提高。

（四）辦公室檔案管理的網絡信息化建設有待加強

不斷發展的辦公室檔案管理，在一定程度上增加了檔案種類的復雜性，由此也提高了對管理人員的要求。對于時段與種類不同的檔案信息，應進行有效地記錄與整理，傳統的管理模式已無法適應現代化管理工作，再加上當前網絡信息技術尚不能很好的應用于檔案管理工作中，許多設施都不能很好的支撐工作的需求，因此紙質管理形式仍然占據檔案管理的大半部分。與此同時，檔案管理行政機構也未對檔案管理的信息化系統進行合理規劃，導致諸多數據化的檔案信息在數據庫中處于隨機狀態，部分還有可能被定期銷毀，使日后工作的查閱非常不便，因此建立系統化的管理模式對檔案管理工作而言是非常有必要的。

2 提高辦公室檔案管理的工作效率的措施

（一）強化辦公室檔案管理人員的管理意識

當前，影響檔案管理工作效率的一個重要因素便是辦公室檔案管理人員缺乏濃厚的管理意識。針對這一情況，單位領導人與檔案管理人員均應強化自身檔案管理意識。單位領導人員應多和檔案管理人員進行交流溝通，在一起努力下促進檔案管理人員管理意識與管理理念的提高，如此不但可使檔案服務能力得到進一步增強，也可切實保障辦公室檔案管理效率的提高。

（二）進一步完善檔案管理制度

檔案管理制度和行政管理制度、財務管理制度以及人事管理制度均屬于同一層級的制度，一起支撐單位內部管理制度[2]。在制定檔案管理制度時，一定要將單位業務工作實際充分結合起來，就對內對外全部業務流程以及內部組織架構展開全面梳理，讓檔案管理真正與推進業務開展與完善內部管理的實際需要相符合。完整性是檔案管理制度的一個必備條件，不但要要求管理硬件，也要進一步規范軟件；既要嚴密保管制度，也要對查詢借閱制度予以嚴格遵循。檔案管理要將重點突出，首先是科學分類檔案，對各類檔案的秘級與保管期限做出明確規定。其次是科學界定檔案的歸集規范，對各類檔案材料的規格與時限予以明確；最后是嚴格規定檔案的利用，對各項檔案的使用價值與使用范圍予以明確。建立健全管理制度，一方面可對工作進程予以協調，還能對管理人員的工作起到一定約束，嚴格監控檔案，讓工作更加清晰，目標更加明確。管理制度的完善也說明監督工作不斷完善，良好的工作態度也有助于提高檔案管理的工作效率。

（三）提高辦公室檔案管理人員的專業水平

單位檔案管理人員應結合社會的發展形勢，經常性的參加一些檔案管理工作培訓活動，促進自身檔案管理與保密意識的提高，進而提高辦公室檔案管理水平。管理人員應在保密法制的教育上加大力度，單位的其它成員也必須對檔案管理工作的重要性、艱難性以及復雜性有一深刻認識，進而同檔案人員協調配合，將檔案管理與保密工作落實做好[3]。通過不斷對管理人員進行專業的檔案管理業務培訓與相關法制教育，促進其法律意識的提高，以讓其對檔案保密工作的責任意識不斷增強。在具體培訓時，應著重培養管理人員的專業性，讓參加培訓的每一位管理人員均可獨立掌握檔案管理工作的核心思想以及主要檔案管理的操作技能。

（四）應用網絡電子信息化進行辦公室檔案管理

在檔案管理中應有網絡電子信息化技術時，一般電子化的處理都是由集中立卷發展為平時新聞檔案文件的處理。通過這些的方式既可根據類別的不同分類管理單位內部的各種檔案資料，且也可有效整理復雜的檔案資料，并對辦公室各類檔案資料進行查漏補缺，避免辦公室資料的長時間堆積，在使檔案管理效率提高的同時，也方便了對單位檔案文件的歸類整理與資料檢索，檔案管理人員能夠非常方便的將新問價插入到原有文件中。將紙質文件檔案管理的方式同網絡電子信息化應用于單位人事檔案管理相比較，網絡信息化的管理方式的工作效率更高，更加方便快捷，同時也讓辦公室檔案管理工作編排整理的準確性得到了加強。

3 結語

綜上所述，辦公室檔案管理工作同辦公室其它各項工作的開展緊密相連，其在辦公室工作中占據著至關重要的位置。因此，需對辦公室檔案管理制度進行不斷完善，加深單位與管理人員對檔案管理工作認識，并在管理辦公室檔案時運用新的管理模式，促進辦公室檔案管理工作效率的提高。

參考文獻

[1]胡艷琨.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].赤子（上中旬），2016，（16）：151.

[2]高麗華.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經營管理者，2016，（14）：262.

[3]何艷秋.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經營管理者，2016，（06）：267.