信息及數字化背景下檔案管理工作的創新思路

劉暢

摘 要：隨著信息化進程的不斷發展，檔案管理工作面臨著更高的要求，提高檔案管理工作信息化水平成為適應新形勢發展的必由之路，也是目前檔案管理工作的重中之重。鑒于此，本文從檔案管理信息及數字化的優勢出發，詳細闡述了信息及數字化背景下檔案管理工作的創新思路，希望本文能對我國信息及數字化背景下檔案管理工作提供一些有益的參考和借鑒。

關鍵詞：信息化；數字化；檔案管理；創新思路

信息化社會呈現出信息內容豐富、信息生產量大、信息效益不均、信息需求量劇增的特點。目前，大量的信息消費需求促使檔案管理工作必須進行改革，而信息及數字化技術的發展使檔案管理工作利用信息技術成為了可能和必然。檔案管理工作的信息和數字化建設是實現現代信息管理的前提和保障。

1 檔案管理信息及數字化的優勢

檔案一般都需要長期儲存，而傳統的紙質檔案文件，因為受潮氣、蟲蛀、火災等因素的影響較大，并且在檔案維護、儲存環境等方面也需要投入一筆不小的資金，且經過長期重復查閱還容易出現文件丟失或破損問題，這些因素給紙質檔案管理帶來了很多麻煩，且較難克服。而信息或數字化檔案可以有效避免上述大部分管理弊端。信息或數字化檔案的存儲只需要運用服務器存儲數據，不會出現調閱丟失、災害等問題，給檔案的信息化管理提供了廣闊的發展空間。

2 當前檔案管理的現狀

目前，部分企業在檔案管理中還存在不少問題，主要表現為：一是檔案管理人員收集的文件和資料不全面，檔案資料的整理歸檔無法做到有條不紊，如果出現了什么問題，很難及時進行比對和查找，甚至存在事后違規組建檔案的情況，這不但會給歸檔進度造成不利影響，而且也會影響到其他事項的順利開展。二是我國中小型企業數量眾多，并且規模有限，企業的管理過程也不是很規范，特別是企業檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認識不夠，很多單位也都不設專職的檔案管理人員，往往是檔案管理人員身兼數職，沒有時間和精力專門從事檔案管理工作，在這種情況下，很多檔案管理人員都是把每天的檔案整理工作積攢到一定程度再進行梳理歸檔，因此一些檔案很容易因未及時整理而出現差錯，并且也可能因時間久遠而不容易查找問題原因。同時，檔案管理人員素質參差不齊且沒有接受過專業的檔案管理培訓，各項檔案管理操作不夠規范，或是只能是簡單的檔案整理，無法實現通過檔案管理促進單位發展的目的。三是很大一部分檔案管理人員感覺檔案管理工作單調乏味，頻繁的調動工作，不但造成人力的浪費，而且導致檔案管理工作混亂，出現檔案存放錯誤或者檔案資料丟失等情況。因此，在信息及數字化背景下，創新檔案管理工作已迫在眉睫，具有非常重要的現實意義。

3 信息及數字化背景下檔案管理工作的創新思路

1.增強信息化檔案意識

目前，信息技術發展迅速，信息在社會生活中發揮了越來越重要的作用。檔案是一種重要的信息資源，在信息社會中的作用也日益增加，人們也更關注檔案的信息化建設。隨著信息化程度的提高，電子檔案和電子文件層出不窮，檔案信息的加工、收集、利用和傳遞更加方便快捷，這就給檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員必須在檔案信息加工、收集和利用過程中增強服務意識，拓寬服務領域，樹立信息意識，最大限度地發揮檔案信息的功能。其次，檔案管理人員在增強信息化意識的同時，還要強化對電子檔案和電子文件管理方法、技術、政策以及系統開發的學習研究，不斷探索創新，利用信息化平臺，加快檔案信息化建設進程。

檔案信息化建設是一項系統的龐大工程，不是一促而就或一朝一夕就能完成的事情，其面臨物力、人力和財力等方面的困難，因此，檔案部門的領導也應樹立檔案信息化意識，提高對檔案信息化工作的重視程度，解決工作中遇到的難題，不斷加快檔案信息化建設步伐。

2.實現檔案材料數字化

要想實現檔案材料的數字化，首先要建立完整統一的檔案數據庫，這是檔案信息化建設的前提，也是運用網絡進行檔案信息化建設的基本要求。不把傳統的紙質檔案變成數字化信息，就無法完成完整統一的信息數據庫建設，利用網絡進行檔案管理更是無從談起，信息化建設便是一紙空文。其次，檔案數字化是實現檔案管理的必由之路。隨著信息化程度的不斷提高，在安全性能逐步提升、工作效率大大提高的情況下，電子檔案和紙質檔案并存的現狀正在逐步向電子檔案獨存方面發展。當前，受傳統檔案管理思維模式的影響，人們對紙質檔案存在嚴重依賴心理，對電子文檔還存在一定質疑。國家和行業發布的有關電子文件管理的行業標準和國家標準也規定，對于需要長久保存的文件規定要紙質、電子形式同時保存。這種保存檔案的制度削弱了信息化建設的效率，給各種資源造成了很大浪費。如果不能破除雙套制檔案管理模式，那么檔案管理信息化發展是無法進行的。發達國家普遍大力提倡信息化建設，將“無紙化”作為信息化發展的戰略目標，由此可見，檔案材料的數字化建設可大大加快信息化發展的步伐。

3.實現檔案管理自動化

在信息化高速發展的時代，檔案管理應借助數字化、信息化平臺，提高檔案管理自動化程度。檔案管理方式自動化包括：首先，按照檔案資料收集、保存、整理、利用等工作流程，設計相應的智能管理軟件，實現信息數據加工、生產、更新、整理工作的自動化。其次，按照檔案管理制度設計信息管理、數據處理、信息利用、網絡管理規則。根據不同職能、不同層級終端設備和電子身份秘鑰，通過系統授權，提供相應的信息利用和數據維護，實現網絡管理、信息管理自動化，信息利用、數據分析的智能化，使用備案登記自動化，實現信息智能管理、自動處理、高效運行的目的。

4.實現檔案共享網絡化

檔案管理工作是各項工作的基礎和信息來源，要想最大化發揮檔案的信息作用，必須實現信息存儲數字化、信息管理系統化、信息服務網絡化、信息管理方式自動化。一是要提高對檔案信息網絡化的認識。主管部門應專門成立工作小組，采用行政措施，將宏觀規劃和具體措施相結合，在全國統一部署和實施，在各級檔案館中開展信息化建設。二是建設高質量的檔案信息數據庫。信息數據庫的質量決定了信息服務用戶的質量，主要應加強以下幾個方面的建設：首先要建立目錄數據庫，按照全引目錄錄入信息，及時更正不規范條目。其次，按標準把檔案信息數字化。再次，將電子檔案進行整理歸檔，豐富檔案數據庫信息。最后，加強各級檔案部門的溝通聯系，實現檔案信息資源共享。

4 結語

總而言之，信息及數字化背景下的檔案管理工作就是要實現由傳統實體保管向檔案信息化存儲、收集、傳送轉變的過程。檔案管理信息化建設大大降低了公共管理的成本，提高了管理的效率，同時改進和加強了檔案管理的方法，適應了信息化時代發展的客觀要求，是檔案管理工作發展的必然趨勢。

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