淺議檔案資源建設

陳嘉水

摘 要：檔案資源建設是檔案事業一項帶有根本性、具有戰略意義的工作。它是非常重要的。要從三個方面抓好、抓實。

關鍵詞：檔案資源；建設

檔案資源是指保障一個國家或社會檔案事業發展和檔案工作開展的各種社會條件以及由檔案事業和檔案工作自身對社會產生的各種作用和影響因素的總和。檔案資源建設是指檔案部門對本區域本部門的檔案信息資源進行合理配置、分工協調、形成檔案信息資源庫而開展的一系列創造性工作，是檔案工作永恒的主題，是一項需要長期堅持實施的工程。下面就檔案資源建設的問題，我談談自己的體會。

1 檔案資源建設的重要性

檔案資源建設是檔案事業一項帶有根本性，具有戰略意義的工作，它關系到檔案事業能否固本強身和可持續發展，是我們做好檔案工作的前提和保證。檔案是在社會實踐活動中直接產生和形成的信息材料，具有原始性和真實性，是其它信息資源無法比擬的優勢。在現實活動產生和形成的檔案中，依靠以國家檔案館為主體的檔案館網的檔案收集功能，拓寬延伸至社會各個層面的檔案收集，既包括政府行政工作中的檔案，也包括在經濟、科技、文化等領域中產生的檔案，既包括官方語言書寫的檔案，也包括這個國家中的多種民族文字的檔案，既包括影像和聲音記錄材料。

檔案就是一種信息資源，是一種不可替代的信息資源。在我國，政府占有的信息資源大多數是檔案。檔案屬于原始信息，它是人類社會活動的原始記錄。這一特點使檔案具有非常高的真實可靠性，是其它派生出的信息資源所不具備的應用價值，它實際上是其它信息資源的來源。檔案在國家信息資源中的重要地位告訴我們，一定意義上說，我國信息化發展新階段實際上可以說是檔案信息資源建設的新階段，是經濟快速發展和民主政治對檔案館的新要求，檔案館的性質和功能正在發生變化，這些變化需要大量豐富的檔案資源作基礎。隨著改革開放的深入和政務公開的推行，使得昔日封閉的政府檔案館重新定位，逐步走向民眾。隨著社會轉型、經濟轉制，形成國家檔案資源的主體呈現出利益的多元化格局，國家檔案資源的歸屬與流向，特別是國家綜合檔案館作為“對國家和社會有保存價值”的檔案的最終流向的地位受到了挑戰。在加強國家檔案資源建設時，既要注重國家機構、社會團體、學術機關的利用需求，更應關注社會各階層、廣大群眾的利用需求，既要關注檔案作為政府管理活動的現實功利性價值，也要重視檔案作為傳承載體的歷史性價值。既要關注檔案的現實憑證作用，也要考慮到檔案的文化休閑作用。

檔案價值的實現，檔案工作目的的達成，檔案工作系統與外部環境的聯系與溝通，都與檔案資源的建設工作息息相關，所以加強檔案館檔案資源建設非常重要。

2 如何開展檔案資源建設

如何開展檔案館檔案資源建設，我認為有以下幾點：

1.抓源頭。就是抓機關、團體、企業、事業單位檔案室建設，健全歸檔制度，完善歸檔范圍，落實檔案集中統一管理原則，在繼續做好文書檔案管理的同時，將本單位產生的全部文件材料集中保存在綜合檔案室，進行立卷歸檔，提高各類文件材料整理歸檔的標準化、規范化水平，確保國家檔案資源在載體和門類上的齊全完整。

2.加大征集、接收力度。凡能征集和接收進館的檔案盡快征集、接收進館，從檔案形成的源頭抓起，擴大收集范圍、收集門類，拓寬收集渠道，對重大事件、重大活動、重點工程建設項目檔案的收集，可派人重點陪同。將各單位形成的紙質檔案、照片、錄音、錄像和實物檔案等統統收集進館。重點收集反應本地區民俗、民風、自然風貌和經濟發展等地方特色檔案。檔案館可以開展寄存、代管檔案等業務。對一些重要檔案也可以實行征購，注意收集與人民群眾生活密切相關的檔案，如企業破產改制、人員下崗分流、社會醫療保障、住房制度改革、房屋拆遷改造以及公證檔案、工商登記檔案、婚姻登記檔案等。將收集范圍內應進館的到期檔案接收進館。及時接收撤銷合并單位、無安全保管條件單位的檔案和專項與階段性工作、專業普查工作等形成的檔案。加大對重大活動檔案形成、收集和管理的監督力度。針對突發事件檔案形成和管理的特殊性，建立一套收集和管理的有效應對機制。抓征集就是抓歷史檔案和珍貴文獻的征集。廣泛征集古往今來與當地有一定關系的事件和人物檔案。征集當地名人和地方特色檔案，多方征集散存社會上，具有保存價值和文化特色的歷史文獻，民間藝術和民風、民俗檔案資料和有歷史佐證作用的領導題詞、公務禮品、牌匾證杯、徽章印記、票據證件等的征集。

3.抓整合。

檔案資源整合的基本途徑主要是整理與組合。整理一方面是檔案的基礎性整理。傳統的收集模式收集進館的檔案，是在檔案人員業務指導下完成立卷工作的，它已經過排列整理，所以只需要編目，而征集起來的檔案材料大多是雜亂的分散的堆積，可利用性較差，檔案部門必須進行整理編目，實現檔案材料的系統化。另一方面是檔案的智能化整理即在整理篇目的基礎上，根據社會需求，有針對性地組織信息，進行編纂加工，使其內在價值得到提升。組合則是根據整合的目標，采取行政、技術等方面的措施，使檔案資源在結構上趨于合理，在配置上趨于優化。抓整合就是通過制度創新，把專門、專業檔案接收進館，實現檔案資源優化組合。按照重點發展綜合檔案館的原則，合理確定國家檔案資源的歸屬和流向，積極整合本行政區域內經濟、科技、文化、社會等領域的檔案資源，加快實現不同層面、不同范圍檔案信息資源的共享，逐步建立以檔案行政管理部門為主導，各有關主管部門配合的國家檔案資源監管新體制，實現國家檔案資源的優化組合，真正把國家綜合檔案館建設成為檔案利用和研究的中心。

總之，各級檔案部門在創造性開展檔案資源建設工作中，應確保檔案資源標準統一、數據規范，努力營造檔案信息資源共享環境，使檔案信息資源配置合理，推進檔案事業的全面發展。