電子檔案管理中存在的問題及強化措施

張暢

摘 要：當前在各行各業發展過程中計算機的廣泛應用，產生了大量的電子檔案，其作為檔案的重要組成部分，以數字代碼來對檔案信息進行存儲。電子檔案的產生對檔案管理工作帶來了較大的改變。隨著電子檔案數量的不斷增加，需要重視電子檔案的管理工作，以此來更好的促進檔案事業的健康發展。文中分析了電子檔案管理中存在的問題，并進一步對電子檔案管理的強化措施進行了具體的闡述。

關鍵詞：電子檔案管理；安全；管理標準；真實性；統一管理

在當前社會活動中，隨著計算機技術的廣泛應用，電子檔案數量不斷增加。由于電子檔案存儲的特殊性，而且更便于使用，這也使電子檔案成為當前檔案的主要形勢，而且是檔案未來發展的重要方向。因此在具體工作中，需要進一步完善電子檔案管理制度，提高電子檔案信息的安全，為電子檔案管理水平的提升奠定良好的基礎。

1 電子檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案信息安全性無法保證

在當前網絡化時代，由于網絡的開放性和共享性特點，這就使電子檔案利用網絡進行傳輸過程中極易受到黑客攻擊，出現檔案信息被篡改和偽造等情況。同時電子檔案信息管理系統也容易受到病毒的侵襲，從而使檔案信息受到破壞，無法讀取，對電子檔案的安全造成較大的威脅。

（二）電子檔案容易被刪改

由于電子檔案以數字代碼形式進行儲存，這也使其不像紙質檔案存在有個人筆跡。而且電子檔案被篡改后不會留有任何痕跡。同時在電子檔案輸入過程中，極易出現失誤，同時在出現錯誤后由于輸入者在輸入過程中沒有留下筆跡，這樣就很難確定材料的真實性，從而導致無法對操作者的責任進行追究。

（三）電子檔案的保密性存在一定的威脅

電子檔案可以利用互聯網任何終端設備進行儲存和使用，而且一個終端上的電子文件能夠發送給若干個互聯網的終端，這就給部分需要保密的電子檔案內容帶來較大的威脅。

（四）電子檔案的完整性很難保證

由于電子檔案結構較為復雜，具有多種形式的存儲方式，而且電子檔案多處于流動的狀態，電子檔案信息容易被復制和剪切，因此在實際工作中電子檔案信息很容易出現缺失，而且缺失內容不容易發現，這就導致電子檔案的完整性無法得到有效的保證。

（五）電子檔案軟件缺乏統一性

相較于計算機硬件的發展速度，計算機軟件的研發相對滯后，而且各地區及各單位所使用的電子檔案軟件也沒有實現統一，這就對電子檔案之間的利用及電子檔案信息全國聯網的實現帶來了較大的阻礙。

2 加強電子檔案管理工作的強化措施

（一）建立統一的電子文件管理標準

對于文件和檔案管理進行統一規劃，確保文件管理通與檔案管理保持同步。控制好文件管理的前期指導和控制，將其納入到檔案部門具體工作職責中來，即從文件的形成至檔案的查閱利用整個過程中實現全程的監督指導。并制定科學合理的電子文件管理標準，在電子檔案接受時，嚴格鑒定歸檔電子文件信息的真實性和原始性。

（二）嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。而且由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

（三）維護電子文件和電子檔案的真實性

檔案在法律上的憑證作用是基于它的原始性，即強調原件。但對于無法直觀的數字信息，如何來認識它的原始性呢？目前我們達成的共識是：一份電子檔案，只要它的內容是當時的原作者撰寫、制作出來的或經過機關人員修改審察，在歸檔后未作過改動，我們就應當承認它是原始的。不管它的形式如何變化，我們要從技術上其它方面采取各種措施，確保它的原始性。對一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示，可以采用以下方法：一是保存電子文件和相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的實用軟件與整個應用系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起。當需要對電子檔案恢復時，可運用電子檔案存儲在一起的這些軟件系統，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件和制成縮微品。

（四）紙質文件和電子文件雙套歸檔

當前由于電子檔案在證據性、管理制度等方面還存在許多不完善的地方，因此部分機關還存在將電子文件轉換成紙質文件進行歸檔保存的情況。這也決定了今后較長一段時間內紙質檔案與電子檔案會存在共存的局面。因此在電子檔案管理工作中，需要對紙質文件和電子文件進行同時歸檔保存。這主要是由于當前在技術和制度方面還不完善，電子檔案無法完全取代紙質檔案。這種雙套歸檔制度并不是工作的重復，這是在檔案介質轉換時期必然會出現的一種現象。只有等技術和各方面條件都較為成熟時，電子檔案才能完全的取代紙質檔案。

（五）電子檔案的集中統一管理

近年來利用計算機制作文件的現象較為常見，大部分機關都會將電子文件轉換為紙質文件進行保存，而原電子文件則會保存在各個部門，處于分散保管的狀態。因此要求各檔案部門要做好電子檔案的歸檔工作，實現對電子檔案集中統一管理，這對于電子檔案信息的檢索、利用和共享都具有非常重要的意義。而且在電子檔案使用過程中，需要嚴格審訂使用權限，針對不同人員設置不同的利用級別，并能夠根據使用者的需求來對電子檔案進行拷貝制作者，同時還要采用有效的措施避免拷貝的資料信息再次進行復制。

3 結束語

近年來，在信息技術快速發展下，電子檔案的數量不斷的增加，這給電子檔案的管理工作帶來了嚴竣的挑戰。所以為了更好的滿足信息時代發展的需求，需要對電子檔案管理目標進行進一步深入，優化電子檔案應用方案，采取切實可行的措施做好電子檔案管理工作，有效的提升電子檔案管理工作的綜合運行效益，實現對檔案管理的有效控制。但電子檔案管理水平的提升，也是一個秩序漸進的過程，需要各部門的大力支持，進一步完善電子檔案管理制度，加快軟件的統一和電子檔案的集中管理，從而全面提升電子檔案管理水平，積極推動檔案行業的健康、有序發展。

參考文獻

[1]封曉玲.淺析電子檔案管理的有效措施[J].黑龍江科技信息，2011（16）.

[2]尹君.電子檔案管理淺析[J].卷宗，2014（09）.

[3]張文杰.論新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].青春歲月，2014（10）.