規范企業文書檔案管理的對策

王黎軍

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。文書檔案管理工作作為企業信息化建設的重要組成部分，必須適應現代企業制度的要求，規范操作管理流程，最大限度提高服務利用率，為企業發展提供可靠的信息資源。

1 企業文書檔案管理的現狀

就目前企業文書檔案管理工作來看，部分單位對檔案管理工作認識水平不高，單位領導檔案意識不強，許多基礎性的工作有待改進和完善。企業文書檔案管理工作在管理制度、管理模式、管理人員和管理手段等方面都存在許多的問題，主要表現在：

（一）對檔案管理的重視度不夠。鑒于企業規模、存續時間等因素的影響，有些企業只注重生產經營等現實利益，對檔案管理等歷史性、基礎性的工作不重視，檔案管理體制不健全。特別是有些單位因辦公環境緊張，不單獨設立檔案庫房，大量的文件堆放在一起，有的甚至只存儲在計算機中，不注重電子備份、不注重文件歸檔，致使企業發展的歷史沿革記載不全、經營管理記錄不實，嚴重影響企業的可持續發展。

（二）檔案管理人員不專業。按照檔案法要求和有關文件規定，檔案人員必須具備較高的政治素質和業務素質，持證山崗，但在實際工作中檔案人員很難達到上述要求。多數企業存在人員身兼數職，分工不明確的現象。檔案管理員多為文書兼任，但文書人員往往存在一些問題：一方面文書人員更替頻繁，文化素質參差不齊，有的工作責任心不強，對檔案管理業務知識知之甚少又不努力學習；另一方面文書人員職責不清，無暇整理檔案。他們往往被日常事務性工作纏身，很少有時間整理文件歸檔，而檔案管理又是一項基礎性很強的工作，是將大量文件材料使之有序化的過程，需要具有較強責任心的人員集中時間和精力去耐心細致的整理，目前這一點很難做到，致使文書檔案人員在交接工作時，存在連接不順暢的現象，嚴重影響工作開展。

（三）檔案管理不規范。雖然近年來國家相繼下發了許多具有宏觀指導性的檔案管理新規定、新政策，同時要求各單位根據實際自行制定具體規章制度。然而，有些企業檔案管理人員存在按照國家有關規定無從下手的現象，實際操作能力差，就連具體的分類規則和整理立卷歸檔的辦法都制定不出來。很多文書人員為便于查找就將文件按照來文和發文分成兩大類，然后按照文件字號順序排列，這樣一來嚴重違背了檔案管理“以我為主”和按事由整理的規則，不符合檔案管理的具體要求，為提供利用檔案帶來許多問題。

（三）檔案管理手段落后。目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，檔案管理人員還一直采取手工編輯、檢索，存在文書檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。有些部門認為涉及本部門的重要文件需要自行保存，便于查詢利用，拒不向文書部門交還，嚴重影響文件歸檔。

（四）檔案提供利用服務率低。一方面，因為沒有對檔案進行科學系統的整理，失去了提供利用檔案的基礎條件。普遍存在大量檔案由各部門工作人員根據工作需要自行存檔現象，大量重要檔案無法歸集，散存在個人手中，在人員更換時，就無法找到，對工作的延續性造成嚴重影響；另一方面，檔案管理軟件不健全，在檔案局購買的軟件，實際應用性不強，僅限于將名字和檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

2 規范企業文書檔案管理的對策

針對目前企業檔案管理的現狀和存在的問題，結合企業檔案管理的實際，提出一些解決問題的思路和對策。

（一）挖掘檔案價值，提高企業領導對檔案工作的重視。以往大家都強調各級領導對檔案工作不重視，投入較少。究其原因，主要是檔案價值沒有充分發揮出來，沒有引起領導對檔案的重視，為此，檔案管理人員要堅持尊重歷史、為企業負責的工作態度，通過扎實地細致整理工作，高效便捷的提供利用，深入挖掘檔案價值，更好地為企業生產經營發展服務。只有當檔案的價值被進一步的發揮出來，使檔案管理工作真正融入到企業管理的各項工作環節，才能更好地提高領導對檔案工作的重視，給予更好的人力、物力和財力上的支持，逐步完善檔案工作軟硬件環境。

（二）加強對檔案管理人員的業務培訓。實現對檔案的科學管理，就是要不斷地提高檔案管理人員的業務素質，真正懂得怎樣整理檔案、如何管理檔案。一方面要認真學習國家檔案法規政策和檔案整理規則，適應國家對檔案工作的新規定和新要求，切實做到檔案管理跟得上時代的要求；另一方面，要結合業務實際，學習一些實用性、可操作性較強的工作方法，滿足本單位檔案工作實際需要。要確保檔案人員培訓的連續性和周期性，不斷充實和完善檔案管理業務知識。

（三）加強檔案規范化管理。根據國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等相關規章制度，結合企業生產經營實際，以滿足和方便企業歸檔文件的保管和利用為前提，堅持“簡化整理，深化檢索”的原則，研究制定檔案分類規則、立卷歸檔辦法，明晰檔案歸檔范圍和保管期限，進一步明確企業檔案的實體分類原則、分類方法、類目設置及其所含基本范圍，規范文件材料整理立卷歸檔工作，提高案卷質量和科學管理檔案的水平，以便更好整理檔案，提高檔案的查全率和查準率。同時，要確保分類規則和歸檔辦法的相對穩定性，保證檔案整理的連續性。

（四）加強檔案基礎設施建設。加大檔案管理硬件的投入力度，提高檔案管理硬件設備，改善檔案存放和保管的條件。設置檔案庫房，安裝鐵門，配備鐵柜、滅火器、溫濕度表，落實“十防”要求。要盡力設置計算機、掃描儀、照相機等現代設備，改進檔案硬件，滿足新形勢要求。

（五）實施檔案現代化管理。隨著信息網絡化時代的到來，電子檔案信息共享已經成立利用檔案的必然趨勢。被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案存在的價值在于提供利用，通過實現檔案信息共享，充分發揮檔案的信息價值，為企業生產經營服務是檔案管理的最終目標。鑒于市場上銷售的檔案管理軟件存在實用性差、信息難以實現共享的缺陷，可結合企業OA網絡建設和檔案管理工作的實際，自行研發檔案管理軟件，實現企業文件流轉與檔案管理的一體化，提高對電子檔案的管理，確保紙質檔案與電子檔案的雙重管理。同時，健全各類檔案目錄，豐富檔案查詢方法，提高檔案查詢效率，更好地為企業生產經營服務。