醫院檔案管理探討

孫麗晶

檔案記載了一個單位歷史發展的過程，它從不同的角度全面客觀地反映各個不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等。隨著我國市場經濟模式的初步建立，醫院的建設與發展也處在一個非常的時期，醫院的檔案管理也必須適應新形勢的發展，調整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的要求，著力解決檔案意識淡薄、檔案管理制度不健全、檔案管理手段落后，以及檔案管理人員素質偏低等現實問題，不斷提高醫院檔案管理水平。

1 提高認識，增強檔案管理意識

領導重視是醫院檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。醫院以醫療服務為根本任務，在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，往往導致檔案管理可有可無的認識，由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫院管理水平的提高，影響業務技術的發展。為此，要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性，認識到檔案與業務工作和日常生活的密切關系，更好地支持檔案工作，促進檔案管理工作順利開展。

2 完善體系，健全制度，拓展檔案歸檔范圍

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系，并建立檔案管理規章制度，明確職能，責任到人，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。醫院經營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協議等應實行歸檔收集。醫院有關的招標方法、程序、協議、合同等也應進入歸檔材料之中。

3 運用計算機及網絡技術，改善管理手段

目前，醫院檔案管理的基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。計算機及網絡技術的發展和應用，使醫院檔案管理拓展了新的空間。醫院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫療業務活動，須保留大量的業務歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統的方法貯存，將占有很大的庫房。高科技的發展，使檔案載體更加豐富多樣。如今醫院計算機管理十分普遍，有的醫院甚至嘗試應用電子病歷。雖然，電子病歷由于它缺乏法律效用，信息與載體的相對分離，如何保證原始真實性，尚有待探討。但它以數據庫的形式，以電子文本進行貯存、調閱，方便、快捷。醫院檔案信息量大、類別多，可采取數字化手段打造多種數據庫。如對ct等影像資料實行數據庫管理，可大大地減少貯存庫房，并方便了檢索。雖然電子文檔目前尚存在很大爭議，但影像資料如ct等其依附現代科技手段，由復雜、特定的影像信息構成，其原始性、真實性應是不容置疑的。

4 采取多種形式，為利用者提供優質高效的服務

醫院檔案包括醫療文書檔案、病理切片資料、x線膠片、各種檢查圖文資料等，關系到人民群眾的健康和醫療科學的發展。醫院檔案部門要不斷提高服務的主動性和自覺性，不斷增強宗旨意識和服務意識，努力為利用者提供優質服務。在服務方式上，采取電話預約、實地查詢、檔案借閱、檔案信息咨詢等多種服務方式；在服務態度上，盡量簡化服務手續，改進服務態度，提高服務質量，盡最大努力滿足各方面利用者的需求；在服務手段上，采取手工檢索與現代化檢索并舉，既運用傳統的手工檢索方法，又運用現代化的計算機檢索方法，積極為利用者服務。充分利用數字化和網絡技術，在本醫院網站上建立主頁，利用信息高速公路，為利用者提供檔案信息服務，開展在線查詢訪問，為提高醫院的社會效益和經濟效益。

5 重視人才培養，提高檔案管理人員素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。目前，醫院檔案人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展的要求差距較大。表現為檔案專業人員較少，專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，外語水平不高等。隨著檔案事業的規模日益擴大，檔案數量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，對檔案專業人才的素質建設提出愈來愈高的要求。在醫院人才培養中，要重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高業務水平，建立檔案管理人才梯隊，適應檔案業務發展。