解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

沈振紅

摘 要：要想提高檔案管理的水平，就要實現檔案信息化建設，只有這樣才可以更好的提高檔案管理效率，實現其可持續發展。文章通過分析檔案信息化建設的具體內涵，分析了其特點，探究了現在的檔案信息化建設的內容，為檔案信息化建設水平的提高和檔案管理提供合理性建議，為相關的檔案管理者提供參考，具體分析如下所示。

關鍵詞：檔案工作；檔案信息化建設；檔案管理

1 檔案信息化建設涵義及其特征

在我國的檔案行政管理部門引導下，通過對信息技術的應用，進一步優化過去的檔案管理體系，同時收集好、管理好現有的檔案信息資源，利用好現有的檔案信息資源，這就是檔案的信息化建設。在這一建設下，檔案工作的現代化水平大大提高，同時檔案信息的社會化服務水平也會大大提高，具體來看，檔案信息化建設的特征主要表現在以下三個方面：

1.1 檔案信息化建設具有一定的改革性

在檔案信息化建設過程里，通過應用一些信息技術手段，改變現在的檔案管理職能，同時優化現在的工作體系，在一定程度上彌補了過去的檔案信息建設的不足，不管是在檔案收集方面還是檔案整理方面都要更新理念，形成新的方法，優化傳統的檔案管理方式，成為檔案工作改革發展的重要方向。

1.2 檔案信息化建設具有一定的時效性

對于檔案信息化建設工作來說，其耗費的時間比較長，而且是一項比較系統的工作，所以必須借助現在的科學技術實現新的發展。在信息化建設過程里，要堅持與時俱進，同時還要加大創新力度。對于檔案管理部門來說，必須及時更新硬件設施和軟件系統，做好系統升級和系統維護工作，始終保持檔案信息化建設的時效性，不能因停滯不前而錯失發展良機。

1.3 檔案信息化建設具有一定的價值性

檔案信息化建設可以進一步完善現在的館藏體系，實現檔案信息資源的共享，有利于實現其價值。在實際的信息資源整合過程里，檔案自身也會提高價值，有利于為信息需求者提供更好的服務。

2 檔案信息化建設的基本內容

2.1 基礎設施建設軟硬件

在檔案信息化建設里，基礎設施是最基本的內容，同時它也為整個過程提供了技術基礎。而在軟硬件基礎設施建設里，檔案信息網絡是核心部分，它可以實現檔案信息的傳輸和資源共享。所以，在檔案信息化建設過程里，要廣泛的應用計算機，建設檔案管理的局域網。

2.2 應用系統建設

應用系統建設在檔案信息化建設和檔案管理中具有重要意義，通過一些軟件系統可以更好的適應機關文檔的一體化管理，滿足數字化檔案館建設實際需求，不過對于軟件系統來說，必須和互聯網建設需求相適應。

2.3 標準化建設

檔案信息化法制體系和標準規范體系在一定程度上約束了檔案信息資源的多個方面工作，標準化建設規范了檔案的歸檔和使用，在一定程度上有利于更好的開展檔案信息化建設。

2.4 安全保障體系建設

在所有的檔案中，一些檔案信息涉及的內容比較重要，如果不小心泄露出去會造成嚴重的后果，所以必須建設安全保障體系，具體來看主要包含以下幾個內容：首先要構建檔案信息安全保障體系框架，其次要完善現有的安全管理體系，最后要提高檔案信息安全意識。

2.5 人才隊伍建設

要想建設檔案信息化，就要建設現有的人才隊伍。任何工作的開展都離不開人的作用，通過普及信息技術知識，培訓技術工作人員，領導干部進修等提高人才隊伍素質，這也是檔案信息化建設的重要內容。

3 檔案信息化建設與檔案管理的措施建議

3.1 完善現有的檔案信息化工作體系

要想實現檔案信息化就要通過相關的工作體系開展工作，所以就要從以下幾個方面采取措施：首先，要完善現在的運行體系，通過《電子文件管理暫行辦法》的相關辦法，建立各部門聯動的電子文件管理機制，實現對電子文件的全程管理。同時，根據國家現行《檔案法》的規定，賦予檔案局相應的行政管理職能。另外，必須完善現在的法規制度，規范好現在的工作行為。除此之外，應當制定檔案信息化建設專項規劃及工作任務分解表，明確相關的責任單位。除此之外，必須完善現在的績效評估體系，通過評價推動建設。

3.2 推進檔案數字化和資源共享檔案

要想開展檔案信息化建設，其中就要重視資源建設，現在工作開展也要圍繞這個核心內容進行。在新的歷史發展階段，不僅要重視檔案數字化，還要重視資源的共享。具體來看，要從以下幾個方面采取措施：第一，必須推動現在的檔案數字化建設，通過一定的科學原則制定好工作計劃，加大監督力度的同時保障檔案數字化工作開展。第二，要通過多重途徑滿足信息需求者，通過系統的檔案數字化目錄，加大投入人力資源和物力資源，實現多個部門協調工作。第三，必須通過紙質與電子文件雙歸檔制度，并對規定范圍內的文本與圖形文件實行關聯并存制度，借此來實現檔案全文檢索。第四，努力實現檔案信息資源的共享。按照我國的相關政策完善現在的檔案信息管理體系，不管是信息的生成工作，還是信息的整理工作，都可以實現網上操作。通過先易后難的原則，制定檔案信息資源共享目錄，并在此基礎上，充分發揮業務管理部門的職能作用，通過條塊結合，來提升檔案信息的實效性，進而推動檔案信息化建設。

3.3 健全技術支撐和資金保障體系

在開展檔案信息化建設過程里，要充分重視技術得作用，而要想發揮技術得作用還要加大資金投入。所以，技術體系和資金保障體系兩手都要抓。通過資金保障檔案信息化體系建設，可將檔案信息化建設資金納入到財政預算當中，并以年為單位投入基建和運維費用。具體來看，主要從以下幾個方面采取措施：首先，通過合作開發的形式進一步創新現在的檔案信息化投入，鼓勵檔案部門。其次，要重視現在的硬件建設和軟件建設，更新現在的設備，淘汰一些落后設備，為其發展提供良好的環境。在我國，必須建設規范化的技術標準，對于一些技術開發企業進行認證。除此之外，要想提高檔案信息數據可讀性明確相關的讀寫標準，即后代產品應當能夠對上一代產品實現完全兼容及格式升級。而不同地域的檔案信息化產品也應當在數據上保持高度的一致性，從而為檔案信息資源整合與共享目標的實現奠定基礎。

4 結論

總的來說，要想進行檔案工作改革發展，就要推動檔案信息化建設。在新的歷史發展階段，對于檔案管理部門來說，必須充分重視檔案信息化建設，優化現在的檔案工作方式，同時還有重新建設現在的業務處理流程。檔案管理部門必須開發檔案信息資源，進一步積極推進檔案信息化軟硬件設施建設，不斷創新檔案信息服務手段等具體措施，推動檔案管理向信息化、數字化、高效化的方向發展，實現檔案工作水平和服務水平的跨越式提高。

參考文獻

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