醫院檔案管理中檔案資料的收集

林信光

摘 要：醫院檔案管理屬于檔案管理工作的一個重要部分，其中最關鍵環節就是檔案資料收集，檔案資料收集是檔案工作順利開展的重要前提。因此檔案管理工作的加強可以使醫院相關管理工作順利有序地進行。本文重點分析醫院檔案管理中檔案按資料的收集，為檔案管理工作和醫院相關工作起到借鑒作用。

關鍵詞：醫院；檔案管理；檔案資料；收集

醫院檔案管理是用科學合理的手法，對日常工作中積累下來的工作資料進行整理。這些工作資料記錄了重大事件的發生、重大決策以及日常工作的詳細情況，這些資料的收集是后續工作順利盡享的基礎，因此在醫院檔案管理工作中要對檔案資料的收集給予足夠的重視。

1 綜合性檔案資料的收集

綜合性檔案包括很多內容，主要為日常工作中的工作質量、任務完成情況以及重大事件及決策。這些檔案在記錄過程中應采取定期移交的方法，即在日常工作中派專人對材料進行收集分析，然后按季度或月份進行報告，之后進行整理篩選分類，以滿足醫院的不時之需。此類檔案資料在日常工作中通常是復雜、多樣、瑣碎的，這就對審查篩選人員提出了相當高的技術水平要求。

2 人事檔案資料的收集

人事檔案是對員工日常行為就重要突出表現的記載，這是人力資源管理中一項重要資料。在人事檔案資料收集的過程中有諸多需要注意的地方，如數據集的準確性、時效性以及保密性。人事檔案中保密性是極其重要的，這涉及到個人權益問題，因此在人事檔案資料收集過程中相關人員應做到盡職盡責、嚴格控制，對個人信息嚴格審查。對于不合范圍的檔案信息，不應計入檔案資料庫，手機后應再次審核，知道完全符合標準后方可進行錄入。

3 財務檔案資料的收集

財務管理指醫院在運營過程中產生的經濟數據資料，這個檔案充分反映了醫院的收支問題。財務管理檔案是一個專業性很強的專業，因此需要就有高素質高技術的專業人員對其進行收集，文書人員與檔案人員兩部門協調開展工作，各盡其責，互利互補。財務報表的收集是財務檔案收集的一項重要工作，在日常工作中認真收集財務報表，與此同時重視客觀性與科學性，年終移交給檔案管理人員保管。

4 科室檔案資料的收集

科室檔案是醫院在研究過程中收集的各項資料數據或圖表等，這是醫院科研活動中一個重要的憑借。科室檔案專業性強，對工作人員專業技術水平要求較高，在收集過程中存在諸多難題，是一項高難度的收集項目。在收集過程中，可以在一段時期內移交給管理部門，或向相關管理部門所要相關數據。為達到理想效果，醫院應選擇多種不同方式進行對科室檔案資料進行收集。

5 基建檔案和設備檔案的手收集

基建檔案是醫院基礎建設過程中的各項工作的記錄，這戲檔案對醫院的發展具有重要的導向作用，這下資料包括了建設過程中工作的計劃、總結和評估，同時也包括重要的施工執照與文件。這類檔案資料的收集應交給醫院專門的機構專門的人員完成，收集完成后統一交給檔案管理部門。設備檔案的收集應交給醫院相關設備的維修護理人員。檔案收集完成后進行統一的歸類整理。

6 影像學檔案和病理標本檔案資料的收集

影像學檔案是在醫院在就診過程中的影像檢查資料，其中包括核磁共振、CT、CR、X光相片、超聲影像、心電圖、內窺影像等。影像資料是輔助醫院就診疾病請分析的重要依據，也是醫院檔案收集工作的重要項目，對之后的教研、教學、醫療工作具有著相當大的意義。對于影像資料的收集分為兩個方面，一是傳統影像資料收集，以膠片或打印的形式存在，需要相關管理人員按照檢查時間、病人病號逐一整理確保資料的準確性、完整性；二是數字化影像資料的收集，借助計算機等現代化技術保存處理影像資料，這種方法較為簡單，只需做到定期備份，有序排版即可。病理標本檔案是病理科在醫療過程中制作的標本圖片等，需要病理科安排相關人員進行收集。

7 病例檔案的收集

病例檔案的收集是十分常見且有必要的，是處理醫療糾紛最直接最重要的書面依據。病歷檔案的收集范圍很廣，起不僅僅包括住院病歷，還包括門診日志、手術記錄、手術同意書、急診搶救記錄、體檢中心職工的健康記錄等，其內容的記錄常常有多個部門組成，對醫院的治療工作至關重要，因此醫院規定，記錄收集人員定期向檔案室移交檔案，對病例上交期限作出嚴格的規定，以確保病例的完整性可靠性。

8 檔案資料收集質量控制

檔案資料收集質量的提高是增加其應用效益與準確性的重要條件。其質量的提高，手段眾多，實際復雜繁瑣。

1、強化意識

在收集工作開始之前，應充分進行嚴格的崗位培訓，提高收集人員的質量意識、技術水平，將質量意識貫徹到檢驗的各個項目與細節中。除此之外，應設立嚴格的監管考核制度，使收集者清晰自身發展水平，禁止考核不達標者參與收集工作，鼓勵積極者，營造有序和諧的檢驗環境。

2、嚴格審核檢驗標準

檢驗標準是檢驗收集工作的基礎且主要內容，其合理性與嚴謹性直接決定了收集工作的進行與整體質量。提高檔案資料收集的嚴謹與細致程度，并在設立完成后進行嚴格的審查工作，使其更具和理性。必要時，也可聘請專家組進行會審，主要從檔案收集的準確性、全面性、及時性等層面進行審核與完善。檔案收集工作具有細節繁多、內容復雜多樣等特點，在某些情況下還需應用國外先進技術進行統計處理工作。收集過程中還應根據具體情況，對收集標準進行細微改動，切合實際，使收集工作的效益性得到進一步提高。

3、加大監管力度，提高質量評估水平

在監管審查過程之中，各部門應做到一絲不茍，細心檢收集質量、審核檢驗、檢驗資料質量以及檔案的完整科學狀況。質量評估作為檔案收集工作檢驗的基本且重要組成內容，應合理運用現代科學技術，全方位評估檢驗質量。例如：可靠性分析，資料完整可靠性的具體判定。

4、提高問題解決的效率

檔案的任何一點偏差都有可能對后續的治療工作以及未來的醫學發展造成不可估量的傷害。因此，對于收集過程中發現的各種問題，必須詳細記錄，立即處理，將事故發生幾率降至最低。切實保證檔案的科學性與準確性，更不可有玩忽職守的現象發生。提高問題解決效率，也是提高醫學發展的重要前提，是我國醫學事業進步解決醫學難題的必要條件。

9 結束語

綜上所述，醫院的檔案收集工作是相當繁瑣的工作，其中涉及廣泛內容，其所用到的收集方法以及管理方法也是多種多樣，檔案的手機管理人員必須認真落實各項工作嚴格細致的檢查，遮陽才能為檔案管理工作進展甚至醫療建設打下堅實的基礎，從而促進我國醫療事業的發展，為解決百姓民生問題開辟新思路。

參考文獻

[1]賈月婷.醫院檔案管理中檔案資料的收集[J].黑龍江史志， 2014（22）.

[2]劉皓.醫院檔案管理中存在的問題與對策[J].中國檔案， 2007（11）：34-35.

[3]謝文茹.醫院檔案管理中存在的問題及對策[J].黑河學刊， 2012， 27（7）：226-227