檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題

姜莉

摘 要：本文主要對(duì)檔案采取的信息化管理的模式和傳統(tǒng)管理的方式進(jìn)行相比所具有的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了簡(jiǎn)單的闡述，并且也對(duì)檔案信息化管理中可能導(dǎo)致的安全問(wèn)題進(jìn)行了全方面的歸納，并且也分別從技術(shù)和管理方面提出了相應(yīng)的解決策略以及合理的建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 信息化管理 安全問(wèn)題

隨著我國(guó)信息技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步的同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理的模式已經(jīng)逐漸的被打破，針對(duì)發(fā)展的各項(xiàng)需求，各個(gè)方面的企業(yè)或者是其他機(jī)構(gòu)，都對(duì)檔案管理的高效性以及合理性都有一定具體的要求，而且檔案信息的管理也對(duì)檔案管理工作當(dāng)中各方面的需求進(jìn)行了相應(yīng)的滿足，有利于對(duì)檔案管理工作的進(jìn)展進(jìn)行不斷的推進(jìn)。另外，伴隨著檔案信息化管理工作當(dāng)中帶來(lái)的各方面的安全問(wèn)題，也開始逐漸的受到了關(guān)注和重視，并且對(duì)于安全問(wèn)題的存在的相關(guān)解決辦法也已經(jīng)逐漸的成為了相關(guān)工作人員工作的重心，并且對(duì)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行全方面的了解以及做好安全預(yù)防的工作，也逐漸的成為了我國(guó)現(xiàn)階段對(duì)檔案管理工作的新要求。

1 檔案信息化管理模式的優(yōu)勢(shì)

1.1 加快檢索的速度，對(duì)檢索的準(zhǔn)確性不斷的提高

要依照我國(guó)傳統(tǒng)方式，在對(duì)檔案進(jìn)行檢索的時(shí)候，相關(guān)的工作人員必須要在案卷和目錄當(dāng)中進(jìn)行手動(dòng)查找，但是查找的效率也不是很高，就很容易出現(xiàn)各方面的差錯(cuò)。還可以通過(guò)對(duì)檔案管理實(shí)施信息化的管理模式，不僅可以對(duì)檔案信息查找的效率進(jìn)行不斷的提升，還能對(duì)出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性進(jìn)行降低。

1.2 對(duì)檔案信息的利用率進(jìn)行不斷的提高

隨著我國(guó)科技不斷的進(jìn)步以及環(huán)保理念不斷的加強(qiáng)，也就對(duì)無(wú)紙化的辦公受到了關(guān)注和重視，并且也在各個(gè)行業(yè)的部門逐漸的進(jìn)行了實(shí)施，很大程度的對(duì)辦公自動(dòng)化進(jìn)行了提高，但是也就逐漸的出現(xiàn)了辦公數(shù)字化和紙質(zhì)檔案信息之間矛盾的問(wèn)題。

1.3 方便信息遠(yuǎn)程的運(yùn)輸

依據(jù)傳統(tǒng)的模式，使用檔案信息主要有兩種方式。一是到有關(guān)的檔案管理部門進(jìn)行查找，二是發(fā)傳真或者郵寄。但是對(duì)于檔案信息化管理模式進(jìn)行應(yīng)用，就可以借助信息網(wǎng)絡(luò)。使用者可以通過(guò)自動(dòng)檢索，就可以將檔案管理部門之間的信息進(jìn)行傳輸，就在很大程度上對(duì)人力和物力以及財(cái)力進(jìn)行了節(jié)省。

1.4 有利于實(shí)現(xiàn)資源的共享

辦公的自動(dòng)化可以和檔案信息化管理進(jìn)行結(jié)合，這樣就可以逐漸的實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理和管理以及使用過(guò)程當(dāng)中的一體化。

1.5 對(duì)檔案管理工作的效率進(jìn)行不斷的提升

在檔案信息化進(jìn)行管理的模式下，從對(duì)電子檔案生成開始，之后對(duì)信息的收集、檢驗(yàn)、歸檔和入庫(kù)以及使用各個(gè)方面的相關(guān)工作，都可以依賴于自動(dòng)化工作平臺(tái)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。這樣就可以逐漸的實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的相關(guān)工作。可以從我國(guó)傳統(tǒng)的方式不斷的向自動(dòng)化和智能化的方式轉(zhuǎn)變。

2 檔案信息化管理可能引發(fā)的安全問(wèn)題

檔案信息化管理逐漸的突出了高效和優(yōu)質(zhì)以及便捷等多個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)，但是在這同時(shí)也引發(fā)了一系列的非常嚴(yán)重的安全問(wèn)題，相關(guān)的部門就要采取有效的措施進(jìn)行合理的解決。

2.1 電子檔案的真實(shí)性以及合法性的問(wèn)題

按照傳統(tǒng)的方式，紙質(zhì)的檔案就需要單位的蓋章以及相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員簽字，并且也比較容易對(duì)其中的真實(shí)性和合法性進(jìn)行鑒別。在利用檔案信息化管理的模式之后，因?yàn)殡娮訖n案具有著非常容易進(jìn)行復(fù)制和修復(fù)的優(yōu)勢(shì)，所以就沒(méi)法確定該檔案的真實(shí)性以及合法性。這也是檔案信息化管理模式下的一個(gè)弊端。

2.2 保管過(guò)程當(dāng)中的安全問(wèn)題

長(zhǎng)時(shí)間的對(duì)電子檔案的信息進(jìn)行保管，就會(huì)受到各個(gè)方面因素的制約和影響。例如計(jì)算機(jī)的硬件和軟件的使用壽命與計(jì)算機(jī)硬件和軟件的平臺(tái)，都和電子檔案信息之間具有一致性等等，這些相關(guān)的問(wèn)題都需要進(jìn)行妥善的處理，如果稍有不慎，就可能導(dǎo)致電子檔案信息進(jìn)行丟失。

2.3 計(jì)算機(jī)病毒對(duì)檔案信息的威脅

在我國(guó)的信息時(shí)代，最難避免的就是計(jì)算機(jī)的病毒，在對(duì)電子檔案信息進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，會(huì)面臨著計(jì)算機(jī)病毒感染的威脅，并且檔案管理的系統(tǒng)也會(huì)有遭到攻擊的可能，也會(huì)對(duì)電子檔案信息的安全造成非常嚴(yán)重的威脅。

3 應(yīng)對(duì)的策略

3.1 技術(shù)防范的對(duì)策

第一，加密的技術(shù)。加密技術(shù)主要可以分為兩類，主要包括對(duì)稱式和非對(duì)稱式。其中對(duì)稱式的加密就是要保證加密和解密的密鑰是一致的。目前我國(guó)對(duì)這一加密技術(shù)的使用范圍比較廣。非對(duì)稱式的加密主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中各個(gè)方面加密的通訊者，要同時(shí)擁有兩個(gè)密鑰，一個(gè)密鑰可以進(jìn)行公開，另一個(gè)密鑰就必須要嚴(yán)格的保密。第二，簽署的技術(shù)。電子文件的簽署技術(shù)主要有兩種，分別使證書式和手寫式，其中主要的目的就是為了對(duì)文件的去數(shù)進(jìn)行證實(shí)，并且還要確定文件當(dāng)中的內(nèi)容沒(méi)有進(jìn)行改動(dòng)。其中手寫式數(shù)字的簽名，主要是在對(duì)文件處理的軟件當(dāng)中，安裝特定的軟件，作者就可以在計(jì)算機(jī)屏幕上進(jìn)行手寫簽名。通過(guò)數(shù)字轉(zhuǎn)換器來(lái)捕獲簽名，并且對(duì)電子文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)進(jìn)行打包處理。第三，權(quán)限的控制。一般在權(quán)限控制當(dāng)中要使用頻率比較高的方法來(lái)對(duì)合格的用戶發(fā)放通行證，通行證主要是由數(shù)字和字母或者是專門的符號(hào)組成的。對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)，要相對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行訪問(wèn)，就必須要輸入正確的通行證。第四，監(jiān)控技術(shù)。監(jiān)控的技術(shù)主要是訪問(wèn)控制技術(shù)當(dāng)中的其中一種，通過(guò)檔案館內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行監(jiān)控的手段。

3.2 進(jìn)一步的對(duì)管理的制度進(jìn)行完善

要有效的對(duì)電子檔案信息的安全問(wèn)題進(jìn)行應(yīng)對(duì)，除了要在技術(shù)上采取預(yù)防的措施，還要建立科學(xué)合理的管理制度，從而通過(guò)對(duì)電子檔案信息的全程管理，來(lái)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的安全進(jìn)行有效的確保。第一，要對(duì)電子檔案文件制作的責(zé)任進(jìn)行明確；第二，要及時(shí)的對(duì)電子檔案的文件進(jìn)行積累；第三，要建立科學(xué)的歸檔制度，并且嚴(yán)格的進(jìn)行執(zhí)行和監(jiān)督管理；第四，要對(duì)電子檔案文件的管理制度進(jìn)行全方面的完善。

4 結(jié)語(yǔ)

綜合上文所述，隨著我國(guó)信息技術(shù)不斷迅速的發(fā)展，信息的技術(shù)在我國(guó)人類社會(huì)的各個(gè)方面當(dāng)中都對(duì)其中特有的魅力和各個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了展現(xiàn)，在國(guó)家的建設(shè)和對(duì)檔案事業(yè)進(jìn)行發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，對(duì)檔案管理的信息化進(jìn)行逐漸的實(shí)現(xiàn)是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，而對(duì)于相關(guān)的工作人員來(lái)說(shuō)，就要對(duì)檔案信息管理的優(yōu)勢(shì)以及客觀存在的安全問(wèn)題進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，并且還要積極的采取相應(yīng)合理的應(yīng)對(duì)策略，從而能夠促進(jìn)檔案信息化建設(shè)能夠順利的推進(jìn)。

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