事業單位檔案管理中存在的問題及解決對策

賀濤

摘 要：事業單位主要肩負著從事公益性社會活動的職能。隨著社會事物的不斷快速發展，事業單位檔案管理工作任務量不斷加大，檔案管理日益處在更重要的位置。加強事業單位檔案管理工作列是保障各項工作有序開展的重要條件。本文主要探討事業單位檔案管理存在的問題及對策。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題及對策

檔案管理是事業單位的重要工作內容之一，檔案不僅是日常工作中數據資料的積累，而且還是今后工作的重要依據。做好檔案管理工作需要有極大的耐心，而且還要有相當豐富的專業知識。目前事業單位檔案管理工作還存在著一些問題，還需要根據實際情況不斷提高事業單位檔案管理水平。

1 事業單位檔案管理存在的問題

1.1 對檔案管理工作重視程度不足

當前事業單位的檔案管理工作還沒有被放置在突出位置上，普遍存在檔案管理效率低等下實際問題，歸結起來這些問題主要是由于事業單位對檔案管理工作重視不足而引發的。事業單位的領導主要經歷用在抓業務和項目上，對檔案的作用和價值認識不足，認為檔案只是簡單的記錄和存儲，因此限制了檔案管理工作發展。事業單位還普遍存在檔案管理工作的重點是不泄密、不丟失即可的觀點，對待檔案管理常常存在消極態度，難以高質量的開展檔案管理工作。同時，事業單位作為連接政府和人民群眾的紐帶，往來文件檔案頻繁，由于沒有對檔案形成正確認知，導致檔案管理混亂、管理重點不突出，大量人力物力被浪費等問題。

1.2 檔案管理工作人員能力有待提高

主要從事檔案管理工作人員的素質能力直接決定了事業單位檔案管理工作的效率和質量。但是，事業單位檔案管理工作人員的能力水平普遍不足。部分單位的檔案管理工作人員主要由其它崗位調轉而來，自身的專業知識和能力水平較為有限，缺乏專業的檔案管理人員制約了事業單位檔案管理工作效率。還有部分檔案管理人員對檔案管理工作的認識不足，缺乏必要的檔案管理專業知識培訓，沒有具備從事檔案管理工作的基本素質。

1.3 事業單位檔案管理不符合相關規定

各級政府的檔案局對事業單位檔案管理有直接的規定，制訂并出臺了較為完善的檔案管理制度。對檔案資源的收集、源頭控制、檔案整理、保管、錄入、掃描都有行業相關標準。一些事業單位的檔案管理顯然沒有達到要求。首先，在檔案資料的制作方面隨意性較大，沒有嚴格按照檔案分類要求、排序原則對檔案資料進行修整和有效的裝訂。其次，事業單位的檔案資料容易損壞、丟失、而且不具備必要的查閱使用性，嚴重制約了檔案材料作用的發揮。這些問題主要是由于事業單位執行相關規定和標準較差造成的。加強事業單位檔案管理水平，還要從完善相關管理制度，加強檔案管理執行標準，提高檔案管理效率入手。

1.4 事業單位檔案管理有較大隨意性

事業單位檔案管理的隨意性較大，不注重對檔案管理給予必要的經費投入，嚴重制約了檔案管理的質量。首先，一些事業單位的紙制檔案還存在著受潮、丟失、被蛀蝕等檔案受損問題，紙制檔案保管的效果較差。其次，有些事業單位的檔案室設施設備不足，紙制檔案放置環境較差，不具備必要的放置檔案的卷柜等。第三，事業單位檔案管理的安全性不高，不僅無關人員隨意進入檔案室，而且檔案無序堆放，缺乏必要的檔案保密手段。第四，不注重檔案的保密工作，隨意翻閱涂改檔案的現象還存在，尤其是在非涉密的事業單位，檔案的保密性與安全性更差。提高事業單位檔案管理工作的規范性，應當從杜絕檔案管理的隨意性問題入手。

1.5 事業單位檔案信息化水平較低

信息化是檔案管理的主流發展趨勢，受到經費和人員素質的限制，事業單位檔案管理信息化水平較低。首先，我國大部分事業單位的檔案信息化軟件系統還處在初步設計和建設階段，現有檔案數據庫數量和質量普遍不高。其次，事業單位檔案數字化的開放率低，不能有效形成信息數據的傳遞作用，無法供更多單位或個人使用事業單位的檔案信息。第三，事業單位檔案信息化的水平較差，軟硬件設備存在發展瓶頸，數據信息的檢索效率、傳遞效率、數據安全性都存在較大問題。第四，事業單位人工檢索檔案仍是常態，現有信息化手段融入事業過程仍慢長。

2 加強事業單位檔案管理的對策

2.1 全面提高事業單位檔案管理效率

提高事業單位檔案管理工作水平和效率，應當采用有針對性的實際措施和辦法，針對事業單位檔案管理的現有水平可以采用科學而實用的管理辦法用以提高檔案管理效率。首先，積極爭取檔案局技術和財政資金的大力支持，建立必要而單獨的檔案管理部門，施行專業化的檔案管理，配齊配足必要的檔案管理設施設備。其次，對檔案資料施行集中管理，避免分散檔案管理的不足，加快實現檔案管理的系統性和完整性，實現檔案信息的高效率目標，使得事業單位檔案信息更加穩固充實。第三，積極采用現代科學技術手段，加強事業單位檔案管理的信息化建設，推進事業單位檔案管理工作發展建設，實現檔案管理的高開發利用率。

2.2 不斷提升檔案管理的信息化水平

檔案管理信息化是檔案管理的主流發展趨勢，為了適應大數據時代對事業單位檔案管理提出的要求，事業單位應當主動適應信息化發展的要求，做好檔案管理的信息化工作。首先，結合事業單位的實際情況，制訂檔案管理信息化發展規劃，有計劃、有步驟的逐步實現事業單位檔案管理的信息化。其次，引導事業單位檔案管理工作人員掌握必要的信息技術，學會網絡傳播檔案、數據信息檢索，電子信息維護等基本的操作常識，為迎接信息化時代做好準備。第三，加強事業單位電子檔案的建設工作，借助地方檔案局的專業技術，開發出可供事業單位使用的檔案管理系統，逐步從數據信息的錄入、檢索、傳遞等實際用途著眼實現信息化建設。

2.3 加強事業單位檔案管理人員建設

檔案管理是事業單位工作的重要組成部分，應當安排專業的人員從事事業單位檔案管理工作，并且注重全面加強事業單位檔案管理人員的素質。首先，定期組織事業單位檔案管理人員參加地方性和行業性的檔案管理培訓工作，促進事業單位的檔案管理人員向專業化方向發展。其次，加強檔案管理人員的應急處置能力，根據實際的業務需要，為檔案管理人員制訂研究課題，促進檔案管理人員圍繞專業需要進行理論和業務研究。

3 結論

事業單位的檔案資料是國家安排科教文衛事業的重要信息來源。加強事業單位檔案管理，不僅可以提高事業單位自身的工作效率，而且可以為上級機關提供決策依據。為了進一步加強事業單位檔案管理水平，應當針對事業單位的檔案管理制度，工作人員水平，技術裝備等進行全面升級，不斷發揮出檔案的重要作用，切實依靠完善的檔案管理，加強事業單位工作效率。

參考文獻

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