檔案利用合理性與檔案利用優(yōu)化性研究

韓偉

摘 要：檔案利用一直是檔案管理部門以及相關(guān)部門非常注重的內(nèi)容，經(jīng)過實際調(diào)查了解到，我國檔案利用并沒有呈現(xiàn)出科學(xué)化、合理化的特點，不能將檔案信息資源具有的價值充分發(fā)揮出來，對檔案管理領(lǐng)域發(fā)展也造成了非常不良影響。一定要加強(qiáng)研究力度，深入考慮如何將檔案具有的價值充分體現(xiàn)出來，保證檔案利用和合理性和優(yōu)化性。本文就是對該內(nèi)容進(jìn)行探究，希望對相關(guān)人員有所啟示。

關(guān)鍵詞：檔案利用；合理性；優(yōu)化性

檔案應(yīng)用的合理性與優(yōu)化性，就是保證檔案信息具有的價值可以充分發(fā)揮出來，滿足社會各界對檔案信息的多元化需求。需要明確的是檔案作為寶貴的社會公共資源，合理性、科學(xué)性的應(yīng)用也是公共資源建設(shè)發(fā)展的必然要求。我國檔案應(yīng)用方面雖然存在著一定的不足，但是這些問題都是可以通過有效措施進(jìn)行改善的。對檔案利用合理性與檔案利用優(yōu)化性進(jìn)行探究是具有重要意義的，下面就對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述。

1 合理以及優(yōu)化應(yīng)用檔案的重要性

檔案屬于一種非常寶貴的社會資源，其應(yīng)用是非常關(guān)鍵的。能否科學(xué)、優(yōu)化的應(yīng)用檔案，與檔案利用價值發(fā)揮以及利用效率有著非常緊密的聯(lián)系。從事檔案管理相關(guān)領(lǐng)域的工作人員必須要針對目前檔案應(yīng)用中存在的問題，積極的找尋有效措施進(jìn)行改善，從而保證檔案應(yīng)用的合理化與最優(yōu)化。檔案合理、優(yōu)化應(yīng)用的重要性主要體現(xiàn)于以下幾個方面：如果不能合理、優(yōu)化的使用檔案，那么檔案信息就無法得到有效的共享，很多檔案具有的價值也就不能良好呈現(xiàn)。我國對社會資源的整合非常重視，檔案作為社會資源中不可缺失的重要內(nèi)容，強(qiáng)化檔案應(yīng)用的合理化與優(yōu)質(zhì)化，對促進(jìn)我國社會資源高效整合也有著積極影響。社會各界對檔案信息有著多元化的需求，檔案建設(shè)最初就是對個人、技術(shù)相關(guān)有價值的信息資源進(jìn)行整合存檔，所以每一個檔案都會存在屬于自身的應(yīng)用價值。人們在工作調(diào)動的過程中也會涉及到檔案的調(diào)轉(zhuǎn)，科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度不斷加快，科研人員對檔案信息的需求程度也在不斷增長，這些情況都要求檔案利用處于合理、優(yōu)化狀態(tài)中。

2 檔案利用的合理性與優(yōu)化性的措施分析

我國對檔案的開發(fā)和應(yīng)用非常重視，經(jīng)過一段時間的努力也取得了比較客觀的成就，但是實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國檔案應(yīng)用中還存在著一些不足之處，檔案應(yīng)用并沒有呈現(xiàn)出合理性與優(yōu)化性的特點，這種情況對我國檔案管理領(lǐng)域發(fā)展必定會造成非常不良影響。所以必須要結(jié)合當(dāng)前檔案利用的實際情況，積極找尋有效措施進(jìn)行改善，對我國檔案建設(shè)、開發(fā)奠定良好基礎(chǔ)。

2.1 正確處理檔案利用合理性與優(yōu)化性二者之間的關(guān)系

檔案應(yīng)用合理性與優(yōu)化性二者之間存在著非常緊密的聯(lián)系，檔案利用的合理性對檔案應(yīng)用的優(yōu)化性有著較深程度影響。而且，檔案利用的優(yōu)化性也會強(qiáng)化檔案利用的合理性，從中可以清楚的了解到二者之間的緊密聯(lián)系，可以說二者是相輔相成、相互制約，缺失了其中任何一方面都會對檔案管理領(lǐng)域發(fā)展造成阻礙。通常情況下，檔案管理人員崗位工作開展中需要側(cè)重于檔案應(yīng)用的合理性，該要求也是檔案應(yīng)用的基本要求。只有保證檔案基礎(chǔ)有條不紊的進(jìn)行，才能提升檔案管理成效。檔案管理人員需要明確，檔案應(yīng)用的合理性和檔案信息資源應(yīng)用優(yōu)化性的基礎(chǔ)，在合理應(yīng)用檔案信息的基礎(chǔ)上，對資源應(yīng)用進(jìn)行嚴(yán)格控制，保證資源應(yīng)用的最優(yōu)化，這樣才能使得檔案具有的價值最大限度的呈現(xiàn)出來。在檔案管理和檔案價值開發(fā)的過程中，檔案利用的合理性和優(yōu)化性需要兩手抓，不能忽略其中任何一方。現(xiàn)階段，我國檔案管理應(yīng)用并沒有呈現(xiàn)出合理化的特性，這也是導(dǎo)致檔案資源不能優(yōu)化應(yīng)用的主要因素，一定要先解決檔案利用合理性這一問題，然后在對檔案優(yōu)化性應(yīng)用問題進(jìn)行逐步性的改善，從而保證我國檔案建設(shè)、開發(fā)領(lǐng)域可以上更高層次進(jìn)軍。

2.2 從檔案數(shù)量上做到檔案利用的合理性及優(yōu)化性

檔案應(yīng)用數(shù)量是對檔案利用效率進(jìn)行分析和評判的基礎(chǔ)、關(guān)鍵所在。檔案應(yīng)用的數(shù)量越多，那么也就表示檔案應(yīng)用效率越為良好。但是利用效率良好并不表示檔案信息的利用成效較高。所以相關(guān)工作人員需要注重信息數(shù)據(jù)的收集和整理，然后對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)化的分析，深入了解檔案信息的實際應(yīng)用程度，從而評判檔案信息應(yīng)用和合理性以及優(yōu)化性。從檔案利用質(zhì)量分析上來做到檔案利用的合理性以及優(yōu)化性，質(zhì)量是判斷檔案利用最終效果的基礎(chǔ)，因此要做到檔案利用的最合理化以及最優(yōu)化，必須對其利用質(zhì)量進(jìn)行有效的研究。

2.3 從時間維度上來做到檔案利用的合理性以及優(yōu)化性

檔案及時利用是對檔案合理利用的時效性要求和時間指標(biāo)，保證及時利用的同時，還須關(guān)注檔案資源的長遠(yuǎn)利用和可持續(xù)發(fā)展，才能實現(xiàn)檔案的真正合理利用：從空間維度上，要求規(guī)范控制檔案利用活動、完善檔案利用相關(guān)法律、科學(xué)規(guī)劃檔案實體分布和信息布局，著眼于權(quán)利協(xié)調(diào)和分布協(xié)調(diào)來考慮整體效益，滿足利用主體活動空間、客體分布空間的動態(tài)平衡與和諧穩(wěn)定。

2.4 檔案保管期限應(yīng)該更細(xì)化

我國檔案保管期限應(yīng)該更細(xì)化，盡管檔案保管期限表在我國一變再變，然而標(biāo)準(zhǔn)制定的進(jìn)展，跟目前理論界研究與討論的觀點還存在著比較大的差距。我國保管期限變化總趨勢表明，保管期限是向明確化、細(xì)致化方向發(fā)展的.但這種發(fā)展比較緩慢，顯然不能令人滿意。從50年代起，我們的鑒定工作就一直困惑于保管期限應(yīng)該是彈性好還是機(jī)械好這兩難境地，這導(dǎo)致了我們在制定保管期限表時的搖擺。以筆者之見，保管期限應(yīng)該力求機(jī)械性、細(xì)致化，向標(biāo)時法靠攏。

2.5 注意征購以及收購的問題

積極借鑒文博部門的做法，制定切合檔案部門實際的檔案收購價格并在一定場合公布，吸引社會收藏者主動上門。青島市檔案館在網(wǎng)上公布檔案收購價格的做法就很好。必須明確檔案征購（收購）只是檔案征集工作的一種補(bǔ)充形式，不可列為主要征集方式，檔案部門更多地還需要不斷加強(qiáng)行政執(zhí)法和行政管理來規(guī)范各種重要檔案的歸屬和流向.力求最大限度地控制珍貴檔案信息資源。

3 結(jié)語

可知對檔案利用的合理性與檔案利用優(yōu)化性進(jìn)行研究十分必要，雖然現(xiàn)階段我國的檔案利用無論是在數(shù)量上，還是在質(zhì)量上，都沒有達(dá)到合理性以及優(yōu)化性的要求，再加之，我國有關(guān)研究文獻(xiàn)非常少，而本文對此進(jìn)行研究，也是希望為能夠業(yè)界人士提供進(jìn)一步研究的借鑒，但是合理性以及優(yōu)化性兩方面，目前應(yīng)該把重點放在合理性方面，之后在此基礎(chǔ)上，在進(jìn)行優(yōu)化性的利用。

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