大數據時代背景下的檔案管理探討

朱旭

摘 要：檔案作為記錄重要信息的主要工具，對于國家、企業單位及個人的發展都有著重要的作用。在社會的發展的各個方面，都存在著檔案信息的滲透，它也對社會的運行有著非常重要的影響。在大數據時代，傳統的檔案管理方式已經無法做到對檔案高效管理。本文即將結合大數據的主要特點，對現階段的檔案管理工作嘗試進行分析，希望能夠找到高效率的檔案管理方式，從而促進我國的檔案管理工作的有序進行。

關鍵詞：大數據時代；檔案；管理

現階段，電子信息技術得到了快速的發展和普及，先進化的數字技術已經滲透到了社會生活的方方面面。而隨著大數據時代的到來，目前社會上也普遍存在著信息過量現象。就檔案而言，其本身也是對信息的一種記錄。在大數據的時代背景下，檔案信息的管理工作正面臨著必要的革新。只有通過合理的應用管理方法，對現存的檔案管理工作的不足進行改進，這樣才能夠實現檔案管理的高質量完成，從而減少檔案管理部門目前面對的工作壓力。

1 大數據時代背景給當前檔案管理帶來的挑戰

大數據是指數據規模非常大，達到無法用一般的軟件進行統計，且數據類型多樣，需要用超出傳統軟件的數據分析新軟件進行獲取、儲存、管理等的數據集合；大數據具有規模大、數據運轉快、數據形式多樣、數據價值高密度低的特點。針對大數據的這些特點，可以看出其給當前檔案管理帶來的挑戰是多方面的。

1.1 大數據給傳統的檔案管理理念和流程提出了極大的挑戰

傳統的檔案管理模式是通過檔案管理員把檔案資料分門別類地進行歸類，做好標記，以方便檔案查詢；但在當前大數據時代下，檔案信息量大，且很多檔案信息是交叉的，如果用傳統的檔案處理方法進行保存管理，可能無法把這些大量的數據分類歸納好，且一些檔案信息是無法用傳統的方法對檔案進行保存的。

1.2 大數據時代給檔案保存形式提出了新的要求

當前的一些數據信息是通過電子文檔、電子圖片、音頻等信息方式進行記錄和存儲的，這些數據要歸檔進行保存是無法通過傳統的紙質材料檔案進行保存的。因此，這就要求新的檔案保存形式多樣化，且能夠分門別類對這些信息進行整理，找出關鍵詞，方便以后進行檔案查找。

1.3 大數據時代給檔案管理人員的業務素質提出了更高的要求

大數據時代的一個重要特點就是信息的多樣化和處理信息方式的復雜性；傳統檔案管理的工作人員只需要懂得檔案管理的基本理念和基本操作就可以。當前，在新時代下，檔案管理人員要掌握多種技術，包括檔案資料分類、查詢、相關軟件的運用、數據的閱讀等。因此，這些在大數據時代下出現的檔案管理新要求使得檔案管理工作人員的業務素質需要大力培養和提高。

2 大數據時代帶給當前檔案管理工作的優勢

2.1 大數據能夠提高檔案管理效率，降低管理成本

大數據能夠快速處理大量數據，提高數據處理能力，在處理檔案工作中具有較大的優勢，不僅提高檔案管理效率，也能夠明顯降低運作成本。當前，社會上各行業、各單位的檔案數量越來越大，傳統的使用紙質材料保存檔案所需的保存空間和紙質成本較高；而運用大數據進行保存和處理檔案工作，能夠把大量的數據保存在信息庫中，節省時間成本和降低材料成本。

2.2 大數據能夠提高檔案保存質量

傳統的紙質檔案抗風險能力較差，一旦保存檔案的地方出現水災、火災，紙質檔案將難于保存，且紙質檔案在保存時間較久后，容易出現紙質老化、字跡模糊等。這些缺點在大數據時代下完全可以避免，運用大數據保存大量的檔案數據，只需很少量的數據儲存空間就可以做到。

3 對檔案管理工作的效率的提升

大數據時代的到來，一方面為檔案管理工作帶來了巨大的挑戰，使檔案管理工作不得不做出相應的改善，以適應時代的發展。但另一方面，這樣的時代背景也為檔案管理工作帶來了難得的發展機遇。在這樣的條件下，檔案管理部門如果能夠引入先進的管理技術，完善檔案管理機制，將能夠促進檔案管理的工作水平的高質量提升。具體來說，可以從以下幾個方面提升檔案管理工作的有效性。

3.1 想要提升檔案管理工作的完成質量，首先應注重對管理人才的培養

對于任何一項事業來說，想要做大做強都離不開對先進人才的啟用。大數據時代，檔案管理工作避免不了的會設計到對先進技術設備的應用。在這樣的條件下，傳統的檔案管理人才的業務能力已經不能滿足目前工作的要求，如果工作人員的工作能力得不到改善，新近的技術設備得不到合理的應用，檔案管理工作的完成質量將直接受到影響。如果我國的檔案管理工作一直維持目前的工作水平，隨著師大的進步，其管理效率甚至會出現倒退的趨勢。因此，相關部門必須注重對現代化人才的培養。

培養檔案管理的現代化人才，應該從以下幾個方面著手：一是政府鼓勵高校開辦跨學科的復合型專業，如信息化和檔案管理的交叉學科專業。二是引進國外高端檔案管理人才，利用高端人才去指導我國檔案管理人才適應新時期下的檔案工作。三是大力投入資金開展人才培養工作，人才的培養不僅需要時間，還需要足夠的資金作為保障。

3.2 積極和有關大數據公司或機構進行合作，積極將大數據相關技術完美引入檔案管理工作中

要想在大數據時代背景下進一步優化和提高檔案管理工作，就必須將大數據有掛技術和檔案管理的實際工作緊密結合起來，因此必須解放思想，打破行業限制，積極尋求和有關大數據公司或者機構進行合作開發，開發出真正適合檔案管理工作的大數據技術和工具，大數據無法使用單臺計算機進行操作和處理，必須采用分布式架構技術等，其也必然和云計算的有關分布式處理、云存儲以及虛擬技術等密不可分，因此檔案管理必須要積極尋求多方合作，積極將大數據的有關技術引入檔案管理的實際工作中去。

3.3 加強大數據背景下檔案管理的準入和監管制度建設

大數據時代雖然給檔案管理日常工作帶來了極大的機遇，但是其挑戰同樣明顯，由于大數據時代下各類檔案信息更為開放和多樣，因此各種檔案信息和數據的安全性風險同樣也在增大，因此有必要加強大數據時代背景下有關檔案信息的準入制度和檔案管理的日常監管制度建設，進一步提高大數據時代背景下檔案管理的準入制度，加大對各類檔案信息和數據的保護，有效降低各類檔案信息和數據的泄露、丟失的風險，以更好地保護檔案信息和數據的安全； 政府有關部門也應該加大對檔案管理工作的投入和重視程度，以更好地提高大數據下檔案管理的現代化水平。

檔案工作人員要提高檔案數據保存的安全意識，避免把電腦病毒帶入到保存檔案數據的電腦中；政府要出臺一些檔案管理工作細則，避免一些操作不當引起檔案數據丟失。

4 結語

大數據時代是一個充滿了機遇與挑戰的時代。為了適應時代的發展速率，檔案管理工作必須做出相關的改善，通過對先進人才的培養和先進技術設備的使用，提升檔案管理工作的完成質量。為了檔案管理的長久發展，也為了使檔案的社會功能可以得到完全的保障，大數據時代，檔案管理工作必須要高質量完成。

參考文獻

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