高校教學(xué)檔案管理存在的問題及對策分析

摘 要：高校教學(xué)檔案管理是日常行政管理工作內(nèi)容之一，高校內(nèi)部設(shè)立的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)較多，其工作執(zhí)行內(nèi)容和職責(zé)、權(quán)限等均存在較大差異，高校師生在教學(xué)活動(dòng)中無論是圖像、文字、聲音文件還是教學(xué)資料，均要以檔案的形式將這些文件資料予以妥善保管，為后期的教研活動(dòng)開展奠定基礎(chǔ)。本篇文章在此基礎(chǔ)上，主要對高校教學(xué)檔案管理中容易存在的一些問題及其成因進(jìn)行研究與分析，積極總結(jié)、制定出有效的解決辦法，提高高校教學(xué)檔案管理水平與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；管理；問題；解決對策；分析

關(guān)于高校教學(xué)檔案管理需要保證信息資料的搜集完備，在整理好相應(yīng)資料的基礎(chǔ)上予以合理分類和歸檔，另外必要時(shí)還要做好檔案備份和建立數(shù)字檔案的工作，整個(gè)檔案管理工作流程要求規(guī)范和流暢。但是在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，由于高校教學(xué)檔案管理中相關(guān)部門和管理人員對檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)上的偏差，導(dǎo)致管理理念和管理手段落后，在規(guī)范高校教學(xué)檔案管理行為上存在制度不足、監(jiān)管不力等問題。基于此，需要根據(jù)高校教學(xué)檔案管理基本工作內(nèi)容和要求，對檔案資料保管中存在的問題進(jìn)行分析，制定出有效的解決對策，提高高校檔案管理水平。[1]

1 高校教學(xué)檔案管理存在的問題

1.1 檔案資料的分散性

高校教學(xué)活動(dòng)中生成的檔案資料具有明顯的分散性，由于這些檔案資料屬于教職工在教學(xué)活動(dòng)中個(gè)人勞動(dòng)成果和智慧成果的展示，這就造成高校檔案資料的來源和文本形式存在較多差異。在教學(xué)過程中，教師進(jìn)行教學(xué)計(jì)劃設(shè)計(jì)，并根據(jù)實(shí)際的教學(xué)要求對教學(xué)計(jì)劃予以不斷調(diào)整，在此過程中使高校檔案資料在形成時(shí)間和保管時(shí)間上存在交叉性。高校檔案資料管理中關(guān)于檔案歸檔處理，部分是按照學(xué)年活動(dòng)進(jìn)行劃分，檔案資料具有一定的時(shí)間統(tǒng)一性，而另一部分則是按照年度時(shí)間對檔案資料進(jìn)行劃分，劃分依據(jù)是自然年，因而在保管年限上具有連續(xù)性的時(shí)間特性。高校檔案資料管理由于是在一系列的教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的，而教學(xué)活動(dòng)開展具有周期性特點(diǎn)，這些均導(dǎo)致檔案資料在歸檔和保管中需要不斷調(diào)整時(shí)間次序和保管年限，處理好不同類型檔案資料的時(shí)間關(guān)系。

1.2 檔案資料完整性問題

高校活動(dòng)中檔案資料的保管需要在資料收集、整理和歸檔、保管中反復(fù)確認(rèn)資料的來源屬性，以及相關(guān)內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，從而進(jìn)一步為高校檔案保管的規(guī)范性處理奠定基礎(chǔ)。但是在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，由于高校內(nèi)部組織的教學(xué)活動(dòng)較多，參與的部門和教職工包括學(xué)生組織較多，檔案資料的制定程序較多，且資料的適用方也較多，這就造成高校檔案資料難以收集完全，其內(nèi)容的客觀性和真實(shí)性也難以保障。[2]高校檔案資料的保管工作并不屬于簡單的文書處理工作或內(nèi)部行政管理工作，由于高校檔案具有后續(xù)的使用價(jià)值，總體重復(fù)利用率較高，若在檔案收集和文件歸類中未實(shí)地考證和比對資料內(nèi)容的真實(shí)性，例如數(shù)據(jù)雜亂、計(jì)算錯(cuò)誤、結(jié)論與論證不符以及時(shí)間次序?qū)Σ簧系龋鶗?huì)給檔案核實(shí)和借閱帶來不利影響。

1.3 檔案管理人員的素質(zhì)、技能問題

高校教學(xué)檔案管理中參與管理的工作人員需要不斷提高自己的管理技能和實(shí)踐水平，但是在高校檔案管理中，由于相關(guān)部門不夠重視內(nèi)部員工的技能培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員的總體技能水平難以有效提高，尚且停留在初期的原始階段，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理質(zhì)量不高。另外，檔案管理人員對專業(yè)化管理知識(shí)不夠了解，對于先進(jìn)的技術(shù)、軟件等應(yīng)用水平不高，檔案管理效率難以提高。對于高校教學(xué)檔案管理，教務(wù)機(jī)構(gòu)為實(shí)行專業(yè)人才培養(yǎng)制度，從事檔案管理的工作人員以兼職居多，專業(yè)素質(zhì)和水平低下，難以保證檔案管理質(zhì)量。高校教學(xué)檔案管理中缺乏高素質(zhì)和復(fù)合型人才的培養(yǎng)將會(huì)導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部缺乏一定的人才競爭制度，使高校檔案管理工作處于停滯不前的狀態(tài)。[3]

2 高校教學(xué)檔案管理問題解決對策

2.1 建立健全管理制度

高校教學(xué)檔案管理工作屬于高校內(nèi)部管理事務(wù)之一，在此過程中針對檔案管理部門和相關(guān)人員的工作行為以及履責(zé)情況，需要不斷建立相對完善的體系化管理制度，保證高校教學(xué)檔案管理工作有序進(jìn)行。在檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，可以以權(quán)責(zé)劃分的形式對不同工作崗位的管理人員實(shí)際工作內(nèi)容和工作職責(zé)予以明確劃分，使其能夠在權(quán)屬范圍內(nèi)執(zhí)行好自己的管理任務(wù)，也方便后期的績效考核和糾責(zé)問責(zé)。例如在規(guī)范化、制度化的檔案管理工作中可以建立不同的教學(xué)檔案，按照學(xué)科、時(shí)間等要素進(jìn)行歸檔依據(jù)劃分，在此基礎(chǔ)上，安排專門人員分別參與檔案資料收集、分類、核實(shí)、校對和歸檔整理中，對于不同工作環(huán)節(jié)的工作人員需要相互配合，同時(shí)又要相互監(jiān)督，將檔案管理工作按照標(biāo)準(zhǔn)化程序進(jìn)行。

2.2 先進(jìn)技術(shù)、理念的應(yīng)用

高校教學(xué)檔案管理中需要積極借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理理念，由于我國國內(nèi)關(guān)于檔案管理工作研究起步較晚，因而在工作實(shí)踐中缺乏必要的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。基于此，高校需要意識(shí)到教學(xué)檔案管理能夠?yàn)楹笃诘馁Y料調(diào)用和參考提供便利，為教學(xué)調(diào)研活動(dòng)的進(jìn)一步開展和完善提供理論基礎(chǔ)，促使學(xué)校的教學(xué)教學(xué)水平不斷提高。[4]在高校教學(xué)檔案管理工作中積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，能夠通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的綜合應(yīng)用，促使新型檔案管理系統(tǒng)或軟件升級，給檔案管理工作帶來便利。對于較高級別的教學(xué)檔案資料可以通過系統(tǒng)加密操作，防止重要文件資料的流失或泄露；另外在檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)研究中能夠進(jìn)一步保證信息資料的傳輸、保管安全，提高工作效率的同時(shí)，提高高校教學(xué)檔案管理安全系數(shù)。

2.3 打造專業(yè)人才隊(duì)伍

高校教學(xué)檔案管理中，主要參與的是檔案管理人員，其基本的工作素質(zhì)和工作水平直接影響最終的檔案管理工作質(zhì)量，針對這一點(diǎn)，高校領(lǐng)導(dǎo)人員和管理層需要足夠重視檔案管理工作的重要性，在資金支持和技術(shù)支持的基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)專業(yè)人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才。例如可以選拔具有一定專業(yè)基礎(chǔ)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，針對高校檔案管理工作內(nèi)容和特性，對其進(jìn)行專業(yè)理論知識(shí)和工作技能教育培訓(xùn)。另外對于檔案管理人才的培養(yǎng)需要正式建立起崗位考核制度，使其在綜合掌握規(guī)范性工作標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)用性管理知識(shí)的基礎(chǔ)上全面提高檔案管理能力與水平，對于高校教學(xué)檔案管理部門的內(nèi)部員工在進(jìn)出檔案室時(shí)均要實(shí)行實(shí)名登記制度，嚴(yán)格規(guī)范其工作行為，增強(qiáng)其檔案維護(hù)和保密意識(shí)。[5]

3 結(jié)語

高校不同內(nèi)容和形式的實(shí)踐活動(dòng)較多，其中關(guān)于教學(xué)檔案管理需要結(jié)合先進(jìn)的管理理念、管理技術(shù)，為檔案資料的查閱、調(diào)用提供便利。高校教學(xué)活動(dòng)開展中需要參考使用的檔案資料較多，同時(shí)不同的教研活動(dòng)中生成的檔案信息也較多，基于此，需要在檔案建立的基礎(chǔ)上實(shí)行資料保管。

參考文獻(xiàn)

[1]徐長忠，李慧鵬，羅獻(xiàn)習(xí).試論信息化背景下高校教學(xué)檔案管理存在的問題及對策[J].中國校外教育，2015，12：11.

[2]蔣娟.淺議高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策[J].黑龍江史志，2014，15：139-140.

[3]梅瓊.地方高校教學(xué)檔案信息化管理中存在的問題與對策[J].長春教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，04：129-130.

[4]尹翔.高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及其原因探析[J].文史月刊，2012，08：35-36.

[5]霍倩倩.對高校教學(xué)檔案管理工作存在問題及解決對策的思考[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，04：91-93.

作者簡介

高新娟，中級，本科，研究方向：檔案。