電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策

洪濤

摘要：隨著網絡技術的深入發展和廣泛運用，檔案管理也從原來的紙質管理模式逐漸向電子檔案管理模式過渡，現在的檔案管理存在了紙質檔案管理和電子檔案管理兩種形式，由于電子檔案管理興起的時間不長，還沒有產生系統的規范性開放，所以難免會存在一些問題，文章就電子檔案在開放期間信息安全保障存在的一系列問題和解決這些問題的有效對策。

關鍵詞：電子檔案；信息安全；問題與對策

電子檔案管理是在網絡技術蓬勃發展之后應運而生的一種數字化信息管理系統，這種基于數字技術的信息管理平臺在信息開放利用上能夠為人們帶來快捷和便利，但是在此期間，電子檔案管理的安全保障也有一定的影響，對此，探討電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策具有顯著意義。

一、當前電子檔案開放利用信息安全保障存在的問題

1.電子檔案的本身信息安全問題

電子檔案與紙質檔案的存儲和管理相比，只是存儲的方式不一樣了，但是存儲信息的載體不論是計算機還是紙張都有一定的安全隱患[1]。電子檔案的管理相比于紙質檔案管理更多了一層防護措施，電子檔案的管理要保證存儲硬件的安全，也就是計算機主機和存儲硬盤不出現信息紊亂和病毒侵襲以及信息丟失現象，一旦存儲信息的載體發生了損壞，修復不及時就會產生信息的丟失和錯亂，非常不利于信息的管理。

2.電子檔案開放的人為安全問題

電子檔案的管理也離不開人為因素，電子檔案只是將信息的存儲形式從文字存儲變成了數字技術的存儲，但是管理和開放執行都需要人為操作。計算機的職能是存儲和調取、分類和更新，但是調取更新的主體還是離不開人的支持，計算機獲得的指令也是來源于人。檔案管理者就是這個“人為因素”，在進行檔案管理的時候，所有的檔案都需要上傳到一個固定的網站或者后臺，連接到一個服務器上，但是這個服務器不會主動的甄別和遴選，服務器也是受控于管理人員，管理人員在服務器上對所管理的信息進行甄選后，將需要使用的信息發布到互聯網，這個過程中就有嚴重的安全隱患。人在接觸到信息之后，就有泄露信息的風險，有些管理人員為了一些原因披露了信息庫中的信息，導致信息的外露，這些是人為導致的電子檔案開放利用中的另一大重要問題。

3.電子檔案開放的外部安全問題

電子檔案開放利用中信息面臨的外部危害就是網絡病毒和黑客侵襲。病毒無孔不入，無處不在，一個不小心，計算機就會被病毒侵占，造成信息損壞。電子檔案管理還要保證信息不外泄，不被盜取等安全隱患，由于電子檔案是以數字技術和網絡技術為傳輸媒介，以計算機和硬盤作為存儲載體，那么計算機的信息來源復雜多樣，輸出渠道也是千遍萬化，網絡路徑安全與否都直接影響著存儲信息的安全，一旦網絡被侵入，信息庫被破壞，就會出現信息流失或者盜取的重大安全問題。以上兩種只是目前為止，電子檔案開放利用信息的普遍安全問題，還有許多的小細節沒有涉及到，還有待進一步的研究和考證。

二、電子檔案開放利用安全保障的對策

1.建立完善的檔案管理制度

檔案管理是一項嚴謹的項目，既然是管理就要有一套適用的管理標準，以此來規范行為、形成準則[2]。這套管理標準就是科學合理的管理制度，沒有規矩不成方圓，學生要遵守學生守則，公民要遵守憲法和法律，這些都是具有約束力的規章制度，那么檔案管理也要形成自己的管理制度，有了科學的管理制度才能規范行為，確保所有的管理工作的細節和責任落實到人，將所有的管理事項凝合到一處而不是一盤散沙，管理人員無從下手，工作人員也手足無措。只有建立和自己的適用于自己實際情況的檔案管理制度，才能打造出一個專門的檔案管理安全體系。這個管理制度，不僅在平時可以起到監督管理作用，緊急時刻也能夠起到指導作用，給部門人員一個面對突發情況的應急反應體系，切實的提高檔案管理的工作效率和信息開放利用的安全系數。

2.牢固安全觀念

檔案管理的工作最重要的就是安全意識，如果管理人員對自己的工作沒有一個正確的認知，不知道信息安全的重要性就難以勝任檔案管理的業務。所以，不論是誰，身處檔案管理的崗位，就要時刻保證自己的頭腦清晰，有強烈的信息安全意識[3]。牢固樹立起安全觀念，在檔案管理部門建立健全一個安全管理體系是十分有必要的，一旦在檔案管理中的某一個環節出現了危機，都能夠及時啟用安全管理措施，防治危害擴散到最大。在檔案管理部門的每一個員工和管理人員都應該時刻牢記檔案信息的安全，安全就是責任。

3.引進和培養專門人才

我們都知道，電子檔案管理說到底也是人才的檔案管理，管理工程中也是離不開檔案管理人員的操作。因而越是高新技術開發時代，越是數字技術發展的時代，越要培養起一批懂技術、懂管理的雙向人才，在管理中既能夠運用管理的專業知識進行檔案的管理和收納，又能運用計算機的專業知識進行電子檔案信息的開放和管控。專業的復合型人才的培養任務絕對是電子檔案管理部門的重中之重。

三、結語

電子檔案的開放利用是歷史必然，難以扭轉的時代發展的產物，在這一新事物發展期間勢必會出現種種矛盾和問題，作為執行人員，要做的就是客服所有的困難和障礙，將電子檔案管理安全有效的引進日常生活，使之融入社會、服務社會.檔案管理者們要時刻的提醒自己、提升自己的專業能力和對社會的應對技能，用當下的超前思維思考，主動的融合時代的發展，學習新的管理形式，保障電子檔案信息開放的管理工作。

參考文獻：

[1]馬仁杰，劉俊玲. 論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J]. 檔案學通訊，2012，（03）：56-60.

[2]祝成. 電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策探討[J]. 通訊世界，2017，（07）：237.

[3]許正. 論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J]. 辦公室業務，2016，（06）：95.endprint