新時期民政檔案管理存在問題及對策

摘要：民政檔案管理在各職能部門的日常工作中占據十分重要的位置，為職能部門相關決策的制定提供文件支持。新時期的民政檔案管理存在很多問題，通過對這些問題進行分析，并提出相關對策，從而推動了民政檔案管理工作的發展。

關鍵詞：新時期；民政檔案；管理

檔案在各級政府部門的服務管理工作中占據重要地位，檔案管理是對各部門的歷史文件資料進行搜集、分類、歸檔、鑒別、統計與整理。民政部門是重要的基層職能部門，其工作職能包括社會福利、慈善事業、低保服務、扶貧救濟、基層設施構建等。民政檔案詳細記載了民政部門各個時期的發展，并涉及了較多的內容，因此需要對其進行科學分類、妥善保管，從而確保上述具有儲存價值的文件得到及時的搜集與整理，也為后續民政工作的開展提供了參考依據。隨著社會的發展，民政檔案管理的重要性也隨之顯現，如何做好這項紛繁復雜的檔案管理工作，受到了越來越多政府職能部門的關注。

一、新時期民政檔案管理的重要性

近年來，我國政府將大部分精力用在經濟改革方面，出臺的相應政策也以促進經濟發展為主。在這樣的背景環境下，新時期民政檔案管理就應該緊跟政府步伐，積極發展創新。在堅持科學發展、構建和諧社會的基礎上，賦予民政檔案新的職責與使命。只有對民政檔案進行有效管理，才能落實民政工作、發揮服務職能、解決民生問題。采取科學、合理的管理手段能夠有效的推進新時期民政檔案管理工作的發展。明確了民政檔案管理的目標，就能促進民政部門的可持續發展。在科學技術、社會經濟協調發展的新時期，加強民政檔案的管理工作，及時發現問題，并提出相應對策，可以確保我國民政事業的發展壯大，同時也能促進黨的方針、政策的順利實施，具有十分重要的現實意義。

二、新時期民政檔案管理存在問題

（一）民政檔案管理的信息化程度不深

我國的民政檔案管理系統在結構上存在很多不合理之處，如檔案信息大部分來自當地一級職能部門保存的相關文件，極少數來自二、三級職能部門儲存的文件。這就導致民政檔案涵蓋的信息不全，無法客觀真實的反映我國多元化的社會結構與經濟形勢。我國民政檔案大多涵蓋的是國家機關或團體方面的活動記錄，涉及民生、民眾的檔案資料相對較少；宏觀民眾管理的檔案文件較多、地方特點的檔案文件相對較少，因此導致民政檔案蘊含的信息不完整。就我國民政檔案的管理而言，多以紙質文件進行儲存，而建立在微機網絡基礎上的多媒體資料相對較少。這種存儲模式限制了檔案管理的發展，也在一定程度上制約了民政檔案的有效利用。

（二）民政檔案數據信息共享程度差

民政檔案數據信息共享程度差主要原因在于：民政檔案主要采用的是領導部門的直接管理模式，并嚴格遵循管理規定，無需轉移到當地的綜合型檔案管理機構中；具有保密性質的民政檔案無需轉移到綜合型檔案管理機構，涉及公安、檢察院或者當事人隱私的檔案，若沒有特殊規定也無需轉移到綜合型檔案管理機構；綜合型檔案管理機構不具備接收、儲存專業檔案的資格，同時該檔案管理機構在檔案搜集、整理方面還存在嚴重的不足，無法實現檔案數據信息的共享交流。

（三）民政檔案信息化構建存在困難

新時期民政檔案的信息化發展并未得到足夠的重視，很多領導忽視了民政檔案管理的信息化構建工作，基層員工上行下效，在檔案信息化發展階段也出現消極怠工的情況，從而很難實現民政檔案的信息化管理。資金不足也是制約民政檔案信息化發展的重要因素，若想實現檔案管理的信息化，前期就需要大量的資金支持，如系統軟件開發、硬件設施購置與維護等。前期花費在短期內無法獲得較好回報，這也在無形中制約了資金的投入力度。目前我國專業的檔案信息管理人員相對較少，很多民政檔案管理人員多是從其他部門調過來的，不具備檔案信息化管理相關知識，無法充分發揮信息化管理的優勢，因此制約了民政檔案管理的發展。

（四）民政檔案的信息開發程度不足

民政檔案為社會的發展、科技的進步提供了寶貴的數據信息，由于民政檔案涉及的內容較多，因此日常管理工作相對繁瑣、復雜。隨著民政檔案信息的不斷增多，就需要在日常管理中融入現代信息技術。但由于各地經濟水平的不同，導致很多地方的民政檔案管理無法跟上時代步伐，沒有加大民政檔案的信息化管理力度，使得民政檔案的開發程度不足。大部分民政檔案僅對表面信息進行搜集記錄，并未進行深層次的挖掘，從而導致很多民政檔案不具備深層價值，無法得到真正的利用。

三、新時期做好民政檔案管理工作的對策

（一）提升民政檔案資源改造力度

民政檔案管理需要順應時代步伐，適應新時期社會、經濟的改革變遷，加快民政檔案資源架構改造。尤其需要注重人口變遷、教育改革、素質教育等方面的檔案管理工作，并對這些數據進行整理分析，從而為政府職能部門相關政策措施的制定提供數據資料，也為全民文化素質的提高奠定理論基礎。隨著社會、經濟的發展，我國職能部門還應重視民政檔案管理工作，主動進行民政檔案資源架構改造，在對本部門涉及內容進行搜集整理的同時，還應拓寬檔案管理領域，加大新時期民政檔案管理監督力度。

（二）高效整合民政檔案涵蓋資源

民政檔案涵蓋了多樣的民政檔案資料，因此需要對其進行統一、規范管理，以此確保民政檔案涵蓋資源得到高效的整合管理。隨著時代的進步，民政檔案涵蓋資源需要突破傳統觀念的束縛，對各類資源進行整合，從而確保職能部門保管的檔案資料得到系統化的運用。為了提升民政檔案資源的利用率，需要順應新時期需求，采取電子管理模式，利用先進的計算機網絡系統對民政檔案涵蓋資料進行管理。為了確保檔案信息共享工作的順利進行，需要各職能部門相關領導重視民政檔案管理，并督促手下員工積極與其他部門進行信息交流與溝通，同時為管理部門配備相關軟硬件設施。只有構建統一、規范的信息管理系統，才能確保不同部門之間的信息共享，也有效解決了民政檔案信息利用率較低的問題。

（三）完善民政檔案數據信息化管理體系

首先需要職能部門相關領導重視檔案管理工作，發揮決策引導功能，為基層員工指明工作方向，加大民政檔案信息化管理投資力度，推動民政檔案信息化管理體系的構建。其次提升檔案管理工作人員的專業技能，定期對檔案管理人員開展專業技能培訓，致力于培育高素質的專業檔案管理隊伍，從而確保民政檔案管理向規范化、專業化的方向發展。新時期的檔案管理人員還應熟練掌握計算機使用及數據分析技術，從而為部門相關決策的制定奠定數據基礎。最后，需要采取相應措施提升民政檔案管理安全性，如對不同部門制定相應權限，從而避免重要數據資料外流問題的出現，并在檔案信息化系統中添加相應保護軟件，加強數據備份、錄入、提取的管理，進而確保民政檔案的安全性。

四、結語

民政檔案對于相關職能部門而言具有十分重要的指導意義，因此需要重視新時期民政檔案管理工作。若想加強新時期的民政檔案管理，就需要對民政檔案管理存在問題進行深入分析，并制定相應的應對措施，從而推動新時期民政檔案管理工作的發展進步，也為經濟發展、社會進步提供支持。

參考文獻：

[1] 陳轉. 新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作[J]. 才智，2016（11）： 45-46.

[2] 商圣坤. 試論基層民政檔案管理存在的問題及對策[J]. 辦公室業務，2012（2）： 34.

[3] 田東鑫. 新時期民政檔案信息化管理與利用問題探討[J]. 管理觀察，2016（3）： 23-24.

作者簡介：潘有軍，男，1980年7月21日，廣西柳州，大專，民政檔案管理，小學高級教師，廣西柳州市柳江區民政局。