醫院人事檔案信息化建設后的法律效應問題初探

麥小蘭

摘 要：人事檔案記述和反映個人經歷、德才表現和社會關系，是醫院培養、選拔和使用人才的重要依據。維護醫院人事檔案信息化建設后的法律效應問題，可以確保醫院信息化人事檔案的安全性和可靠性。本文通過分析醫院人事檔案信息化建設后的法律效應的必要性，進一步探討如何體現醫院人事檔案信息化建設后的法律效應，并提出增強醫院人事檔案信息化建設后的法律效應的幾點建議，以期推進我國醫院信息化人事檔案管理的規范化、標準化及法制化進程。

關鍵詞：醫院；人事檔案；信息化建設；法律效應

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2017）07 — 0125 — 03

人事檔案管理是一項保密性、政治性十分強的工作，信息化管理在帶來諸多方便之時，也無可避免帶來一些安全性的問題。目前，我國法律是規范醫院人事檔案安全監管行為、預防和減少信息安全事故、保護信息化個人資料的重要保障。通過法律去約束信息化人事檔案管理，目的在于增強法律效應，提高安全效能。其中，法律效應問題滲透在醫院人事檔案信息化建設后的方方面面，主要包括人事檔案安全儲存、錄入與更新、傳遞與利用。探索醫院人事檔案信息化建設后的法律效應問題，促進人事檔案信息化發展是如今十分重要的課題。

1.研究現狀

醫院人事檔案信息化建設有其必要性，已有研究從便捷性、系統性與重要性三個方面展開論述。吳瑾提出利用醫院信息中心局域網絡平臺建立人力資源管理子系統，可以實現對員工人事檔案快速、準確的檢索查詢，使醫院人事檔案管理工作系統化、條理化。同時，從安全、保密的角度，提出醫院人事檔案的信息化，比傳統管理人員專門管理、單獨存放，有更大的優勢。人事檔案信息化的建設對整個醫院的建設和發展作用重大。〔1〕錢峰指出，醫院是人才聚集地，人事檔案管理在醫院顯得至關重要，醫院建立信息化人事檔案管理，對醫院發現、了解、考察、培養、掌握人才的發展狀況提供了及時、準確、可靠的依據，醫院傳統的人事檔案管理必須向信息化方向轉型?！?〕徐昊指出我國醫院規模近些年一直在擴大，人數和范圍一直在增加，尤其是編外人員數量的增加使醫院人事檔案的管理壓力劇增，建設信息化人事檔案管理制度提高醫院人事檔案管理的效率。他從人事檔案信息化建設的可行性、時效性、同步性與制度化四個方面提出了有價值的建議。〔3〕

目前對人事檔案體制的研究比較多，但對醫院人事檔案信息化建設后的法律效應研究則基本沒有。劉乃貴、張征提出我國目前的人事檔案管理封閉化、內向化，不能滿足市場經濟條件下人才流動的需要，從而極易導致人事檔案信息的滯后與失真。建設信息化檔案管理制度，在適度公開的前提下完善人事檔案信息公開內容、程序等法律制度，是堅持依法治國的有益嘗試，有利于保護檔案主體的知情權和其他合法權益?！?〕張亞玲、胡元潮從我國目前人事檔案制度存在的立法滯后性、概念模糊性、體制不健全、開放程度底等問題分析，提出人事檔案制度改革要從上至下進行，推動人事檔案管理信息化，建立健全人事檔案法律體系，加大公民人事檔案覆蓋率，加大人事檔案開放程度，全力推進人事檔案管理制度改革。〔5〕

2.醫院人事檔案信息化建設后的法律效應的必要性

現階段，隨著信息技術逐步發展和應用，衛生事業單位人事制度及醫療體制不斷改革，醫院的管理更加科學和規范，且檔案信息化屬于一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面〔6〕。信息化人事檔案管理勢在必行。人事檔案作為反映個人經歷和社會關系的重要依據，具有保密性和政治性，筆者認為，維護醫院人事檔案信息化建設后的法律效應十分有必要。

首先，醫院人事檔案信息化建設后的法律效應問題已成為信息化發展的瓶頸。信息化時代，電腦、數碼相機、攝像頭、掃描儀等電子產品成為辦公室辦公的必備品，紙質檔案縮微數字一體化技術逐步成熟，醫院人事檔案信息化建設技術基本就位。單純考慮信息化建設的技術問題，忽視信息化人事檔案規范化、標準化管理問題，信息化人事檔案不能體現法律效應，將失去醫院信息化人事檔案發展的實質意義。醫院人事檔案信息化建設后的法律效應問題應成為其同步發展的一部分。

其次，維護信息化人事檔案的法律效應，即信息化人事檔案能作為法律憑證，具有法律效力，端正信息化人事檔案從業人員嚴肅、謹慎的態度，保證人事檔案信息完整、準確、安全、可靠，能作為國家、醫院培養、選拔和使用人才的重要依據，真正發揮人事檔案的作用。把人事檔案管理上升到法律層面，人事檔案信息能作為官方證明，促進人事檔案在傳遞過程中更趨合理性。

最后，維護法律效應能規范信息化人事檔案管理。法律本身是具有國家強制力的社會規則，維護信息化人事檔案的法律效應要規范信息化人事檔案管理，明確工作人員權利與職責范圍，保證人事檔案在出具、傳遞、利用等行為中符合規范、標準。同時，也要求相關專業人員素質達到要求，是涵蓋計算機技術、管理、法學等多學科的復合人才。

3.如何體現醫院人事檔案信息化建設后的法律效應

3.1醫院信息化人事檔案管理有法可依

醫院信息化人事檔案管理有法可依包含兩方面的意思：一是指法律法規要完善，做到解決問題能有法可循。一直以來，我國醫院人事檔案信息化建設和發展存在不少亟待解決的問題，諸如人事檔案信息化建設管理體制、機制不夠完善；信息化人事檔案資料安全有效性不夠高；人事檔案傳遞過程如何確保信息真實性等等。信息化實現人事檔案信息資源共享的過程中，根據法律要求，確保人事檔案信息的安全保密是首要大事。二是針對立法部門提出的要求，意思是要完善法律體系，根據實際要求修改或立法。目前，雖有《檔案法》及《全國檔案系統信息化建設實施綱要》等相關法律法規及制度進行規范，但是在實踐方面的落實不到位，我國并沒有針對醫院檔案的信息化管理工作頒布具有較高約束力的法律法規及具體實施細則〔7〕。近年來，隨著信息化技術的普遍應用，各地對醫院信息化人事檔案管理陸續做出反應，主要來自政府部門的一些文件，內容不夠系統、權威，互相之間不協調，不少規定明顯滯后于當前醫院人事管理的發展要求。顯然，一套專門針對信息化人事檔案管理方面的立法迫在眉睫。政府及相關部門應制定和完善人事檔案在建立、補充、管理、傳遞及實現檔案信息網絡化過程中各環節工作的一系列法規制度，以規范人事檔案管理，從而將人事檔案納入法規化管理的軌道，真正體現醫院人事檔案管理有法可依，有章可循。

3.2具有與紙質人事檔案同等法律效力

傳統紙質人事檔案原始性追溯容易，法律憑證效力不容否認。對于信息化人事檔案，由于原始性追溯困難，公眾對信息化檔案的法律憑證作用持懷疑態度。醫院信息化人事檔案法律效力的確立，首要解決的兩個基本問題：一是依靠技術真正攻克信息化人事檔案原始性的追溯關，這是解決信息化人事檔案法律效力問題的基礎；二是要加強立法工作，從法律上明確信息化人事檔案的憑證作用，做到有法可依，這是解決信息化人事檔案法律效力問題的法律依據。

根據《中華人民共和國電子簽名法》第十四條：“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。筆者認為，經過可靠電子簽名的人事檔案等數據電文，具有有效的文書特點和合法的證據特征，應與紙質的人事檔案文件具有同等的法律效力。其中，個人經歷在社會實踐活動中形成原始信息，這些信息記錄到磁盤、光盤等載體，或輸入計算機，信息化檔案文件的內容具有真實性。刑事訴訟法與民事訴訟法將“視聽資料”規定為法定證據。信息化人事檔案文件可在計算機終端上顯示出儲存的圖形、數字、文字、符號、影像等，屬于視聽資料，符合證據要求。信息化人事檔案文件作為個人社會實踐活動的一種新式記錄，反映一定的社會關系，直接記錄相關的社會活動，是計算機技術應用于現代辦公業務的體現，能直接或間接地為各種活動提供相關的原始證明。因此，從本質上說，醫院信息化人事檔案與紙質版人事檔案的法律效力是一致的。

3.3約束醫院信息化人事檔案管理違法行為

法律約束力具有普遍性、必然性和嚴厲性，任何人的行為都不應當突破法律的約束。筆者認為，體現醫院信息化人事檔案管理法律效應的目的在于約束違法行為，主要通過兩個方面進行約束：一是執法必嚴，二是違法必究。這就要求執法部門在醫院信息化人事檔案管理過程嚴格、嚴肅執法，對于容易出現信息安全漏洞或被不正當使用時更要盡職盡責地堅決打擊和制裁。同理，由于法律約束力的存在，醫院相關工作人員也要遵照法律法規進行人事檔案管理，互相監督，保證檔案管理安全無誤。

4.提高醫院信息化人事檔案法律效應的建議

4.1加快醫院信息化人事檔案管理專項立法

在已有檔案法的基礎上，加快針對信息化人事檔案管理方面的專項立法，采用法律強制手段，切實保障醫院人事檔案信息化管理的嚴肅性、穩定性和權威性。設定信息化人事檔案行業標準，限定責任、權利與義務，必須由具備相關從業資格、過硬的政治素質和專業素養的人員來進行人事檔案信息化處理。通過明確立法規定，加大對信息化人事檔案違法行為的懲戒力度。竊取、篡改個人檔案信息，或信息被泄露、造假、非法使用等行為，造成惡劣社會影響，依法追究相關責任人的刑事責任；因信息化人事檔案管理過程引發的社會糾紛，相關責任人應承擔民事責任。

4.2建立醫院人事檔案信息化管理相關制度

成立醫院人事檔案信息化管理委員會，完善電子人事檔案管理制度，推動人事檔案的規范化管理。由于人事檔案信息化管理系統龐大，包含的信息量巨大，信息化管理過程中人事檔案數據容易遭受黑客侵襲或不正當訪問、存在不可預知的風險，需要從制度層面約束、規范和保護人事檔案信息化管理系統。相對比較成熟的紙質檔案管理模式，信息化檔案管理正在起步。要有針對性地建立醫院人事檔案信息化管理人員的行為準則，明確權利和義務，哪些行為可做，哪些行為禁止做，并引入監督和獎懲機制，提高人員素質和工作干勁。為有效防止秩序混亂，提高檔案管理效率，建立人事檔案信息化管理的軟硬件標準，需為系統的管理和維護，數據的錄入、更新和查驗等提供操作程序，并定期為相關人員舉行培訓班或開展繼續教育。

4.3明確醫院信息化人事檔案管理法律責任落實個人

安全是人事檔案信息化系統平臺正常運轉的基礎，沒有安全保障的信息化系統將失去存在的價值〔8〕。根據醫院崗位設置方案及崗位說明書，界定醫院信息化人事檔案管理人員的法律責任，將醫院信息化人事檔案管理過程安全責任落實到個人，強化安全法律責任追究力度。在開展醫院人事檔案信息化建設前簽署授權書，明確項目負責人，并規定項目負責人及相關從業人員應承擔的安全法律責任及相應的行政處罰。為保障醫院信息化人事檔案管理依法依規，切實落實相關管理人員安全法律責任。明確項目負責人及相關從業人員至少應包括七方面的安全法律責任，包括檔案保管、傳遞、利用、查借閱、統計、銷毀等。對醫院人事檔案造成損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為，及時向上級領導報告，并根據《檔案法》及相關規定，追究當事人和直接領導人的法律責任。

4.4提高醫院人事檔案管理團隊法律意識

我國檔案法制建設開展將近二十年。盡管技術進步對信息環境的構建起著至關重要的作用，但是人仍然是決定的因素，檔案工作人員電子環境下法律意識的培養是檔案信息化的關鍵所在〔9〕。目前，若醫院信息化人事檔案立法是檔案法制建設新的起點，那么培養和提高醫院人事檔案管理團隊的法律意識，就是緊隨其后的一項重要工作。從事人事檔案管理的工作人員要在檔案工作的每一個環節， 自覺做到遵守檔案法律法規，自覺運用檔案法律來規范自己行為，因而具備必要的人事檔案法律意識至關重要。反過來說，也只有當相關管理人員具備人事檔案法律意識后，才有更好執行學法、守法、護法的行為。醫院人事檔案管理團隊要不斷學習《檔案法》和與之相配套的當地醫院人事檔案工作條例，主動關注國家人事政策變更及各種新聞媒體傳播的相關信息，積極參加專門的講座、培訓、考試、競賽等活動，多渠道多方式獲取人事檔案法制知識，持續培養和提高整個團隊的檔案法律意識。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕吳瑾.新醫改時期下醫院人事檔案信息化建設〔J〕.中國療養醫學，2015，（02）：218-219.

〔2〕錢峰.醫院人事檔案信息化建設探析〔J〕. 醫學信息（上旬刊），2010，（11）：4167-4168.

〔3〕徐昊.醫院人事檔案信息化建設與信息化管理的實現途徑〔J〕.辦公室業務，2016，（19）：26.

〔4〕劉乃貴，張征.論我國人事檔案信息公開法律制度的完善〔J〕.成都大學學報：社會科學版，2015，（02）：16-19.

〔5〕張亞玲，胡元潮.對人事檔案制度改革的幾點思考〔J〕.浙江檔案，2012，（12）：14-16.

〔6〕楊金亮.淺談衛生醫院技術人員檔案信息管理〔J〕.卷宗，2015，（02）：20

〔7〕趙題題.時期醫院人事檔案管理信息化建設探究〔J〕.企業改革與管理，2015，（08）：83-84

〔8〕張秀梅.淺議新時期醫院人事檔案信息化管理工作〔J〕.中國衛生產業，2014，（05）：187-189.

〔9〕賈宏雁.醫院人事檔案管理現狀及實現信息化管理初探〔J〕.新疆醫學，2013，（01）：118-120.

〔責任編輯：譚 蕊〕