威海市社保業務檔案管理現狀的審視與思考

文·王慶悅

威海市社保業務檔案管理現狀的審視與思考

文·王慶悅

社保業務檔案管理工作是社保業務經辦不可分割的有機組成部分。為有序推進社會保險檔案信息化管理工作，威海市社會保險服務中心檔案科對本市社保經辦機構的現有檔案管理現狀進行了調研，從調研情況看，問題突出，任務艱巨，還須加大工作整改力度，加強社保業務檔案規范化管理，為實現社保業務檔案信息化管理、服務民生提供保障。

一、基本情況

威海市社會保險服務中心現有保存檔案以紙質檔案為主，兼有少量磁性、光學性等多種載體。經初步清點，截至目前，室藏文書檔案1151卷；財務檔案中會計憑證、賬簿和征繳發票3859卷，統計報表168卷；業務檔案中征繳1712卷，企業養老和機關養老562卷，職工醫保220卷，城居2420卷，工傷460卷，勞動能力鑒定1620卷，稽查和生育等68卷。總計共有12240卷。

三樓大檔案室面積約80平米，檔案密集架12列。現主要存放城居、工傷、勞動能力鑒定、醫保、稽查、生育等檔案；三樓小檔案室約30平米，20組五節文件柜，現主要存放征繳科增減表等檔案。仍有部分原醫保處和原征繳中心發票單據等存放于三樓西側房間的4組五節文件柜內。四樓檔案室面積60平米，檔案密集架11列。現主要存放文書、企業退休業務、機關養老退休業務、財務、統計和職工養老手冊等檔案。目前，社保中心檔案室面積總計約170平米，檔案密集架共計23列。現密集架的占用率已經達到80%，庫房容量不容樂觀。受場地所限，前期已經和威海市檔案局聯系溝通過，對于我們提出將來把社保有關檔案移交存放在其專業庫房，市檔案局有關領導表示謹慎同意，并表態社保檔案也是全市檔案的重要組成部分。對于移交的內容和數量，有待做進一步的探討。

市直企業退休人員的檔案于2005年前曾分三批移交給社區管理，共計5342份，自2006年至今退休的市直企業約2.4萬人的檔案目前由其原工作單位保存。如將現空余的20%密集架全部用來存放企業退休職工檔案，只可以存放約8000份。另外，二樓公共服務中心托管的人事人才檔案約為5.2萬份，庫房檔案的占用率也達到了72%；四樓局機關管理的市直機關事業單位人事檔案約2700份，庫房檔案的占用率達到了63%。

由于機構設置和辦公經費、場地等原因，威海市轄各市區經辦機構的檔案管理情況苦樂不均，文登社保中心和乳山市勞動保險處和榮成市機關事業保險處情況較好，其他經辦機構問題較多。高技術產業開發區和經濟技術開發區社保處是借用局機關或相關部門的檔案室，無專職人員管理，存放分散。

二、存在的問題

（一）社保檔案管理薄弱，檔案意識不高

由于社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，專項資金不足，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況突出，市區很多經辦機構沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重，部分業務人員也存在概念不清，認識不高的問題，認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意識淡漠。

（二）社會保險檔案多頭管理，管理不統一

社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，由于各市區機構設置和單位內部管理等原因，社會保險檔案分別歸屬不一樣的單位或部門管理，形成了多頭管理問題，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構或科室， 不少市區社保經辦機構也不遵循檔案集中統一管理的原則，檔案室只保管文書檔案，其余業務材料都存放在業務科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案信息系統能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。

（三）檔案管理水平低，跟不上社會保險制度改革的步伐

目前，威海市直和各市區經辦機構均未能實行檔案的電子化管理，隨著社會保險業務量的逐步加大，仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費時費力，搞數據統計更為艱難，直接影響了工作的進展。同時，由于頻繁翻閱和查找，使用率較高的檔案受損嚴重，給檔案的長久有效保護帶來更大的難度。

（四）社保檔案人員業務培訓少，業務水平亟待提高

社保經辦機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流的機會也不多；同時，大部分經辦機構缺乏檔案管理專業人才，部分專職檔案管理人員專業技能也不高，雖然有較多高學歷的兼職檔案工作人員，但未經檔案專業培訓，也一定程度會影響檔案管理工作開展。

三、下一步工作思路

（一）提高認識，加強領導

加大社會保險檔案工作宣傳力度，積極爭取各級領導對社會保險檔案工作的重視與支持，在經辦機構的整合和科室設置過程中，提前謀劃，通盤考慮，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現實問題，為社會保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。另外，積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

（二）健全制度，規范程序，理順社保檔案工作管理機制

依據《檔案法》、人社部3號令、《社會保險業務檔案管理規范》等法規，制定社保檔案分類保管規范。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循、照章辦事、依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統一管理的原則，避免部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保險檔案的集中管理。

（三）軟硬件一起上，實現社會保險檔案的電子化管理

著力加快進行檔案管理的軟件開發工作，由市社保中心牽頭統一組織實施，先由市直試點，再全市穩步推開。將所有業務范圍的各險種社保業務檔案納入統一檔案信息管理系統，實現紙質檔案的電子化管理，延長紙質檔案的保管期限，提高電子檔案的使用率。將社會保險政策文書檔案也一并納入檔案信息系統管理并提供查閱服務，通過對社保紙質檔案的電子化，實現崗位業務流程的標準化，還可以實現內控機制的遠程監督和高效運行，能夠提高經辦效率和經辦質量，整體提升社保經辦的服務能力。各市區社會保險經辦機構要克服資金緊張的困難，爭取經費投入，購置先進的微機、高拍儀、掃描機等硬件設備裝備檔案室。在機型上要盡量做到統一，以便下一步聯網共享社會保險檔案數據，為全市按照統一規范和標準管理電子檔案奠定基礎。

（四）搞好人員培訓，不斷提高社保檔案管理隊伍的業務技能

社會保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備計算機實際操作能力。因此，應與檔案行政管理部門加強聯系，積極組織全市社保專兼職檔案員進行培訓。向本地或外地的檔案管理先進單位和同行多學習交流，取長補短。加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩定隊伍，保證檔案工作的連續性，努力造就一支業務精湛的社會保險檔案管理隊伍。

（作者單位：威海市人力資源和社會保障局）