淺議信息技術在醫療保險檔案管理中的應用

文·姜楠

淺議信息技術在醫療保險檔案管理中的應用

文·姜楠

醫療保險是維護參保群眾身體健康的重要保障，是我國一項重要的社會保障制度。醫療保險檔案是各級醫療保險經辦機構所記錄的最原始資料，真實記錄了參保單位和參保人員基本信息，是支付各種醫療保險待遇的重要依據，也是參保信息、待遇支付的唯一憑證，是社保檔案的重要組成部分。 隨著經濟社會的快速發展和人民群眾收入水平的逐步提高，城鄉居民醫療保險參保人數逐年增加，需保存數據量呈倍增趨勢，在“大數據”和“互聯網+”的背景下，傳統的醫保檔案管理方式已經不能適應現代醫保的需求。如何利用信息技術做好醫保檔案管理工作，更好地為廣大群眾提供更優質的醫療保險服務，已經成為各級醫保機構迫切需要解決的問題。

一、醫保檔案管理信息化建設現狀及存在問題

醫保檔案信息化建設是發展社會醫療保險事業的必然要求，也是適應社會信息化的內在要求。提高醫保檔案信息化水平有利于社會服務水平的提高，建設服務型和諧社會。近年來，全國各地信息化建設取得了突飛猛進的發展，但是信息技術在醫保檔案管理中并沒有得到廣泛的應用，醫保檔案信息化管理仍然比較落后，主要體現在以下幾個方面：

一是管理模式落后。雖然各級醫保機構圍繞檔案管理信息化建設，投入了一定的技術和設備，但多數僅能滿足于最低的辦公需要，在收集材料時仍只能采取一些傳統方法，如手動輸入、復印、普通掃描等，這種收集方法十分老套，不僅耗費大量的人力、物力，也容易出現漏洞，而且不能及時更新數據，很難及時準確地反映醫保事業的現狀。此外，管理人員素質較低，對信息技術應用不熟練，對檔案的甄別能力與分析能力不足，影響了數據的準確性，對科學研判醫保形勢、提高社會保障能力有一定的誤導性。

二是服務意識淺薄。醫保檔案管理關系著廣大參保群眾的切身利益，影響著社會保障工作的發展。在醫保檔案信息化建設過程中，醫保機構考慮自身業務工作需要的多，考慮方便群眾的少。服務意識的缺乏，導致參保群眾無法通過便捷的信息技術了解醫保政策的現狀，對自身享受醫保待遇過程中產生的疑問無法及時解決，容易誘發一些社會不穩定因素。

三是資料收集不全。雖然人力資源社會保障部和國家檔案局在2009年就頒布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，為社會保險業務檔案的安全完整和合理有效利用提供了重要的依據，但是由于醫保工作業務性強、涉及面廣，各醫保機構在醫保檔案信息化建設過程中，對檔案內容界定不清，管理范圍不明，僅根據各自的理解和實踐進行錄入管理，使許多應該納入管理的檔案沒有及時納入歸檔范圍。

二、信息技術在檔案管理中的重要意義

檔案管理是一個龐大的系統工程，信息技術的發展在很大程度上降低了檔案管理工作的難度，提高了檔案管理的水平。信息技術在檔案管理中的應用價值主要體現在以下幾個方面：

一是信息技術的應用提高了工作效率以及檔案的利用率。信息技術的出現，檔案管理人員不必在事事親力親為，利用計算機等現代工具，可以減輕工作人員的負擔，并且減少工作所需要的時間，從而提高工作的效率；此外，信息技術的出現，還能減少人為因素對檔案管理的不良影響。而高科技的出現，減少了不確定因素對其的影響，提高了數據的準確性，自然而然也就提高了檔案資源的利用率。

二是信息技術的應用加速了信息收集過程使管理更加便捷。信息技術的出現打破了區域的限制，為人們獲取知識提供了快捷的方法。在檔案管理工作中，工作人員只要具備基本的硬件及軟件條件，如擁有一臺電腦、一個管理平臺，就能進行數據的收集、分析、匯總等工作。不必像原來一樣必須到指定的地點才能辦公，或者必須查閱書籍資料才能掌握相關信息。信息技術在疾病檔案管理當中的應用，提高了人們獲取信息的速度，并且能夠對管理平臺進行有效的監控管理，保證數據的安全、穩定。

三是信息技術的應用節約了大量空間和資源。傳統的檔案管理以紙張為載體，容易受到外界因素的影響出現損壞或者殘缺現象，不利于資料的保存與利用，況且檔案管理大多內容繁瑣，紙張形式的資料必然會占用比較大的空間，占用一定的土地資源。而現代化的檔案管理，檔案的載體是電腦硬盤或者某一個平臺，我們只需要確保硬盤的穩定、平臺的安全就可以保證檔案管理的安全有序，實現信息應用與管理的一體化。

三、加強信息技術在醫保檔案管理中運用的措施

一是提高對醫保檔案信息化工作的認識。加強管理意識是提高檔案管理水平的前提。信息技術能否在醫保檔案信息管理中發揮更大的作用，與醫保部門領導的認識息息相關。相關單位可以有針對性地開展一些培訓活動，提高高層的管理水平，改變其落后的觀念，完善其知識體系，使信息技術在醫保檔案管理當中發揮出最大作用，推動醫保管理體系的更加完善。

二是完善軟、硬件設施。先進的設備是信息技術得以應用的基礎。醫保機構要注重設備的更新，采購與自身特點相適應的先進的設備，提高檔案管理的信息化程度。計算機是實現現代化的重要工具，其功能與性質的穩定關乎檔案信息的完整性與安全性。利用計算機存儲相關資料，節省了空間資源，縮短了查閱信息的時間，減少了工作人員的工作量，并且還可對檔案進行精確查找，為提高檔案管理信息化程度奠定基礎。

三是全面提高檔案人員素質。檔案管理人員的素質對檔案管理信息化有直接的影響。目前，多數醫保機構的檔案管理人員是從其他部門、其他專業發展而來，對檔案管理缺乏系統認識，只把檔案管理看做是機械的工作，沒有現代管理的概念。圍繞改變這種現狀，組織相關活動對管理人員進行培訓，提升其專業知識，從根本上提高管理人員的素質。為了提高工作效率，管理人員還要能夠熟練地掌握計算機基本操作，學會運用相關軟件，提升自身的技能。從而把所學的知識進行綜合、總結，結合具體的實踐工作，做好醫保檔案管理工作。

四是提升電子檔案的可靠性與穩定性。電子檔案有利于提高信息的利用率，但網絡存在著一定的安全隱患。計算機的異常或者保密工作失當都有可能造成數據的遺失，威脅數據的安全。為此，要格外重視系統的安全，警惕一切危險源，例如病毒、黑客等。通過提升數據庫的安全性，加強電子檔案數據備份等，增強其抵御風險的能力。

五是完善信息化管理的運行機制。隨著技術的日新月異，在檔案管理中運用信息技術已經成了事情發展的必然趨勢。因此，醫療保險機構應當采取有效措施完善自身的信息管理的運行機制，使信息技術能夠最大限度服務于醫療保險工作。例如，制定相應的工作條例，完善內部管理，健全檔案管理機制，為檔案管理信息化發展提供保障。

四、結論

醫保檔案管理對我國社會保障體系建設有著重大的影響。信息技術在醫保檔案管理的應用，改變了傳統的醫保檔案管理模式，提高了檔案管理的效率與水平，保障了廣大參保群眾的切身利益。

（作者單位：煙臺市牟平區社會醫療保險事業處）