高點定位 整體推進不斷提升旅游檔案管理水平

文·程潔

高點定位 整體推進不斷提升旅游檔案管理水平

文·程潔

近幾年來，煙臺市旅游發展委員會認真貫徹落實檔案工作新精神、新要求，堅持高點定位、整體推進，加強和改進新形勢下的旅游檔案工作，整合各方面信息優勢，全系統各單位建立起橫向到邊、縱向到底的檔案管理聯系制度，實現了旅游管理部門上下級之間、同級之間的檔案關聯，實現了檔案信息的互聯互通，全系統檔案管理信息化、制度化、規范化水平得到快速提升，檔案工作有力促進了旅游工作的發展，也為旅游者提供了更方便、更快捷的貼心服務。

一、實施目標管理，推進全系統檔案管理達標升級

將高標準同步推進作為檔案管理的基本要求，對管檔單位目標管理提出了明確要求，并重點落實三項保障措施。

（一）組織保障。成立了由分管領導任組長、所屬管檔單位主要領導任副組長的旅游檔案工作目標管理領導小組，每年年初召開專題會議，聽取檔案工作情況匯報，研究部署本年度工作任務，同各管檔單位簽訂年度目標責任書，明確工作任務、工作標準和完成時限。建立督查考核制度，定期督辦和通報情況，年終進行考核驗收，確保了標準統一、進度統一、驗收統一，同步推進。

（二）人員保障。在人員選配上，堅持組織考察，好中選優，真正把那些思想作風好、事業心強、工作認真負責的年輕黨員干部選配到管檔崗位。對管檔人員的變動，堅持“先進后出、先培訓后上崗”，使新上崗人員都能順利承擔管理工作，保證工作的連續性。

（三）經費保障。積極爭取市委、市政府支持，將檔案管理經費納入市級財政預算。每年年底，根據管檔單位硬件和軟件建設需要，牽頭擬定預算審批方案，報請市政府列入下年度財政預算，全額撥發，從經費上保證了檔案管理設施改造提升的順利推進。

二、建立長效機制，推進檔案管理工作規范化建設

以制度管檔、管人、管事為目標，探索長效工作機制，在三個方面狠下功夫，推進旅游檔案工作規范化水平。

（一）提升管檔人員素質。堅持每年底舉辦一次旅游檔案業務專題培訓，采取“以會代訓”“以干代培”等形式，組織管檔單位管檔人員學習上級檔案工作的新精神、新要求，交流工作經驗和體會，相互學習，共同提高。目前全系統8名管檔人員均為大專以上文化程度，能夠熟練掌握各項業務技能，較好地適應了檔案工作的發展需要。

（二）提高檔案信息化的思想認識。從單位領導和具體工作人員，都充分認識到檔案信息化建設的重要性。嚴格落實信息化建設經費，加大對檔案信息化管理的投入力度，配備了檔案信息化管理所需的軟硬件設施，按照檔案規范、標準設置檔案庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，辦公條件較為良好，加強庫房的安全管理工作，提高檔案信息化工作人員專業素質，為信息化建設提供堅實保障。

（三）提高旅游檔案內在質量。為確保檔案材料的齊全性、真實性和準確性，我們重點抓了檔案材料的收集和審核。一方面，在材料的收集上，堅持“三管齊下”，形成了“常規材料按月上報、特殊材料隨時上報”的長效機制。一是健全網絡，經常收集，管檔單位指派專人負責搞好檔案材料的收集移交；二是每年年初，根據旅游管理季節性特點和旅游檔案材料形成的規律，對檔案材料列出清單，明確內容，下發給檔案工作收集員，限時收交；三是對統一布置填寫的材料或從外單位轉入的檔案材料，認真查對，發現材料短缺，及時催要。另一方面，對收集上來的材料，堅持認真篩選，細致鑒別，嚴把“三關”。一是把好初審關。上報移交檔案材料，先由收集員進行初審，做到初審不過關的不上報；二是把好復審關。管檔單位各指定一名管檔人員，實行專人專審，做到復審不過關的不接收；三是把好會審關。對年代較遠和不易鑒定的材料，組織管檔單位，邀請煙臺市檔案局專家集中會審，會審不過關的不認可。幾年來，我們對150多份材料完善了手續，對90多份不符合規定的材料不予歸檔。

（四）推進檔案管理規范化。一是堅持“周清月結”，將每月25日確定為檔案材料集中歸檔日，對一個月內收集到的檔案材料歸入檔案庫，每月底進行一次清理，確保檔案材料及時歸檔；二是堅持“季度整理”，每個季度末，對新收集的歸檔材料進行技術加工、分類編號、續寫檔案目錄，為集中裝訂奠定基礎；三是堅持“半年清點”，按照檔案登記簿、檔案計算機編號及檔案材料進行認真檢查核對，發現檔實不符問題，及時查清原因予以解決。

三、強化基礎管理，推進旅游檔案工作扎實開展

從硬件、軟件兩個方面入手，抓好旅游檔案的設施改造、基礎管理，推動旅游檔案管理工作扎實有效開展。

（一）加強檔案基礎管理。不論是新建還是改造辦公用房，都做到優先考慮檔案管理用房，確保“四室分開”，達到“六防”要求，并保留適度的擴展空間；在辦公設施配備上，各管檔單位用于檔案管理的計算機、打印機、掃描儀、空調機、消毒機等，都是單位同類辦公設備中標準最高、質量最好的；對卷皮和檔案盒等辦公用品，實行統一定制，定期更換；每半年協調消防和檔案部門對檔案室進行安全點評，定期檢修滅火器等設備，對電源線路和照明設施進行更新改造，徹底消除了安全隱患。

（二）加強檔案源頭管理。做好檔案管理工作，檔案資料是否齊全，日常管理規范是關鍵。為此，我們在按要求抓好檔案資料整理的同時，建立了文件收發登記電子檔案，對各種文件資料、會議材料分門別類登記，指定位置存放，便于后期查找和分別建檔。建立了每月工作小結要點、每日記錄大事記，每月從各科室搜集整理各類文書資料原件，每年定期整理檔案資料時，還要逐條對照局里開展的重點工作，查漏補缺，確保檔案第一手資料齊全。

（三）加強檔案安全管理。按照檔案規范化管理要求，我們設立了檔案專用庫房、閱覽室和檔案人員辦公室，檔案的收集、整理、歸檔按照檔案的科學化、規范化要求進行整理、歸檔、入柜。在檔案的收集、整理、歸檔、移交、簽定、銷毀過程中，嚴格按有關規定執行，發現問題及時解決，確保檔案材料的安全。其中，旅游投訴檢查檔案由旅游質量投訴科負責整理，每個投訴檢查案件從接訴、登記、轉辦到實地督查、檢查記錄、處置反饋等全程建立基礎檔案和電子檔案，分類保存和電子登記備案，確保檔案能夠定期保存、收集、整理、歸檔。新接收的檔案按要求進行消毒、殺蟲、殺菌、除塵后，方可進庫房上架排列。認真做好檔案巡查，定期對案卷的數量、質量、霉變情況進行檢查，并做好相關記錄，發現問題及時處理。加大夏季多雨季節檔案的管理力度，勤去濕，勤巡視是否有漏雨情況，確保檔案安全。堅持每個季度對庫房檔案進行一次檢查，每年對館藏檔案進行一次系統化整理，確保完整無損無污染。

（四）加強檔案投訴機制管理。完善 “七位一體”投訴檔案的同時，積極探索開通微信投訴，拓寬投訴渠道，滿足旅游者的投訴維權需求。加強與公安、物價、交通、工商、仲裁等部門的投訴“聯動處理機制”，定期召開聯席會議，組織聯合執法，妥善處置旅游管理中的突發事件和難點問題，及時收集整理問題處置資料檔案，總結推廣投訴案件處置經驗，切實提高問題調處能力。依托旅游政務網、《旅游質監動態》和“三報三告一告知”的信息發布機制，宣傳和解答旅游法律法規，公示旅游質監信息等，加大法律和政策的宣傳、引導力度，使旅游企業做到守法誠信經營，讓廣大旅游者能夠更好維護自己的合法權益。

（作者單位：煙臺市旅游質量監督管理所）