我國和歐美檔案鑒定工作之比較研究

文·吳雨希

我國和歐美檔案鑒定工作之比較研究

文·吳雨希

本文對我國、美國、英國、加拿大四個國家檔案鑒定工作的制度、鑒定組織、鑒定程序等方面進行分析與研究，從而提出我國檔案鑒定工作加以提高和完善的建議。

檔案鑒定 中國 美國 英國 加拿大 啟示

一、各國檔案鑒定的定義

檔案作為社會的記憶，檔案的鑒定工作作為檔案工作重要的組成部分，它“涉及檔案的質量和檔案的存亡命運，涉及檔案的管理水平，涉及檔案工作的各個方面?！盵1]

（一）中國的定義

我國對其定義是“鑒別和判定檔案的價值，挑選有價值的檔案妥善保存，剔除無須保存的檔案予以處理”。[2]本質上來說，檔案鑒定為檔案管理人員基于對檔案價值的認知，對檔案有無價值和價值高低作出客觀的評估與預測，據此決定檔案的存毀。檔案鑒定一般分為3個步驟：首先于文件歸檔時，確定歸檔范圍，排除不具保存價值的文件，由機關文書處理單位或業務單位保存1至2年后銷毀；二是對于歸檔的文件判定其保存年限；三是檔案保存至一定年限后，進行再次檔案鑒定，以決定檔案移轉或銷毀。

（二）美國的定義

在《美國國家檔案暨文件總署檔案管理規則》中的規定美國國家檔案暨文件總署（National Archives and Records Administration Regulation，NARA）是美國政府用以鑒別、保存有重要意義的官方文件和文書并提供獲取服務的機構。由NARA決定聯邦檔案價值及最終清理方式，判定檔案列為永久保存或定期保存及提出檔案保存年限的建議。

（三）英國的定義

英國對檔案鑒定的定義是：檔案鑒定是決定檔案保存年限及最終清理方式之過程，對于機關檔案管理而言，可真正留存具有保存價值檔案，提升檔案管理效益。

（四）加拿大的定義

根據加拿大不列顛哥倫比亞省（British Columbia）發布的檔案清理法（Document Act）規定，檔案鑒定為檔案管理作業中決定檔案保存價值、清理方式及保存方式的過程。

二、我國檔案鑒定工作

（一）我國檔案鑒定制度

根據國家的有關規定，我國檔案鑒定工作制度的基本內容有三個方面：即鑒定檔案的標準、鑒定工作的組織領導、銷毀檔案的批準制度和監銷制度。

首先，由黨和國家及其檔案行政管理機關制定統一的鑒定標準，各地區、各系統、各機關據以制定具體的鑒定標準，各檔案館、各機關均須根據規定的鑒定標準進行鑒定工作。檔案室和檔案館的檔案鑒定工作，必須有組織、有領導地進行。檔案館對無須繼續保存的檔案進行鑒定和處理須征求有關部門的意見，并經領導機關批準。經過鑒定需要銷毀的檔案，必須辦理批準手續，未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案，銷毀準銷檔案時，應實行雙人監銷制度。

（二）我國檔案鑒定組織

在我國“集中統一管理”的檔案管理體制下，“檔案鑒定中大量的、基礎的、常規的工作是在機關完成的。大部分檔案的生死存亡主要由非專業的、不熟悉檔案第二價值的文書立卷人員決定。檔案館批量檔案的鑒定工作由檔案館會同有關部門和專家組成鑒定委員會主持進行。”[3]雖然“機關的檔案價值鑒定工作，必須在機關辦公廳（室）主任的主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑒定小組共同進行，鑒定工作結束后，應提出工作報告。檔案館對無須繼續保存的檔案進行鑒定和處理須征求有關部門的意見，并經領導機關批準。”[4]但鑒定委員會的組成人員基本上都是臨時抽調的、并不固定，而且牽涉的人員和部門較多。總體而言，我國檔案的鑒定并無固定的專職機構和人員，而且檔案館的檔案鑒定工作也沒有堅持年年進行，做到經?；贫然?。

（三）我國檔案鑒定流程

我國對檔案文件鑒定分為文書處理部門對文件的鑒定、檔案室對檔案的鑒定、檔案館對檔案的鑒定，大體可分四個階段進行。

首先，文件形成機關對文件進行平時鑒定，“確定哪些文件需立卷，初步劃分保管期限，剔除無保存價值的文件。”[5]區分歸檔與不歸檔文件是我國檔案鑒定工作的邏輯起點。其次，文件形成后的次年上半年，對文件進行歸檔鑒定，決定哪些案卷要向機關檔案室移交，正式確定文件的保管期限，這是文書部門鑒定工作的核心內容。第三，機關檔案室根據鑒定標準和檔案保管要求，“對歸檔文件進行價值復審，對文書部門鑒定結論中不準確的部分進行局部調整；對保管年限已滿和檔案本身保管期限已滿的檔案，分別作移交檔案館和銷毀的處理?！盵6]第四，檔案館的鑒定工作，包括進館鑒定和定期鑒定，即滿30年的要作開放劃密鑒定，滿保管期限的長期案卷要剔除銷毀（此項工作僅限于省級以下檔案館）。

三、美國檔案鑒定工作

（一）美國檔案鑒定制度

美國國家檔案館于1934年6月創立，為了確保進館檔案的質量，國家檔案館及時制定了《檔案移交和管理條例》，于1936年2月經國會批準實施。自此，國家檔案館在對聯邦政府的檔案接收和管理中開始了檔案鑒定工作。“新設機關可先行應用前揭區分表，應于組織設立2年內提出綜合性機關檔案保存年限表，各機關亦應于新興業務執行1年內提送該業務或計劃檔案之保存年限。各機關非共通性之個別業務檔案，無論媒體形式、永久或定期保存，均應填送第115號標準報表，明列提報機關、檔案產生或典藏單位及檔案保存年限區分表相關項目，進行檔案描述，并敘明檔案檢選、保存年限及清理方式，提請鑒定與審查，以獲取清理權限之核可，凡符合國家檔案條件者，核復是否永久保存。鑒定作業，必要時可結合分類系統辦理。”[7]

（二）美國檔案鑒定組織

美國國家檔案與文件署是聯邦檔案系統的指揮中心，也是文件和檔案鑒定的領導機構，負責組織和指導整個聯邦系統文件和檔案鑒定的實施。此外國家檔案與文件署還設立有專門的鑒定小組，負責制定和修改鑒定指南和標準，并審批文件形成機關報送的文件處置申請表。在國家檔案與文件署及其鑒定小組的指導和組織下，整個聯邦檔案系統的鑒定工作井然有序地展開。各州乃至其他機構的文件和檔案鑒定工作也大多仿照聯邦檔案機構的模式進行。

（三）美國檔案鑒定流程

美國的檔案鑒定工作一般分為兩個階段——初級鑒定和終極鑒定，每個階段都有著嚴格的程序。初級鑒定由文件形成機關和文件中心組織開展，文件形成機關在文件現行效用結束后就對其進行價值鑒定。終極鑒定由國家檔案與文件署組織開展，具體程序是：鑒定小組成員在認真分析的基礎上，對形成機關和文件中心提出的各種申請表做出“批準、不批準、修改調整、暫不授權處置”等鑒定結論，并形成鑒定報告。鑒定報告和申請表經國家檔案與文件署署長簽批后，再送還文件形成機關和文件中心加以執行。[8]

四、英國檔案鑒定工作

（一）英國檔案鑒定制度

英國對于檔案鑒定的標準，采用檔案學家謝倫伯格的雙重價值鑒定理論，即檔案價值包括原始價值和從屬價值。原始價值，或稱為第一價值，指對原形成機關有用的價值。從屬價值，或稱為第二價值，指檔案對其他機關或私人利用者有用的價值。另一方面，“有關檔案鑒定的方式則深受Grigg系統的影響，該系統源于1958年機關檔案管理皇家委員會所提報告，建議檔案鑒定采用第二階段檔案鑒定程序設計。由于該委員會由James Grigg擔任主席，故一般簡稱為Grigg系統。Grigg系統設計主要為在公文辦畢歸檔5年后，進行第1階段評估，鑒定人員主要以機關業務單位人員為主，以該檔案是否具有業務價值為鑒定重點。鑒定結果為判定銷毀、判定繼續保存某段時期后銷毀，或進入第2階段再評估；第2階段評估約于檔案產生日起25年后辦理，鑒定人員除機關業務單位人員外，應有英國國家檔案館人員參與，并征詢外部使用者意見，以檔案是否具歷史價值為鑒定重點?！盵9]

（二）英國檔案鑒定組織

《英國公共檔案法》規定：公共檔案館領導權應由保管案卷法官移交給大法官，大法官對實施本法和對公共檔案的保存與管理進行監督等工作全面負責。設置公共檔案咨詢委員會，就有關公共檔案工作的一般事宜，特別就對利用公共檔案館設備的公眾有影響的公共檔案館某些方面的工作，向大法官提出建議。

（三）英國檔案鑒定流程

根據1954年James Grigg任主席的“部門文件委員會”的意見，為了區分文件的行政管理價值和歷史價值，鑒定分兩階段進行。第一階段在文件產生5年后（即是說失去現行作用5年后）在上級管理人員的監督下進行，這個階段僅僅涉及到文件的行政價值。鑒定的第二階段，在文件失去現行作用25年后進行，其目的是決定它的研究價值。

這種制度的優點在于檔案部門不必承擔鑒定工作的行政負擔，因而可以大大節約資金；其缺點在于監察員人數有限，鑒定工作很難達到一致，特別是第一階段完全交由政府機關負責，政府機關有可能向檔案部門隱瞞真實情況，不受監督地銷毀應予保存的檔案文件。

五、加拿大檔案鑒定工作

（一）加拿大檔案鑒定制度

《加拿大檔案法令》規定：各聯邦機關需依據分類系統、信息需要及檔案利用價值，訂定綜合性的機關檔案保存年限區分表，引導個別檔案保存年限的訂定及清理；機關進行檔案移轉、銷毀或移出等作業前，需依規定擬定檔案保存年限，獲得國家檔案局的事前核準，或直接應用該局頒發的《機關共通性檔案保存年限基準》等標準。此外，為有效地引導聯邦機關的檔案清理作業，國家檔案局訂頒《機關間共通性檔案之清理授權》，規范人事、財務及事務管理等共通性行政檔案的清理年限與相關條件，授權各機關進行共通性檔案的清理。

（二）加拿大檔案鑒定組織

加拿大的檔案機構主要包括聯邦檔案機構和省級檔案機構，他們也是檔案鑒定工作的主體。其中，聯邦檔案機構包括國家檔案館和聯邦文件中心。

加拿大國家檔案館（后與國家圖書館合并為加拿大國家圖書與檔案館）是加拿大全國唯一的中央級檔案館，設在渥太華，負責保管1867年之前的殖民地歷史檔案，以及接收和保管1867年以來政府各機關的檔案。加拿大國家檔案館包括行政管理司、文件管理司、檔案司、檔案保護司、公共項目司等職能機構，其中行政管理司、文件管理司和檔案司的地位最重要。檔案司是最大的職能機構，負責館藏檔案的收集、整理、編目、保管和提供利用。

（三）加拿大檔案鑒定流程

加拿大國家檔案館宏觀鑒定基本策略及其相應的操作流程大致分為五步：第一步是按照文件形成者在政府架構中的不同職能，將政府機構形成的文件分為四個類別；第二步是在同一機構內部依照其承擔的職責，在對其活動的功能和性質進行分析的基礎上，對檔案文件列出相似的鑒定對象；三是對所有類載體的文件，從檔案文件的角度，依據同一個鑒定的標準得出有效的處理辦法；四是與文件形成機構進行協調，為其常年文件處理工作建立制度，使檔案館的工作從對以往文件的挑選轉變為對文件保管工作的分析研究；五是找出一種補充方法，對同級機構形成的各種檔案進行鑒定。

六、歐美檔案鑒定工作對我國的啟示

通過對中美英加四國檔案鑒定工作分析和比較，筆者認為應從以下幾個方面加以提高和改善我國的檔案鑒定工作：

（一）正確認識鑒定工作的地位

1992年美國史密森研究院檔案館館長William Warner Moss在中國人民大學檔案學院演講時曾經明確指出:鑒定是檔案整個系統中第一個關鍵性決定，是隨后所有決定得以產生的基礎。與之比較，我國對檔案鑒定的意義與地位之認識就顯得相對不足。長期以來，在我國檔案界，我們僅僅將鑒定看作是檔案工作的一個業務環節，一直沒有在檔案工作中重新認識并突出其特殊的作用。

（二）加強檔案鑒定的理論研究

我國的檔案鑒定理論大致形成于60年代，主要是在學習原蘇聯檔案學理論基礎上，同時吸收民國時期檔案學有關檔案鑒定理論后而逐步形成的?！艾F在我國檔案界在鑒定工作方面的理論研究成果相對較少，而且這些文章大都重在介紹國外的檔案鑒定理論和實踐成果，缺乏對我國該領域問題的分析研究，我們和國外同行相比，以及產生了較大的差距。”[10]所以說我國檔案界應把鑒定問題作為新世紀的重點研究課題，提出適應新時代要求下的鑒定理論，為完善鑒定原則、標準、法規及方法，創建檔案鑒定學提供科學的依據，使我國檔案鑒定理論研究工作再上新臺階。

（三）建立健全檔案鑒定的法律法規

我們可以看到，目前專門針對檔案鑒定的國家級法規中，《關于機關檔案保管期限的規定》《文書檔案保管期限表》《機關文件材料歸檔與不歸檔范圍》等法規的針對面太窄，不能適應檔案種類日益豐富的現狀。而從歐美身上我們可以看到，國家級的檔案鑒定法規較為全面和豐富，因此國家檔案行政部門應該將現行的檔案法規中涉及到檔案鑒定工作的內容具體化，增強其可操作性；制定有關檔案鑒定工作的專門法規，對檔案鑒定工作的原則與標準、方法與銷毀作出系統而明確的規定，這樣就可以對鑒定工作進行宏觀的組織和領導。

（四）綜合吸收外國鑒定工作

我們應該客觀地看到我國與歐美國家檔案鑒定工作存在一定的差距，畢竟“每個國家都有自己的一套檔案鑒定體系和標準，它們既然能夠“存活”下來就證明它們都有自己的存在價值，都適應于不同的檔案鑒定要求?！盵11]我們在學習歐美先進的鑒定理論、制度等內容時，也要從實際出發、切合我國檔案鑒定工作的特點，取其精華去其糟粕，以促進我國檔案鑒定工作更好的發展。

綜上所述，我們可以看到我國與美國、英國、加拿大等歐美國家檔案鑒定工作中的不同與差距，只有正視我們自身檔案鑒定工作中的不足，并積極地、正確地學習歐美國家的優點，我相信一定能促進我國檔案鑒定工作更好更快的發展。

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[1]汪孔德.檔案鑒定研究[M].安徽：安徽大學出版社，2009（2）.

[2]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，2005：181.

[3]馮桂珍.中外檔案鑒定的比較：中國檔案[J].2003（9）：36.

[4]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，2005：21.

[5]譚琤培，章丹.中外鑒定工作比較研究:蘭臺世界[J].2001（5）：4.

[6]譚琤培、章丹.中外鑒定工作比較研究：蘭臺世界[J].2001（5）：4.

[7]張聰明.美國檔案保存價值監定制度之探討：檔案季刊創刊號[J].民90（12）：60-71.

[8]陳忠海.檔案鑒定的理論與實踐[M].北京：中國檔案出版社，1999：213.

[9]張聰明.英國檔案監定制度之探討：檔案季刊第4卷第1期[J].民94（3）：69-90.

[10]中國檔案學會對外聯絡部、檔案學通訊編輯部.外國檔案法規選編[M].北京：檔案出版社，1963：127.

[11]黃建軍.試論我國檔案鑒定工作的困境與出路：云南檔案[J].2008（09）：53.

[12]王玲、趙彥昌.外國檔案鑒定研究綜述（下）.云南檔案[J].2008（12）：39-40.

（作者單位：中國科學院 / 水利部成都山地災害與環境研究所）