新時期招標檔案管理工作探析

文·徐景超

隨著我國經濟社會的發展以及政府工作日益公開透明，我國招標采購工作越來越重要，業務量逐年增長，隨之產生了數量龐大的招標檔案。本文分析新時期招標檔案的構成、作用以及當前招標檔案管理存在的問題，并提出改進的對策。

一、招標檔案的構成

招標采購工作涉及多個部門，分為多個環節和步驟，工作的各個階段都會形成檔案。招標檔案主要包括如下幾個部分：一是項目立項和批復材料，包括委托代理協議、招標文件及論證材料、招標文件確認函等；二是項目招標材料，包括招標公告、招標邀請函、已發出的招標文件、供應商的資格審查情況報告等；三是項目開標文件材料，包括收取投標文件的登記記錄、開標會議議程、投標文件、開標過程的公證書等；四是項目評審文件材料，包括評審記錄、評審報告等；五是項目中標文件材料，包括招標結果的確定文件、中標通知書等；六是項目采購階段的材料，包括采購項目合同、項目的驗收文件、資金支付文件及證明等；七是其他文件材料。

二、招標檔案的作用

（一）是招標過程的真實記錄和法律保障

招標是一種依法開展的公開、公平競爭的交易方式，涉及到多方利益以及政府的威信，招標檔案是招標過程的完整記錄，是檢驗招標活動是否公開、公平、公正的最好依據。完善的招標檔案不僅在規范招標活動中作用重大，而且在防范風險方面的作用也十分關鍵。政府采購招標檔案涵蓋了招標采購中各項決策進程，可以為處理招標爭議、政府審計提供依據。它不但維護招標人的合法權益．同時也維 護投標方的合法權益。

（二）為未來的招標工作提供重要參考

在長期的實踐中，招標機構積累了豐富的經驗和資源，招標檔案是這些經驗和資源的載體。隨著國內市場與國際市場的逐步接軌，招標工作將變得更加復雜化，同時也將面臨更大的經濟和法律風險。科學管理招標檔案，充分認知其中蘊含的招標工作經驗、教訓，是規范招標工作的應有之意，對于促進招標管理工作的規范化、科學化、制度化具有極其重要的促進作用。

（三） 記錄我國經濟發展和政府改革的進程

招標采購工作是政府與企業的合作，在招投標過程中會有多個政府部門和不同的企業參加，它既是一個政府行為，也是一種經濟活動。作為招標采購活動的記錄，招標檔案一方面可以反映一個歷史階段當地經濟的活躍程度和企業發展的規模、層次等，從而在側面了解經濟發展的情況；另一方面，招標采購也是政府改革的重點領域，相關檔案也記錄了政府改革的進程。

三、招標檔案管理存在的問題

（一）管理制度不健全，落實不力

招標部門大多建立了檔案管理制度，但在現實工作中，有相當多的招標部門是為了應對上級和當地檔案主管部門的檢查才制定制度，有的是完全照搬其他部門的制度，不符合招標工作的實際，制度難以發揮應有的作用。建立了檔案管理制度之后，在執行層面也存在著落實不力的問題，對檔案收集、保管、利用各個方面都造成了消極的影響，導致檔案管理混亂，無章可循，有些包含投標人商業秘密的投標檔案，有時會被當做普通檔案借出，造成供應商的商業秘密外泄，甚至遭到索賠或訴訟。

（二） 檔案管理人員變動頻繁，業務能力不高

招標采購工作本身是一項系統性、綜合性、復雜性的工作，檔案管理工作也涉及諸多方面，這就對檔案管理人員提出較高要求，不但要對招標采購的各項制度、程序、實施方式等熟悉掌握，而且要具備扎實的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理的各項要求。但在現實工作中，檔案管理不受重視，檔案員多為兼職，人員變動頻繁，進而造成檔案員責任心差，業務不熟，檔案管理的隨意性較大，容易造成檔案管理的混亂。

（三）檔案管理硬件和軟件跟不上發展的需要

隨著經濟發展和政府的日益公開透明，招標采購工作的業務量大幅增長，形成的檔案也呈現出快速增長的態勢，這對招標采購部門的硬件和軟件都提出了更高的要求。但在現實中，還有相當多的招標采購部門沒有獨立的檔案室，或者檔案室空間不足，檔案保管設備、設施落后，造成檔案保管混亂，檔案安全沒有保障。以信息化和數字化管理為代表的軟件，在招標采購部門中的應用也明顯不足，遠遠滿足不了時代發展的需要，造成檔案管理效率低下。

四、改進招標檔案管理的對策

（一）制定符合現實需要的檔案管理制度

要保證招標采購檔案管理的科學、規范、有效，一方面要深入學習相關的檔案法律法規，與檔案主管部門充分溝通，另一方面要從單位全局層面考量，充分聽取各具體業務部門的意見，制定符合本單位實際的檔案管理制度。對歸檔的時間、內容、移交、整理、保管、利用、銷毀等各個環節，做出明確的規定，定期檢查考核，發現問題及時報告和處理。對不同層次檔案管理人員的職責予以明確，使招標工作各個環節形成的檔案都有明確的負責人，做好檔案交接工作，實現招標采購檔案管理工作的制度化、規范化操作，確保招標采購檔案材料的連續性和完整性。

（二）提升檔案管理人員業務素養和穩定性

招標采購檔案管理工作是一項系統性、綜合性、復雜性的管理工作，檔案員的業務素養和穩定性直接決定著檔案管理水平的高低。

首先，招標采購檔案管理人員要具備較高的業務能力和責任意識。招標采購部門檔案員絕大多數都不是檔案專業出身，也沒有從事檔案管理工作的經歷，因而檔案員上崗之前，必須進行檔案知識和業務培訓，走上崗位之后，要定期參加檔案部門舉辦的培訓班，提高業務素質。其次，檔案工作是一項延續性很強的工作，檔案員頻繁變動不利于檔案工作的有序開展，招標采購部門有必要設立專職檔案員，提高其待遇，提升檔案崗位的穩定性。

（三）加強檔案管理硬件和軟件建設

由于多種原因，招標采購單位普遍存在檔案庫房偏小、檔案保管設備落后的狀況，檔案管理的硬件設施跟不上招標業務發展的需要。招標采購部門應積極爭取上級的財政支持，提升檔案保管硬件，為招標檔案提供安全保障。在提升硬件的基礎上，招標采購部門還應主動健全軟件。面對著越來越多的招標檔案，檔案管理工作應當充分借助計算機網絡實現信息化的管理，將數量龐大的招標文件進行系統化的管理，從而優化管理的模式。

總之，在新時期，招標檔案管理將面臨更多的問題，招標采購部門必須采取有效的措施，推進招標檔案管理工作跟上時代發展的步伐。

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