基于原件保護的檔案封存技術探究

文·劉光鑫

隨著檔案數量的不斷增多，其社會價值也越來越明顯，檔案服務方式與利用途徑的多元化、繁瑣化趨勢，使得檔案流通過程中的受損幾率提升。再加上數字化檔案管理中，受到的復制、備份及利用常態因素的影響，導致檔案的損害程度越來越高。因此，提高檔案保護的重視度，采取相應的封存技術，使其滿足新時期檔案安全的保護需求，為我國檔案保護提供安全、可靠的保障，成了新時期對檔案進行保護的新模式。

一、檔案保護中存在的風險因素

檔案資料在管理過程中，會存在較多不安全因素，影響了檔案的使用壽命。比如，在檔案保管環境中，如果濕度較高，會導致有害生物的繁衍率增高，甚至還會發生漏水、生霉等現象，從而影響檔案原件的質量。比如，在利用檔案過程中，有些利用者會對檔案進行竊取或隨意擱置，使其丟失或下落不明。還有一些檔案管理者會借職務之便，將檔案長期借出庫房，使之脫離被監管、被保護的范圍內。再加上缺乏相應的保密、保護措施，致使其被改動或增刪，嚴重影響了檔案的真實性和準確性。比如，檔案在流通過程中，由于利用者操作不規范或保護不周全，致使檔案原件在遷移、復制備份、整理著錄、編研過程中受到極大的損傷。比如，對于已破損的檔案，未在第一時間采取修復措施，盲目的對其進行整理，致使原件檔案受損程度加重，無法繼續正常使用。

二、基于原件保護的檔案封存技術的應用分析

（一）檔案封存的基礎性條件

要想保證檔案原件封存的質量，必須先將檔案進行備份和復制，以確保原件不提供利用也不影響檔案信息的使用。現階段備份檔案的方式主要有縮微、復制和檔案數字化三種，打破了傳統備份方式和載體的單一性，使備份檔案有多樣化形式，如膠片、光盤、磁盤等。這些先進的備份形式，為傳統檔案的“原件封存”提供了可能性。而檔案的縮微、復制和數字化技術使用，也實現了檔案異質異地備份的長期發展目標，并利用科學的封存保管方式，使我國檔案保護管理水平獲得了有效的提升。

（二）檔案封存技術方法研究

封存技術具有較強的針對性，其在數量規模、封存形式，以及工藝方法上都有著廣泛的處理渠道。在實際應用中，可根據封存對象的數量、規模及需求等因素采取不同的封存形式。目前最常見的封存方法主要有熱封、塑封、水封、熱膠處理及專業性密封等處置方式，其中專業性密封方式比較適宜用于檔案部門的封存管理中。另外，密封材料也多種多樣，有建筑材料、金屬材料、塑料材料及紙質材料等，密封條件也是采用了不同的技術環境，如真空、缺氧、自然狀態等環境。在對檔案原件實施封存技術時，一定要切記以下幾方面因素。一明確封存目標，看其基礎條件是否準備完妥，并全面掌握檔案的類型、數量規模、尺寸規格、技術要求等因素。二結合封存對象的實際情況，選取相應的技術形式和設備，準備封存時所必須的材料，如原料、試劑和所需設備。三確定檔案封存的條件、方式及工藝，按照相應的技術原則進行檔案封存，確保封存的質量。四對檔案封存進行全面的監察和管理，及時發現影響封存效果的因素，并對其進行妥善的處理，為封存工藝的順利實施提供可靠的保障。五對檔案封存的整個過程，進行綜合性檢查和評估，詳細的記錄整體檔案封存過程，建立相應的檔案資料，為日后檔案管理提供有利的參考依據。

（三）檔案封存后的特征

檔案封存后的特征，要結合實際的密封狀態，首先處在密封條件下的檔案，其封存空間內部必須與外界環境完全隔離，避免有害污染物的侵襲，確保檔案材料的質量。其次處在真空封存環境下的檔案，要保證其不受任何有化學反應的媒介物的影響，控制檔案材料的老化速度，使其破壞率達到最低點。同時處在無氧、低氧空間內的檔案，由于空間的特殊性，致使很多有害微生物、害蟲難以生存，要避免其對檔案原件構成傷害。另外檔案處在封存環境相對穩定的庫房中的檔案，要保持其溫度和濕度的協調，使之對檔案質量不受干擾，保證其使用周期的延長。

三、降低檔案風險因素的具體封存措施

（一）推進檔案信息化管理

隨著整個社會信息化水平的快速發展，檔案管理信息化也成為檔案工作的發展趨勢。檔案管理要跟上信息化進程，就必須在現有軟件基礎上，提升檔案管理的信息化技術和水平，在各個領域充分發揮信息技術的優勢，實現檔案管理自動化，最大限度地提高檔案工作效率。要充分利用計算機網絡和數字技術有機整合各項業務信息和管理信息，實現檔案信息最大限度的采集、傳輸、存儲、利用、共享，并且實現系統內部資源最有效的利用和管理流程最大限度的、優化的、高度完善的檔案管理信息體系。

（二）開展實用性研究

要想降低檔案安全風險，使其封存技術與設備得到完美的優化，應該從以下兩方面工作入手。

1.進一步完善基礎性條件和保障性要素。將原件檔案進行有效的復制或備份，使之形成良好的檔案復制品，采用先進、可靠的復制方式，如縮微、復制和數字等方式，確保原件檔案的社會效應和法律效應。

2.不斷改進和提高檔案封存技術和設備。借鑒國外先進的封存技術，提升我國檔案封存的技術水平，使其市場競爭能力得到有效的提高，以便于更好的滿足當下檔案部門使用需求。同時要結合檔案的實際情況，采取對應的封存方式，做好封存前的準備工作，如技術條件、相關設備和材料，并全面收集相關的封存資料和數據，對已完成的封存檔案進行綜合性分析和評估，看其實用性和通用性是否符合國家相應的檔案管理標準。完善和改進檔案封存技術中存在的弊端，引進先進的封存設備，從根本上提高我國檔案封存技術水平，使之成為檔案長期保存的安全保護手段。

（三）強化檔案封存人員的工作意識

要提高檔案管理人員的專業素質，可以通過學習、培訓等多種形式，加強對檔案封存人員職業道德和業務技術的教育，使其具備現代化的管理理念，不斷強化風險意識、憂患意識，樹立良好的責任心，抵消僥幸心理，自覺把檔案封存工作落實到實處，為確保檔案安全的長期發展貢獻出應盡的義務和力量。

（四）依據標準、循序漸進

國家檔案管理部門應當建立統一的檔案封存標準，制定嚴格的封存規章制度，使封存原則、技術要求、封存設備、操作規程、實施條件等都達到規范化、統一化。同時，建立嚴謹的各級檔案封存指導中心，將檔案復制、縮微、數字化等配套工作歸納到整體工作中來，使其具備一定的規范性和實效性，構建獨特新穎的檔案封存體系，根據檔案載體、數量規模等因素來實施相應的封存方式，保證封存質量。

（五）有計劃有組織地實施檔案封存工作

要認真制定封存工作計劃，明確具體工作內容，根據發展目標、工程質量和操作規程來組織封存工作，對所要進行封存的檔案進行必要的鑒定、歸納和整理，并結合已經復制、縮微數字化的檔案情況，分門別類、規范有序的開展檔案封存工作。在檔案封存過程中，要充分考慮影響檔案壽命的風險因素，做好技術防范，確保檔案封存過程中的安全保護。

（六）做好封存技術的保障工作

檔案數字化后，紙質檔案的利用率大大降低，除了出庭作證必須出示紙質檔案原件等特殊情況外，數字檔案幾乎完全可以替代紙質檔案提供利用，因而保存數字化后紙質檔案的最佳方法就是封存。檔案管理部門要提高對檔案封存的重視度，加大封存經費的投入，確保原件檔案的安全。應積極引進先進的封存技術和封存備，完善傳統封存技術的缺陷和不足，確保縮微和數字化轉換的質量，保證檔案封存環境的優越性，為其綜合防護提供可靠的保障。

綜上所述，檔案封存工作是一項復雜而又漫長的過程，一定要遵循嚴格的封存原則，采用先進的封存技術與設備，全面保證原件檔案的安全質量，結合實際檔案情況，選擇合適的封存方式，確保其不受任何外界物質的干擾，為提高我國原件檔案封存技術水平奠定良好的基礎。

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