縣級綜合檔案館建設存在的問題與對策

文·陳余全

習近平總書記曾經指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識、歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。”縣級國家綜合檔案館，主要接收和集中保管一個縣域內，各級各部門各單位日常工作中形成的、對國家、社會和廣大老百姓有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等各種形式和載體的歷史記錄。這些檔案資料，涉及縣里的重大部署、重大決策、重要任免、重要活動，涉及城市建設、勞動就業、社會保險以及社會事務等方方面面，是有效的憑證和參考，是對歷史負責、為現實服務、替未來著想的重要載體和證據。目前，縣級綜合檔案館中，存在著房屋陳舊、面積狹小、功能不齊全、布局不合理、館藏結構單一等方面問題，這成為制約縣級檔案館發展的重要問題，需要檔案部門加以重視和解決。

一、當前縣級綜合檔案館存在的主要問題

近年來，通過廣大檔案工作者的不懈努力，檔案工作的公眾認知度、社會影響力得到全面提升，但是縣級檔案工作仍存在一些短板和突出問題。特別是縣級綜合檔案館建設工作中面臨的困難和存在的問題還比較多，主要表現在以下幾個方面。

（一）社會意識淡薄，重視程度不夠。檔案工作是一項功在當代、利在千秋的工作，不能直接為社會產生立竿見影的經濟效益，而前些年以GDP作為干部考核機制的政績觀，導致了檔案工作成為一項邊緣化的工作。上至領導下至一般工作人員，往往都認為檔案工作是一項很不重要的工作，只要能管起來就行，沒把檔案工作納入議事日程及國民經濟和社會發展長遠規劃。縣里分管檔案工作的領導忙于中心工作，雖有分工卻不真管，對上級檢查也是應付了事，很少具體研究解決檔案工作中存在的實際困難和問題。說起來重要、做起來次要、忙起來不要的現象時有發生。檔案社會意識淡薄，從根本上阻礙了檔案館的建設進程。

（二）庫館老舊狹小，建設嚴重滯后。目前，現有的縣級綜合檔案館大多是幾十年以前的老館，大樓已出現了館體老化、館內建筑涂層材料脫落、局部地面顯現裂紋等安全隱患，以及內部空間結構偏小，功能布局單一，庫容量嚴重飽和，不能滿足新形勢下檔案館功能拓展等問題。2016年7月18日至22日，國家檔案行政執法檢查組對山東省2011年以來貫徹實施《中華人民共和國檔案法》情況進行了檢查，指出“我省檔案館建設相對滯后，檔案事業發展保障經費難以落實”等問題，其中縣級檔案館建設問題尤為突出。全省143個縣級綜合檔案館達標率只有16.8%，還有9個“無庫館”，5個“危房館”，15個檔案館被其他單位占用，2/3的檔案館庫容飽和。全省縣級館庫建設遠遠落后于其他省市，嚴重制約了我省檔案事業的發展。

（三）檔案館功能不全，無法滿足社會需要。檔案工作是黨和國家事業的重要組成部分，承擔著“為黨管檔，為國守史，為民服務”的重要使命。國家檔案館的性質和服務對象，決定了國家檔案館的功能，既要滿足“資政”，又要適應“惠民”的要求。然而由于縣級檔案館大多建筑規模小，功能不全，設備落后，不能及時接收社會迫切需要進館的檔案，致使大量檔案滯留于社會，危害了檔案的安全，檔案館所承載的愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心的功能也得不到有效發揮，這些都嚴重影響和制約了縣級檔案事業的發展。

（四）檔案館館藏結構單一，門類不全。俗話說得好，“巧婦難為無米之炊”， 沒有豐富的館藏，要想提供高質量的服務，滿足社會的廣大需求，只能淪為空談。大多數縣級檔案館現有館藏大都以文書檔案為主，而稀有珍貴檔案、名人特色檔案、重大活動檔案、科技檔案以及與群眾密切相關的土地、房產、婚姻、社保等民生檔案欠缺；紙質檔案多，照片、聲像、實物等特殊載體檔案少，這造成了很多來查閱檔案的用戶查無所獲，“綜合”檔案館有名無實。現有館藏的匱乏已難以滿足社會日益增長的對檔案信息資源的大量需求。群眾需求得不到滿足，檔案館的社會效益就得不到發揮。

（五）檔案信息化程度不高，現代化管理水平較低。在微機等現代化辦公設備普遍應用的今天，很多縣級綜合檔案館仍然以利用紙質檔案為主，雖然很多檔案館已開展數字化工作，但數字化成果的應用尚不成熟，很多檔案館仍然沿用傳統的手工管理模式，手工分類、手工檢索、手工編研……繁瑣的手工勞動大大降低了工作效率，龐雜的紙質檔案占據了大量的生存空間，浪費了大量的人力、物力和財力。日新月異的網絡技術具有信息交流的快捷性、傳播和聯系的廣泛性、用戶交流的自由方便性、通信交流的保密性、提供服務的多樣性等特點，然而擁有社會重要信息資源的縣級綜合檔案館卻未能踏上網絡化的快車，不能有效進行檔案信息的網絡化管理和提供遠程利用服務。

（六）檔案人員綜合素質不高，專業人才缺乏。檔案工作是一項專業性很強的工作，沒有一定的業務技能，要想干好這項工作只能是紙上談兵。在信息網絡化社會的今天，檔案工作對檔案人員的素質提出了更高的要求。它不僅要求檔案工作人員要有熟練的業務知識，而且還要具備微機和網絡通訊方面的知識，具備開發網絡檔案信息的能力。然而，現有的檔案工作人員的思想觀念、知識結構、技術手段、管理辦法都沒有相應的改變，業務工作能力沒有得到相應的提高。年齡老化、知識老化，缺乏工作創新的動力和活力。雖說近兩年開始有高學歷的年輕人充實到檔案隊伍，但“科班”出身的專業人員缺乏，真正具備檔案工作綜合素質的復合型人才更是稀缺，這大大制約了檔案館的現代化建設步伐。

二、加快推進縣級綜合檔案館建設的主要對策

縣級國家綜合檔案館處在檔案工作的前沿哨所，上承檔案行政管理部門，下接廣大人民群眾，它的工作水平如何，關系著歷史，影響著現實，關乎著未來。只有徹底解決縣級綜合檔案館工作中存在的突出問題，搞好檔案館建設，管好、用活檔案，才能提高檔案規范化管理水平，提升檔案服務能力，促進檔案事業安全、協調、可持續發展。

（一）加大宣傳力度，提升社會意識。在制約檔案工作現代化建設的諸多障礙中，認識的落后，觀念的滯后，無疑是最大的障礙。為此，應充分利用廣播、電視、網絡等傳媒平臺，利用檔案開放日、國際檔案日等特定節日以及各種教育學習培訓班等，加大檔案工作的宣傳力度，提高社會對檔案和檔案工作的認識，提高檔案工作者、尤其是領導的檔案意識，引起領導對檔案工作的重視，提高社會各屆對檔案工作和檔案事業重要性的認識，使廣大干部群眾都理解重視檔案工作，關心支持檔案工作，為檔案事業的發展營造一個良好的社會氛圍。

（二）乘風頂層設計，搶抓歷史機遇。為全面貫徹落實中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和省委辦公廳、省政府辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》。2016年9月26日，全省國家檔案行政執法檢查整改落實工作暨縣級檔案檔案館建設推進會在濟南召開。會議印發了《關于加快推進縣級國家綜合檔案館建設的意見》，對各縣（市、區）積極規劃推進當地的新館建設工作，提出具體意見要求。為有效推進全省縣級國家綜合檔案館建設，省財政廳和省檔案局聯合制定了《山東省縣級國家綜合檔案館建設獎補資金管理辦法》，對縣級檔案館新館建設進行資金支持。各縣級人民政府應抓住《意見》頒布的有利時機，爭取國家政策和建設資金，積極推動落實縣級檔案館新館建設工作，把縣級檔案館新館建設作為新時期縣級人民政府為民辦實事、更好履行檔案保護義務的一件大事來安排，切實擺上市政府的議事日程，將新館的建設工作列入本級國民經濟和社會發展計劃、城市總體規劃以及本級財政預算，積極解決和落實有關土地、配套資金等問題。要嚴格按照《檔案館建設標準》中“五位一體”的功能定位搞好檔案館的規劃和建設，有效地發揮檔案服務民生的作用。

（三）擴大接收范圍，豐富檔案館藏。豐富的館藏是檔案館發揮其社會功能的前提和基礎。“檔到用時方恨少”，針對館藏結構單一，門類不全的現狀，要確立以民生需求為導向，以強化民生檔案建設為中心，以豐富檔案資源、完善檔案館服務功能為發展目標，加快推動建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務人民的檔案利用體系建設，使檔案工作成果更多體現到維護民權、服務民生上來。縣級檔案館應擴大接收征集范圍，把接收和征集民生檔案和特色檔案作為檔案資源建設的工作重點。加大對與經濟社會和群眾利益密切相關的土地、房產、婚姻、社保等民生檔案以及重點工程、重大活動、重要人物、破產企業檔案的接收力度。整合力量多方配合，豐富檔案館藏，優化館藏結構。根據全國和全省檔案事業發展趨勢和國家檔案局提出的檔案館“五位一體”功能要求，把縣級檔案館建成館藏豐富、功能齊全、特點鮮明的現代化檔案館。只有這樣，才能真正發揮檔案部門的作用，為經濟社會發展作出應有的貢獻。

（四）優化服務措施，提升服務水平。在新形勢下，延伸和拓展檔案館功能，是檔案館服務社會的必然要求。要創優服務場所，本著方便群眾的原則，配套相應設施設備，配套電子檔案查閱室，改進查閱方式，簡化利用手續；要創新服務方式，利用多種媒體資源，開通網絡、電話、短信、信函、電子郵箱等多種查閱服務方式，逐步由來人進館查詢為主向網絡遠程查詢為主，多種便捷查詢方式相互補充的格局轉變；要拓展服務渠道，緊緊圍繞黨委、政府和人民群眾的需要，主動開發檔案資源，提供檔案信息服務。通過編報檔案信息、專題匯編、舉辦展覽、網絡發布、微信微博推介、檔案信息進農村、社區等多種形式，努力把“死檔案”變成“活信息”，全方位為社會提供檔案信息服務；要整合服務資源，統籌安排檔案查詢、政府信息公開、已公開現行文件查閱和其他公共服務，努力提供多種資源信息的一站式服務，更好地為維護人民群眾合法權益提供支持。

（五）抓好隊伍建設，提高人員素質。要從思想上、組織上、作風上全面加強檔案隊伍建設，不斷提高檔案人員的政治素質和業務素質，以適應新時期檔案館工作的需要。要加強思想道德建設，加強職業規范和從業修養，把崗位培訓、繼續教育培訓、外出考察學習作為提高檔案干部業務能力的重要途徑常抓不懈，分批派分管領導和業務骨干參加各種類型的檔案業務培訓班。我們不僅要走出去，向擁有先進管理手段和管理經驗的單位學習；而且還應請進來，讓擁有先進管理經驗和過硬業務技術的專家來進行培訓。同時要努力為檔案工作人員爭取職稱等應有的待遇問題，激發他們干事創業的積極性。只有培養一支作風上強、業務上精、技術上硬的高素質人才隊伍，才能為新時期檔案工作的健康發展提供強有力的人才保證，更好地推動檔案事業健康協調可持續發展。