簡(jiǎn)述檔案管理指標(biāo)體系

劉春靜

[摘 要] 構(gòu)建一套完善的檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系，將為檔案工作帶來實(shí)質(zhì)性的改變，并且在工作中帶來許多顯性效益，進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案管理指標(biāo)；基礎(chǔ)指標(biāo)；拓展指標(biāo)

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）35-0249-01

一、構(gòu)建完善的檔案指標(biāo)體系的必要性

1.構(gòu)建一套完善的檔案指標(biāo)體系，便于各級(jí)人民政府和各個(gè)機(jī)構(gòu)及人員準(zhǔn)確把握檔案管理的基本情況。這就要求檔案管理部門廣泛地搜集各地區(qū)、各部門和各行業(yè)的檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀的數(shù)據(jù)，逐步達(dá)到統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)，集中統(tǒng)一負(fù)責(zé)。根據(jù)準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，依托科學(xué)、合理、高效的檔案管理，構(gòu)建一套完善的檔案指標(biāo)體系，對(duì)評(píng)價(jià)該地區(qū)的檔案管理的基本情況和發(fā)展水平，起到積極的推動(dòng)作用。

2.構(gòu)建一套完善的檔案指標(biāo)體系，便于各級(jí)人民政府平衡和協(xié)調(diào)檔案管理與國(guó)民經(jīng)濟(jì)及其各部門和其他社會(huì)管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展平衡關(guān)系。檔案是社會(huì)的公共財(cái)富，蘊(yùn)含著大量的珍貴數(shù)據(jù)。首先，華夏五千年的歷史沉淀、智慧結(jié)晶和生產(chǎn)科研成果都詳細(xì)地記錄在檔案之中，也就是說，檔案記錄著人們的生產(chǎn)與生活。其次，檔案又為生產(chǎn)和生活提供方方面面可查詢的數(shù)據(jù)，它為支持國(guó)民經(jīng)濟(jì)及其各部門的發(fā)展提供幫助，也為國(guó)民經(jīng)濟(jì)及其各部門和社會(huì)各項(xiàng)管理機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)和發(fā)展帶來支持。因此，通過建立一套有效和有機(jī)聯(lián)系的檔案指標(biāo)體系，可以達(dá)到國(guó)民經(jīng)濟(jì)及其各部門和其他社會(huì)管理機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)發(fā)展與平衡。

3.構(gòu)建一套完善的檔案指標(biāo)體系，便于糾正社會(huì)和公眾對(duì)檔案和檔案管理在認(rèn)識(shí)上的偏差，促進(jìn)公眾對(duì)檔案和檔案管理的了解，加強(qiáng)全社會(huì)對(duì)檔案和檔案管理的認(rèn)知度。

檔案出現(xiàn)的歷史很久遠(yuǎn)，但是，檔案管理實(shí)踐工作在我國(guó)的開展卻很短，中國(guó)的檔案管理從二十世紀(jì)三十年代國(guó)民政府時(shí)期的“文書檔案改革運(yùn)動(dòng)”開始，雖然經(jīng)歷了八十年的發(fā)展歷程，但是公眾在日常實(shí)際工作中很少通過檔案完成工作和學(xué)習(xí)；再有，公眾接觸檔案的機(jī)會(huì)并不多，不是每個(gè)人都有機(jī)會(huì)接觸、都會(huì)有意識(shí)地利用和查詢檔案，這樣也造成了檔案和檔案管理的淡化和薄弱；再者，目前在我國(guó)大學(xué)學(xué)科設(shè)置中，有檔案專業(yè)的高校目前全國(guó)僅有三十幾所。除了少數(shù)接受正規(guī)檔案學(xué)歷教育的專業(yè)人才，大眾對(duì)檔案管理的概念、作用以及重要性并不是很了解。而近些年利用檔案挽回災(zāi)難損失、利用檔案作為法律憑證保障個(gè)人利益的情形不斷增多，公眾逐漸開始關(guān)注檔案和檔案管理。建構(gòu)一套完善的檔案指標(biāo)體系，正確分析檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀，有利于公眾客觀了解檔案管理發(fā)展，從數(shù)量角度和數(shù)量邏輯關(guān)系的角度增強(qiáng)對(duì)檔案管理的社會(huì)認(rèn)知。

4.構(gòu)建一套完善的檔案指標(biāo)體系，可以準(zhǔn)確、全面地反映當(dāng)?shù)貦n案管理發(fā)展現(xiàn)狀，從量化的角度將這些信息及時(shí)地反饋，為各級(jí)政府在制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃時(shí)，提供準(zhǔn)確而全面的信息。

檔案管理指標(biāo)體系包括基礎(chǔ)指標(biāo)和拓展指標(biāo)，一級(jí)指標(biāo)也是檔案指標(biāo)體系的基礎(chǔ)，是客觀評(píng)價(jià)檔案管理的基礎(chǔ)，力求科學(xué)、全面和可操作性，主要包括“體制機(jī)制指標(biāo)”“設(shè)施建設(shè)維護(hù)管理指標(biāo)”“基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理指標(biāo)”“檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理指標(biāo)”“開發(fā)利用管理指標(biāo)”“安全體系指標(biāo)”和“支持保障指標(biāo)”等七個(gè)一級(jí)指標(biāo)。在一級(jí)指標(biāo)的基礎(chǔ)上，建立下一個(gè)層次的指標(biāo)，即二級(jí)指標(biāo)，拓展指標(biāo)是二級(jí)指標(biāo)，也是在一級(jí)指標(biāo)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步延伸發(fā)展的指標(biāo)，具體說明某一個(gè)方面的情況。檔案管理指標(biāo)體系有若干個(gè)二級(jí)指標(biāo)，每個(gè)二級(jí)指標(biāo)項(xiàng)均列明了具體的指標(biāo)核算要點(diǎn)，以及核算、考核和評(píng)價(jià)的計(jì)算方式和方法。一級(jí)指標(biāo)和二級(jí)指標(biāo)形成檔案指標(biāo)體系，檔案指標(biāo)體系力求結(jié)構(gòu)合理、層次分明、量化性強(qiáng)；采用層次分析法的基本原理，將檔案管理的諸多因素條理化和層次化。

二、指標(biāo)體系內(nèi)容

1.體制機(jī)制指標(biāo)包括檔案資料重視程度管理指標(biāo)、人員和機(jī)構(gòu)指標(biāo)、管理制度實(shí)施程度和效果指標(biāo)、行政執(zhí)法指標(biāo)、監(jiān)督指導(dǎo)指標(biāo)和機(jī)制創(chuàng)新指標(biāo)。

2.設(shè)施建設(shè)維護(hù)管理指標(biāo)包括檔案空間利用情況指標(biāo)、設(shè)施設(shè)備利用情況指標(biāo)。

3.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理指標(biāo)包括檔案資料收集過程指標(biāo)、檔案資料收集結(jié)果指標(biāo)、檔案資料基礎(chǔ)分析指標(biāo)、建檔工作指標(biāo)、檔案館藏?cái)?shù)量指標(biāo)、檔案接收指標(biāo)和檔案數(shù)據(jù)征集指標(biāo)。

4.檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理指標(biāo)包括檔案資料的入檔指標(biāo)、檔案資料的出檔指標(biāo)、檔案資料的動(dòng)態(tài)分析指標(biāo)。

5.開發(fā)利用管理指標(biāo)包括檢索工具利用情況指標(biāo)、檔案工具編輯、研究和開發(fā)情況指標(biāo)、工具利用效果指標(biāo)、開發(fā)利用指標(biāo)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化指標(biāo)、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指標(biāo)。

6.安全體系指標(biāo)包括檔案安全管理指標(biāo)、館舍建設(shè)指標(biāo)、原件保護(hù)指標(biāo)、涉密文件指標(biāo)、檔案清理指標(biāo)、重要檔案異地異質(zhì)備份指標(biāo)。

7.支持保障指標(biāo)包括組織領(lǐng)導(dǎo)指標(biāo)、經(jīng)費(fèi)保障指標(biāo)、科研工作指標(biāo)，宣傳工作指標(biāo)和人才工作指標(biāo)等。

參考文獻(xiàn)：

[1]許愛香.試述檔案統(tǒng)計(jì)工作存在的問題與對(duì)策[J].山西統(tǒng)計(jì)，2002（8）.

[2]龍麗旭，王建明.淺談當(dāng)前檔案統(tǒng)計(jì)中存在的問題及其對(duì)策[J].云南檔案，2007（8）.