淺析如何提高學(xué)校檔案管理水平

劉俊英

[摘 要] 檔案的管理工作在實(shí)際操作工作中會(huì)遇到很多挑戰(zhàn)，如何有效地采取措施應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，盡最大可能地發(fā)揮檔案的作用，并使檔案在利用過(guò)程中將損耗率降到最低，著重提出觀點(diǎn)，提高高校檔案管理工作水平。

[關(guān) 鍵 詞] 學(xué)校；檔案管理；問(wèn)題；現(xiàn)代化

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）35-0230-01

學(xué)校檔案是學(xué)校教育系統(tǒng)中不可缺少的重要部分，它匯聚了學(xué)校教職人員在教育、教學(xué)、教研活動(dòng)及學(xué)生管理過(guò)程中的教育經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)有成果，是具有保存和參考價(jià)值的檔案資料。學(xué)校檔案客觀記錄了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作進(jìn)展和活動(dòng)情況，分析利用學(xué)校檔案，對(duì)弘揚(yáng)學(xué)校優(yōu)良傳統(tǒng)、提高教學(xué)質(zhì)量和教育管理水平具有十分重要的意義。因此，提高學(xué)校檔案管理水平，確保檔案管理系統(tǒng)的完整性和系統(tǒng)性，使學(xué)校檔案管理向信息資源現(xiàn)代化方向發(fā)展變得尤為重要。

不過(guò)我們要看到，當(dāng)前學(xué)校的檔案管理工作環(huán)節(jié)還很薄弱，存在諸多不足：檔案保管硬件設(shè)施落后、基礎(chǔ)條件差，達(dá)不到基本的通風(fēng)、防潮、防火標(biāo)準(zhǔn)；檔案意識(shí)較低，歸檔隨意，導(dǎo)致檔案資料雜亂不全，查閱不便；檔案管理人員素質(zhì)有限，檔案管理崗位多是臨時(shí)崗或由教職工兼職，檔案系統(tǒng)化管理難度大，歸檔記錄甚至還存在手抄現(xiàn)象，更別提檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化和數(shù)字化建設(shè)了。

因此，我認(rèn)為，有效提高學(xué)校檔案管理水平應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手努力。

一、要提高思想認(rèn)識(shí)和責(zé)任意識(shí)

當(dāng)前，相當(dāng)一部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部及教職人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠，將檔案收集作為教學(xué)工作的伴隨動(dòng)作，認(rèn)為只要將檔案集合歸類能查閱就好，學(xué)校檔案管理水平嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)代檔案多樣化要求。針對(duì)上述問(wèn)題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)全員思想認(rèn)識(shí)和責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)全員對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，經(jīng)常組織檔案法學(xué)習(xí)講座和知識(shí)競(jìng)賽，使廣大教職工認(rèn)識(shí)到檔案工作同其他工作一樣對(duì)學(xué)校發(fā)展具有很大影響；其次，制定計(jì)劃、規(guī)范制度，從源頭上確保學(xué)校檔案管理工作的順利開(kāi)展。明確檔案管理目標(biāo)，將學(xué)校行政管理、教職工管理、學(xué)生管理、教育教學(xué)管理、安全管理、校園文化建設(shè)管理以及財(cái)務(wù)管理等方面的文字材料和音像資料等的檔案管理工作歸到學(xué)校工作計(jì)劃中。建立檔案的收編、分類歸檔和查閱制度，真正實(shí)現(xiàn)資源的及時(shí)共享，從而對(duì)促進(jìn)學(xué)校教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，改善科學(xué)管理機(jī)制發(fā)揮應(yīng)有的積極作用。

二、提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

目前，學(xué)校檔案管理的科學(xué)化水平不高，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，一般學(xué)校沒(méi)有設(shè)立專職檔案管理崗，多是圖書(shū)管理員兼職或臨時(shí)配備。另外，檔案管理員多不是檔案管理專業(yè)出身或不經(jīng)過(guò)專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)就上崗，檔案管理方法落后。而面對(duì)新時(shí)期的檔案發(fā)展趨勢(shì)，學(xué)校必須加大檔案管理人員隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)力度。檔案管理人員自身須加強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)建設(shè)，學(xué)習(xí)掌握相關(guān)專業(yè)知識(shí)，精通檔案管理各環(huán)節(jié)的流程和整理方法，識(shí)別各類檔案和載體的檔案管理方法，并進(jìn)一步拓寬知識(shí)層面，特別是要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)等方面的學(xué)習(xí)，不斷提高自身信息技術(shù)水平，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化還必須開(kāi)闊視野，將檔案管理專業(yè)知識(shí)同其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的實(shí)踐工作，從而增長(zhǎng)技能，提高工作能力。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)具備良好的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德操守，培養(yǎng)強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)和愛(ài)崗敬業(yè)精神，更好地服務(wù)于檔案管理工作。

三、加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

檔案的管理工作在實(shí)際操作工作中會(huì)遇到很多挑戰(zhàn)，如何有效地采取措施應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，盡最大可能地發(fā)揮檔案的作用，并使檔案在利用過(guò)程中可以將損耗率降到最低，目前全球的檔案工作水平隨著科技的不斷發(fā)展，新的技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用逐漸出現(xiàn)在檔案管理工作當(dāng)中來(lái)，很多高校利用互聯(lián)網(wǎng)向公眾提供檔案信息資源服務(wù)，在檔案現(xiàn)代化建設(shè)中起到了重要的作用，所以，為做好檔案工作，學(xué)校要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案部門(mén)設(shè)施建設(shè)，把檔案室列入學(xué)校基本建設(shè)的總體規(guī)劃中，配備足夠的檔案庫(kù)房，購(gòu)置專業(yè)檔案柜。檔案室應(yīng)裝設(shè)專業(yè)設(shè)施，還可適當(dāng)配備基本設(shè)備；對(duì)聲像、實(shí)物、電子文件等有特殊保管要求的檔案，設(shè)立專門(mén)庫(kù)房按照特種材料檔案的保存要求配置必要的設(shè)施設(shè)備。

此外，創(chuàng)新是信息時(shí)代下檔案管理工作發(fā)展的必然要求。新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作提出了更高要求，檔案管理工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行創(chuàng)新，在繁榮文化事業(yè)的大環(huán)境中不斷獲得發(fā)展。將創(chuàng)新與現(xiàn)代檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，無(wú)論是總結(jié)教育工作經(jīng)驗(yàn)，還是研究教育改革的深入發(fā)展和學(xué)校辦學(xué)事業(yè)的不斷壯大，一定要將檔案管理的信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合在一起，促進(jìn)檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施的建立，加快檔案管理信息化的建設(shè)步伐，真正實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作的創(chuàng)新，從而進(jìn)一步提高檔案管理水平，更好地為學(xué)校的管理、教育教學(xué)服務(wù)。

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