淺議信息技術在檔案管理中的應用

閻鑫

（太原城市職業技術學院培訓中心，山西 太原 030027）

[摘 要] 信息技術在檔案管理中已經得到了越來越廣泛的應用，相比傳統管理方式，引入了信息技術的檔案管理大幅度提高了管理質量，促進了管理工作的信息化和規范化。

[關 鍵 詞] 信息技術；檔案管理；應用

[中圖分類號] G271 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）09-0131-01

一、檔案管理中信息技術的具體應用

（一）多媒體技術

多媒體技術圖文并茂、聲像俱存，將以往的紙質檔案轉換為數字化的多媒體信息，極大程度地豐富了信息內容。多媒體技術還使信息檢索變得極為便捷，使用者獲取和利用檔案信息資源十分方便，只需要通過互聯網或者移動存儲工具就可以輕松獲得所需檔案資料。此外，多媒體技術還方便了檔案編輯。在多媒體技術的作用下，檔案管理工作由主要以紙質媒介管理升華至電子化、網絡化的數據信息管理，使檔案管理工作發生了根本性改變。

（二）信息存儲技術

信息存貯技術主要包括磁存儲技術、光盤存儲技術和縮微技術。其中磁存儲技術應用范圍最廣，在大數據時代，利用磁存儲技術不僅可以建立檔案管理系統和信息數據庫，而且可以讓有需要的使用者通過互聯網分享這些資源。光盤存儲技術的存儲密度高、容量大，是多媒體信息的最佳載體，利用光盤存儲技術存取速度快的特點所建立的數據庫便于檢索。縮微技術是利用縮微攝影機將檔案信息縮小在膠片中進行保存，具有保存期長、忠實于原件等特點。

（三）漢字識別技術

漢字識別技術通過數碼相機或掃描儀等輸入設備識別紙質媒體中的文字和圖片信息，并將紙質檔案的文字自動轉換為計算機中的文本文件，是一種高效的文字識別方法，近年來廣泛應用于檔案管理之中。通過漢字識別技術使檔案信息資源實現了原件與文本電子數據雙重保存的目的，文本電子數據不僅方便全文檢索，更方便對檔案信息的利用。

二、在檔案管理中應用信息技術的優勢

（一）檢索速度快

應用信息技術的檔案管理改變了傳統檔案管理的查閱模式，顯著提高了索引檢索速度，只要事先將檔案相關信息錄入檔案管理系統，在調用檔案時只需要提供與檔案相關的關鍵詞就可以在極短時間內查找到所需要的檔案資料，還可以根據需要進行模糊檢索、分類檢索和組合檢索，既方便了檔案使用者，也為檔案管理人員節省了大量時間。

（二）存儲量大

隨著信息技術在檔案管理中應用的逐漸深化，檔案形式已經由傳統的文字檔案向多媒體技術下的文字、圖片、語音和視頻等多種形式發展，這種全新的形式是傳統檔案管理無法實現的，同時多種信息存儲技術將檔案內容轉換為硬盤或光盤內的電子文檔，即使有海量的多媒體信息，也只需要增加少量硬盤或光盤即可，不會像紙質檔案那樣占用大量的存儲空間。

（三）利用效率高

在傳統的檔案管理方式下，使用者需要去檔案管理部門借閱紙質檔案，采用信息技術的檔案管理后，使用者只需要按照授予的權限通過互聯網下載所需的檔案內容，不受時間和空間的局限，并且電子文檔形式的檔案十分方便使用者編輯，極大地提高了檔案的利用效率。對于檔案管理人員來講，這種管理方式也同樣方便對檔案內容的編輯。

三、信息技術下檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員技術水平不足

采用信息技術的檔案管理工作對檔案管理人員提出了新的要求，起碼要求管理人員要充分掌握計算機技術，熟悉檔案管理系統的操作，能熟練使用應用軟件進行檔案的收集整理、編輯存儲，這些技能對管理人員有一定的技術要求，目前仍有部分檔案管理人員沒有充分掌握這些技能，阻礙了信息技術在檔案管理工作中的應用。

（二）檔案的安全性弱化

傳統的紙質檔案被修改會留下修改痕跡，電子文檔不但易于修改，且修改后不留痕跡，從而使檔案的安全性弱化，不僅檔案的管理人員有可能修改檔案，黑客也可能通過互聯網進入檔案管理系統修改檔案。此外，如果檔案管理系統存在漏洞或者遭受病毒入侵，沒有經過備份就有可能造成檔案數據的永久丟失，對檔案管理工作來說，損失無疑是非常巨大的。

四、檔案管理中信息技術應用的完善對策

（一）提高檔案管理人員的素質

一方面，重視對現有檔案管理人員的培訓，通過培訓使他們在檔案管理的新形勢下更新觀念，為信息技術更好地融入檔案管理之中奠定思想基礎，同時通過強化對管理人員的計算機操作培訓、檔案管理系統的應用培訓和各類常用軟件的使用培訓，使他們熟練掌握信息技術下做好檔案管理工作的所需技能；另一方面，招聘信息技術與檔案管理專業的優秀人才，做好入職培訓工作，壯大管理隊伍，整體上提升檔案管理工作水平。

（二）加大對信息安全的投入

首先，為了保障檔案信息的安全，檔案管理者需要根據信息技術的特點制訂嚴格的管理制度和操作規范，做好制度保障。其次，提高管理人員對檔案信息安全重要性的認識，切實做到從制度和操作中規范管理人員的行為。最后，加大對檔案信息安全的硬件設施投入力度，利用防火墻等設備防止不法分子對檔案資源的竊取和破壞，實時備份好所有檔案信息，確保檔案資源的絕對安全。

綜上所述，信息技術在檔案管理中的應用，使傳統的檔案管理工作發生了根本性的變革，各種信息化技術提高了工作效率，大幅度提高了檔案資源的利用率。對于信息技術下檔案管理工作存在的問題，需要采取強有力的措施，從人力和物力兩方面加大投入，促進檔案管理工作信息化進程，不斷滿足社會發展的需求。

參考文獻：

[1]楊春麗，代敏.淺談信息技術在疾控中心檔案管理中的應用[J].科技資訊，2016（14）：73-74.

[2]閆瑞鳳.新形勢下計算機技術在檔案管理中的應用研究[J].福建電腦，2015（3）：136-137.