論高校外事行政秘書的素質要求

謝永珊

（中山大學新華學院，廣東 廣州 510520）

[摘 要] 高校行政秘書是高校行政管理隊伍中的重要力量，既是高校行政管理層的智囊團和得力助手，又是緊密聯系行政管理層與學校師生、員工之間的紐帶。隨著高校日趨重視國際化發展的同時，高校外事行政秘書作為高校行政管理隊伍中的一員，由于工作內容兼具普遍性和特殊性，外事行政秘書所需具備的素質要求也是日益提高。

[關 鍵 詞] 高校；外事行政秘書；素質要求

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）09-0101-01

高校行政秘書是高校行政管理隊伍中的重要力量，高校行政工作總的來說涉獵廣泛、繁瑣細致，這必然要求高校行政秘書具備一定的綜合素質。在高校日趨重視國際交流與合作的同時，外事部門作為高校對外的窗口和紐帶，外事秘書工作不但具有其他行政秘書工作的普遍性，也有其特殊性。本文旨在探討高校外事行政秘書的素質要求，以期對提升高校外事行政秘書隊伍素質、推動高校國際化發展有一定作用。

一、要具有政治性與紀律性

作為高校外事行政秘書，要堅持正確的政治立場，積極關心國家乃至世界的時事政治、黨的外交總政策，主動了解國家教育改革發展動向、高等教育的政策法規和自覺遵守國家和地方、下至高校的法律法規、規章制度，保持高度的紀律性，要嚴格執行黨和國家的涉外紀律，由于外事工作的特殊性，工作對象與別的院系不同，會接觸到許多外國人士，因此必須做好嚴格的保密工作，杜絕詆毀國家形象及泄露國家重要決策、機密的行為，以良好的政治思維和精神面貌做好分內的工作和領導交辦的工作，認真細致地履行自身工作職責，保持正確的政治意識和保密守紀的外事工作素養。

二、要有專業素養與知識儲備

由于工作內容所需，外事工作中會接觸到許多外國賓客、合作伙伴，因此外事行政秘書必須具備良好的中英文能力，這是順利開展各項涉外工作的重要保障，不僅要求外事行政秘書有扎實的公文寫作能力，還需要具備一定的英語聽、說、讀、寫能力以應對平日的涉外工作。除了優秀的中英文能力，外事行政秘書還要有廣泛的知識儲備，充分了解各國的文化背景、生活習俗、政治信仰、人文地理等相關知識，這樣有利于與外賓進行友好的交流和互動、以建立彼此的信任和雙方長足的合作關系，更能夠推進學校的國際化事業及弘揚國威。由此可見，扎實的中英文功底和豐富的知識儲備是外事行政秘書的重要素質要求。

三、要具備業務能力與禮儀修養

外事行政秘書的日常工作包括上傳下達、各類文件的起草和處理、涉外接待及會務安排、外籍教師管理、檔案保存管理、處理師生外派出訪事宜等，還需要與校領導、各職能部門、學校師生進行協調和聯絡，這要求外事行政秘書要有過硬的業務能力，了解學校規章制度和辦事流程、有較強的公文寫作能力和溝通、協調、管理能力，學習工作方法和在高校事務中的處世策略。此外，涉外部門作為一個學校對外的窗口，外事行政秘書應具備良好的禮儀修養，接受系統的外事禮儀培訓。在代表學校接待世界各國各地的來賓的同時，外事工作人員的一舉一動、一言一行都被外賓或外籍教師看在眼里，并作為評判該校綜合水平高低的標準之一。外事行政秘書不應小覷自我，要充滿對學校與國家的自豪感和榮譽感，要不斷提升自我的業務能力和禮儀修養，勤學習、善反思，以最佳的精神面貌應對各類來訪接待活動和外籍教師管理事宜，從而更好地推動學校的國際化發展。

四、要培養服務意識與創新意識

外事行政秘書應轉變思維，從管理意識轉向以服務意識為主，具備全心全意為學校師生服務的精神，實事求是、謙虛謹慎的工作作風。外事行政秘書要以服務學校領導和師生為己任，自覺主動地完成事務性工作，不斷規范管理、優化辦事流程及完善規章制度，提升工作效率和服務水平。隨著科技的發展，網絡極大程度地便利了資源共享，提高了工作效率，外事行政秘書利用網絡搜索全球有價值的資源、平時積累與國外管理人才交流探討的創新改革想法，積極學習和引進外國高校先進的管理方法和辦學經驗，結合學校現狀和問題提出優化方法、力求創新，通過科學研究或工作中出謀劃策推動高校管理朝著現代化、規范化的目標前進。

高校外事行政秘書要堅持正確的政治立場，堅持黨的領導，堅持馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想以及科學發展觀，保持高度的紀律性，要嚴格執行黨和國家的涉外紀律和保密原則。行政秘書是高校中十分重要的崗位，外事行政秘書必須加強自身的中英文能力，并拓展自己對世界各個國家和地區的相關知識儲備，不斷增強自己的業務能力和培養禮儀修養，提升日常事務性工作的協調、管理和處理能力，樹立積極的工作心態，以服務意識和創新意識去推動高效管理的人性化、高效化。

參考文獻：

[1]劉愛敏.論高校院系行政秘書的素質要求[J].湖南科技學院學報，2008（10）：190-201.

[2]陳禮明.高校院系行政秘書隊伍現狀與素質提升路徑選擇[D].華中師范大學教育學院，2013（11）：3-6.