辦公自動化視角下的檔案管理探究

摘 要：隨著辦公自動化的不斷普及，檔案管理也向信息化、現代化方向轉變。如何在辦公自動化環境下進行檔案管理，是每一個單位所需要思考的問題。本文以辦公自動化環境下檔案管理的重要性為切入點，針對檔案管理工作中存在的問題進行分析，從而為辦公自動化環境下進行檔案管理提出可行的建議。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；改善措施

目前很多單位檔案管理工作中還存在很多問題，如何在辦公自動化環境之下進行檔案管理是順利運營必須攻克的難題。以目前的情況來看，現在的辦公自動化還未完善，存在著一些漏洞。我們要針對檔案管理中出現的問題進行針對性的改革，改變原有的檔案管理手段，以現代化的電子管理方式促進檔案管理的自動化。

1 目前檔案管理存在的問題

目前，檔案管理工作中存在的主要問題分為兩個方面：第一，對檔案管理工作不夠重視。近年來，我國逐漸加強了對檔案管理工作的重視，然而，一些單位和企業還沒有正視到檔案管理工作的重要性，仍未給予很多關注。眾所周知，檔案管理工作具有一定的隱形性，屬于后臺管理工作，沒有得到有關領導的關注，影響了檔案管理工作的開展。在短期內，檔案管理工作的開展質量和完成，給企業帶來的經濟效益看起來沒有足夠直接的聯系，因此有些領導認為其不會影響其他經濟活動，忽視了檔案管理工作的重要性。然而一旦認識到檔案工作的重要時，短期會加強管理，隨后又敷衍、懈怠。從長遠的發展意義看，檔案管理工作對整個單位的發展具有絕對的保障作用，領導管理者沒有意識到檔案管理工作在經濟發展中的作用，嚴重的影響了檔案管理工作的質量。第二，檔案管理工作基礎不強。健康、有效的實施日常的檔案管理工作最重要的是保證其穩定性。一般來說，正常、規范、有序的環境才會促進企業、單位和個人的穩定發展。檔案管理作為一個基礎性工作，它的穩定直接影響著檔案管理工作的整體質量，具體要保證數據的真實可靠，信息完整。但是在實際操作中，檔案管理工作受到很多限制，被單位列為一個邊緣地帶，工作人員很難穩定工作，導致人員流動頻繁，嚴重影響了檔案管理工作的持續性，檔案管理工作的基礎不強，降低了檔案管理工作的效率。

2 辦公自動化環境下進行檔案管理的重要性及優勢

辦公自動化就是利用電子網絡等現代化手段作為輔助，幫助各政府機關及企事業單位進行相應的檔案資料的管理。原有的檔案管理模式已經不能適用時代發展，辦公自動化等手段的出現就是改革傳統檔案管理的重要舉措，該種手段促進了檔案管理工作的發展，改變了傳統的管理模式，節省了大量的人力、物力和財力，使管理人員不必再花費大量的時間去對相關的檔案資料進行分類、整理。同時，也減少了出錯的概率，提高了管理效率。對推進單位運營的數字化、現代化和電子化改革都起到了良好的促進作用，為其進行相應的管理體制改革、改善管理方式、提高檔案管理人員的職業素養和人文素養都是有重要意義的。

辦公自動化不僅可以有效提升檔案管理工作的效率，還可以實現文檔、文字等信息的共享。以檔案查閱為例，按照傳統的檔案管理模式，當檔案管理者根據查閱者需求提供檔案時，必須要求查找者為其提供具體檢索信息，然后通過書本檢索的方式對案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調閱案卷，這種檔案管理方式不僅程序復雜、耗時耗力而且很難保證其正確性。而運用辦公自動化系統進行檔案管理，能使系統在運行過程中發揮其查找功能，通過人對設備的操作控制實現人與設備的一體化操作，不僅程序簡便、操作快捷，而且極大的提升了檔案管理的效率。在傳統的檔案管理方式中，檔案信息的共享全部依靠手工操作來實現，這就導致檔案內容難以被充分利用。長此以往，檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，不僅會造成資源浪費，而且也難以發揮檔案應有的服務功能。而應用辦公自動化系統進行檔案管理，能使文檔通過計算機網絡技術實現云儲存。這樣一來，無論是在網絡運行狀態下，還是在脫機狀態下，查閱者都能不受時間空間的限制而自由的進行文檔查閱，從而實現文檔、文字等信息的最大化共享。

3 辦公自動化環境下進行檔案管理的建議

3.1 完善檔案管理的人員配備

單位在進行檔案管理時，往往會選用相關人員兼任、輪流值班的方式。這種方式并不能真正地將檔案管理落到實處。為適應辦公自動化的要求，要完善檔案管理工作的人員配備，提高檔案管理人員的管理水平，提升管理人員的職業素養與人文素養，促進檔案管理工作的進一步發展。辦公自動化手段對于檔案管理工作來說還是一個較為陌生的領域，要配備能夠熟練掌握辦公自動化手段的高水平的檔案管理人員，并對現有的檔案管理人員進行專業培訓，使管理人員能夠具備相應的技術知識，熟練的掌握相應的技巧，便于在辦公自動化環境下對相關檔案更好地進行管理。

3.2 規范檔案管理流程，提高檔案管理的安全性

在適應并實現辦公自動化的同時，要重視對檔案的安全保護。在進行檔案管理過程中，要制定相應的檔案管理規范及條例，規范整個檔案的管理流程，運用計算機手段確實可以幫助管理人員提高工作效率，保證檔案管理的實用性與科學性，但是也有潛在的安全風險，所以我們要格外注重檔案管理流程的規范性，注重檔案管理的安全性，在利用辦公自動化管理手段的同時確保檔案信息不能外泄，實現在網絡電子平臺上對檔案管理工作監管的有效性。

3.3 樹立相應的檔案管理意識

單位檔案管理意識薄弱是影響檔案管理工作的最大問題。未能真正重視起對檔案信息的管理，會導致人員配備不齊全、檔案管理流程不規范等現象的發生，所以，當務之急就是要使檔案管理人員及領導樹立起在辦公自動化條件下檔案管理的意識。理解辦公自動化對于檔案管理的重要意義。同時，單位也要對此進行大力宣傳，將檔案管理意識植根于每個人的思想中，因為只有樹立了相應的檔案管理意識，才能更好地利用辦公自動化管理系統來實現檔案管理。

4 結語

在現存的檔案管理過程中，確實還存在檔案管理意識薄弱、管理流程缺少專業性與規范性和相關管理人員配備不完善、職業素養及專業素養較低等問題，對于檔案管理工作來說，改變固有的檔案管理制度勢在必行。我們要利用辦公自動化管理系統等先進手段，促進檔案管理工作向信息化、電子化、數字化和現代化方向轉變，使整個單位重視起相應的辦公自動化檔案管理觀念，完善管理人員配備。通過對檔案管理工作進行整改，促進單位檔案管理的進一步發展。

參考文獻

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作者簡介

張雪松（1986-），男，云南華寧人，本科，畢業于大理學院，助理館員。