企業檔案信息化建設中存在的問題及對策

許琦

摘 要：在全球化、信息化速度不斷加快的今天，企業檔案管理的信息化將會成為今后檔案管理工作的發展趨勢。但是目前我國的企業檔案管理還不算完善，在企業檔案管理的信息化建設方面還有待提高。本文就將對企業檔案信息化建設中所存在的各種問題，以及針對性的解決措施進行詳細闡述，并且對于企業檔案信息化的優點進行了分析，以便為今后相關方面提供一些有用的參考依據。

關鍵詞：企業檔案；信息化；問題；對策

目前我國的信息化、全球化的進程正在不斷的加快，同時，不斷完善和創新的信息技術為我們日常的生活和工作帶來了非常多的便利。而針對目前我國企業檔案管理的情況來看，檔案管理信息化將會成為企業今后檔案管理工作的發展方向。可是現在我國企業檔案管理信息化建設的情形還不容樂觀，這就需要我們采取針對性的措施來加強關于企業檔案管理信息化的建設，以此來提高企業的管理效率，使檔案的作用發揮到最大化。

1 企業檔案管理信息化具有哪些優點

企業要適應當前新形勢的具體要求，努力推廣和應用新的科學技術，提高企業的管理效益，這樣才可以加強轉變經濟發展方式。企業的檔案管理屬于企業管理中的一項重要組成部分。如果企業要提升自身的管理水平，就要全力推進企業的信息化建設，這樣對企業的可持續發展也是十分有利的。企業檔案管理信息化具有以下幾個優點：

1.1 提升企業的核心競爭力

如果加快企業檔案管理信息化的步伐，首先就是要通過企業內部的網絡，進而實現檔案管理的交互性和標準化，打破傳統的各自為戰的局面。以檔案信息標準化為依據，建立目錄級數據庫，還可以對一些檔案的原件進行掃描，使之成為內容豐富的數字化信息資源。在網絡中，每個網絡成員都在發揮著自身的核心作用，技術的共享、費用的分攤，可以把制造和開發的產品迅速推向市場。不僅如此，公共檔案信息的共享，還能夠將原有的競爭關系轉變成為合作共贏的關系，以此來增加企業資源優化配置的范圍，降低風險，最終提高企業的競爭力。

1.2 提高企業的管理效益

效率高是信息技術的一大優勢。企業可以通過檔案管理信息化的數據處理能力，提高企業效率，同時也縮小管理成本。同時，由于信息化程度的不斷加深，企業檔案管理的范圍也在不斷增加，企業檔案的經濟效益也得到了完全的發揮，從而降低了企業的相關成本。

1.3 能夠完善工作流程

計算機正在逐漸取代監控部門的大部分的職能，使決策層和執行層之間的溝通更加方便、及時，這其中變少了管理層。把對等的信息傳遞給企業的各個部門、小組，采取動態管理模式，便可以使信息溝通變得更加及時、順暢，進而降低了協調和監督的成本，加快了決策中心和市場周圍信息間的反饋速度，激發了組織成員的潛能和積極性，使流程化管理的效果凸現出來。

2 企業檔案管理信息化所存在的問題和矛盾

盡管我國目前信息化的發展速度很快，可是受到企業管理者思想觀念和知識閱歷的影響，企業檔案管理信息化發展的并不順利，其中存在著一些問題和矛盾，主要表現在以下的3個方面：

2.1 企業管理者思想存在較為模糊的認識

很多的企業管理者都認為所謂的企業檔案管理信息化，無非就是要把檔案資料輸入到電腦當中，也有一些管理者會因為覺得企業檔案信息化的建設需要投入資金，最終也選擇了放棄。所以信息化的過程和作用就在信息化的推動過程中被逐漸的弱化，而信息化可以讓企業的管理環節變得更加透明，為企業建立一套嶄新的管理體系，能夠重新建立企業的組織結構和生產系統。

2.2 企業檔案管理信息化沒有進行科學規劃

在企業檔案管理信息化的推進過程中，把企業的各種信息資源進行有效的整合和利用，進而為經營管理服務是十分重要的。有一部分的企業檔案管理系統，以及辦公自動化系統是由很多個單一的設計單位所共同建立的，想要每個系統之間的數據提取及共享是十分困難的，這就形成了系統低效運作的情況，企業在制作完信息系統的軟、硬件之后，檔案信息資源還是沒辦法實現有效的對接與共享。

2.3 企業檔案信息化建設水平較低

很多的企業并不具備一直專業的建設隊伍，特別是一些中小企業中，這種現象更為明顯。在企業信息化建設的過程中，很多的軟件公司對企業的特點、流程及管理都比較陌生。有一些企業干脆實行拿來主義，對方案的論證缺少系統的分析，在具體的實施過程中也缺少二次開發的能力，這些都是導致建設信息化系統缺乏實用性和針對性的原因。還有一些企業在進行信息化建設的過程中，由于系統功能求大求全，因此使得企業信息化系統與企業自身的業務流程、管理流程截然不同。不僅如此，人才隊伍短缺、隊伍質量不高，并且對現代化管理以及計算機的高級認知不夠。

3 如何加強企業檔案管理信息化的建設

企業檔案管理信息化建設是一項系統的工程，它需要通過企業檔案信息化管理標準的制定，檔案管理應用軟件的推廣，對電子文件和檔案的管理，最終實現電子文件和檔案的保管，確保電子文件和檔案的完整性、有效性，使局域網絡更加規范化，同時還可以促使企業館藏檔案的數字化。

3.1 加強企業檔案信息化基礎設施的建設

在日常的實踐工作中，企業要為檔案管理的相關部門配備現代化的檔案管理系統，通過科學技術來完善自己，加強管理者的實際操作的能力。檔案信息管理軟件的功能正在不斷的提高，所以對計算機硬件的要求也是越來越高。在檔案的管理方面，可以通過計算機進行檔案的收集、整理和編制工作，還可以對檔案庫房進行管理。除此之外，還可以用于其他不同的檔案工作項目中，使每項工作都可以實現網絡化，最終實現資源共享。

3.2 做好電子檔案信息資源的建設工作

很多的檔案軟件不具備通用性，沒有信息管理的功能。而且企業的檔案部門所使用的的計算機型號并不一樣，因此使得各自開發出來的軟件不能夠相互通用，并且也沒有一個既能夠用于檔案信息管理，又可以進行文件檢索的管理軟件。因為軟件不能相互之間通用，所以也就無法通過計算機來進行信息的管理工作，也不能編制出信息成果，這些都是制約檔案信息電子化不斷發展的主要因素。所以，加強電子文檔資料的歸檔工作，對實現檔案數字化，建立全文數據庫都是十分有利的。但是有很多的企業到目前為止也并沒有一個完整的，可以進行數據交換的檔案系統，檔案的信息系統和網絡建設的形式大相徑庭，并且開發性、服務性、規范性都相對來說較差，滿足不了檔案信息資源共享的要求。想要解決這些問題，就必須加強檔案目錄數據庫的建設工作，使檔案管理系統更加標準化，同時也要注重檔案目錄的輸入和保存。

3.3 加強對檔案信息化人才隊伍的建設

檔案資料的錄入正在逐步邁入數字化的時代，所以就需要對檔案的管理者進行全新檔案管理理念的教育培訓，對于發現的問題要及時解決，這樣才可以提高檔案管理的整體水平。在日常的工作中，檔案管理者要及時進行檔案的歸檔工作，掌握各種信息檢索的方式方法，使日常的檔案管理工作變得更加輕松。

4 結語

企業檔案信息化建設不單單是企業檔案管理的客觀要求，同時還是加強檔案信息服務水平的一條必經之路。所以說，我們一定要加快對于企業檔案的現代化管理的步伐，促進企業檔案管理工作的穩定發展，最終可以實現企業檔案信息化的建設。

參考文獻

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