關于現代檔案整理理念與技術的探討

王海英

摘 要：在檔案形成的過程中，對其進行必要的整理可以更好地使用檔案，其對檔案本身也是十分重要的。在現代檔案整理中也存在許多的管理技術，面對不同的管理技術結合現代檔案整理理念進行必要的分析，不僅可以解決一些在整理過程中可能存在的問題，而且還可以促進檔案整理技術的進步與發展，優化檔案形成的過程，并進一步可以更好的保護檔案。本文以關于現代檔案整理理念與技術的探討為題，展開了一系列的探討與分析。

關鍵詞：檔案整理；理念；技術

進入二十一世紀信息時代以來，在全世界范圍內，雖然傳統檔案實體整理技術已經相當的成熟了，但是面對電子文件的出現，其也遇到了許多無法克服的困難，絕大多數傳統的紙質檔案整理理論與方法，早已無法滿足我國各行業飛速發展以及各部門正常工作的需求。現階段，檔案整理技術已經進入了一個較為多樣化以及最為活躍的變革時代；檔案整理作為檔案管理工作的一個核心環節，其工作水平的高低將直接影響其他檔案管理工作的質量與效率。

1 現代檔案整理理念的認識

做好檔案整理工作，首先要理解以及全面認識檔案整理工作的具體內容與性質，可以準確地確定檔案里包括哪些資料，在整理過程中，哪些資料是需要整理歸檔的，哪些資料是缺少的。因此，檔案整理人員的數量與質量就顯得尤為的重要了。若在某些專業的檔案整理人員，其數量與質量無法保證的話，或者是其檔案整理人員的專業素質無法保證的話，則將很難確保其檔案整理工作可以高質量以及高效的完成。

其次還要規范檔案整理工作，完善其檔案整理制度，基于傳統的檔案整理方法，選擇合適的檔案整理方法，努力形成一個較為規范、標準、科學的檔案整理操作手冊。端正檔案整理工作態度，提高檔案整理意識，將檔案整理工作依章程進行，杜絕出現隨意性的情況發生。再有效地結合計算機技術、信息技術以及數字技術，合理搭配人員，接收一些新技術，努力使檔案整理更加的規范、科學、合理。

通常情況下，傳統的紙質檔案整理工作主要是通過某些固化的文件排序，去維護其檔案文件之間的相互關系的，利用文件等一些實體性的排列方式，將各檔案文件之間的某種歷史聯系進行反映。而現如今，隨著在檔案整理工作中應用與發展計算機信息技術，對全新的電子檔案整理工作，相關的檔案整理人員認識有了較為新的突破，其已不能僅僅是通過物理方法的排序將電子檔案文件進行排序，從而進一步地反映出電子檔案文件之間的某些歷史聯系，所謂的物化檔案整理方法，現如今已無法派上用場。由于，在計算機中，電子檔案文件的存儲是依據其計算機本身的邏輯算法所決定的，無論相關工作人員后期對電子檔案文件采用何種檢索方法重新排序，都不會改變其電子檔案文件的原始存儲位置。所以便衍生了一些例如利用一些符號，虛擬排序某些電子檔案文件的整理技術，將電子檔案文件之間的某些相互關系，通過邏輯去記錄。

2 現代檔案整理工作的現狀

（一）檔案整理缺乏合適的方法

現如今，由于絕大多數的檔案整理工作者缺乏科學、正確的整理方法，這便會導致其嚴重質疑檔案整理工作的重要性。現階段存在一大部分的企業，他們的檔案整理方法仍然是按照之前的老辦法、老思想而進行整理的，依然沿襲著傳統的整理辦法。導致了其檔案整理工作出現了較為落后的情景，根本無法跟上現代社會信息發展的步伐。傳統的檔案整理工作缺少數字化、信息化的管理，缺少高效的專業整理知識與辦法。另外，絕大多數企業的領導認為，檔案整理不需要進行專門管理，就是一般的工作，往往只會安排一兩個人進行相關的看管。

（二）檔案整理意識薄弱

在絕大多數的企業與政府部門中，檔案整理工作往往是所有日常工作的一個最后環節，是最不受重視、也最不起眼的工作，這便造成了檔案整理工作成績不好，工作不被人們重視的現象。在企業里有相當數量的員工以為檔案整理工作只是單一的體力勞動，沒有什么技術含量，根本也不休投入過多的物力、人力進行相關的管理；甚至還有一些人，他們以為檔案整理工作意義不大，存有一定的抵觸心理，認為這個工作僅僅是勞民傷財，這些不科學的認知，導致了相關領導并沒有充分認識到檔案整理的重要性，使得檔案整理工作的推進更加困難。

3 現代檔案整理技術的探析

（一）元數據檔案整理技術

元數據檔案整理技術是一種較為科學、先進的檔案數據整理技術，在檔案整理發展的過程中，其提出的時機是在電子檔案出現后，其理論基礎與前提是生命周期理論，其是西方檔案界針對檔案整理技術所作出的一個重大地進步與突破，其實踐的基礎與前提是文檔是一體化。

最初文件生命周期理論是依賴于剛剛出現的文件中心理論發展而來的。在當時文件中心理論可以將文件管理與檔案管理看成一個互相統一的文件系統，是一種較為新型的文件保管機構；其還可以將相互間銜接與連續的工作程序，通過某種相同的工作制度與工作方法進行控制。

利用計算機技術，元數據檔案整理可以成功地將電子文件轉化為電子檔案，在現代的網絡環境下，在西方檔案界已經成為進行電子文件整理的一個關鍵技術。由于元數據檔案整理技術的核心是檔案元數據集，具備某些特殊的實踐背景與實踐條件，就現階段我國的科技發展水平與檔案管理事業的發展狀況來看，在短時間內無法對我國的檔案數據進行統一、完整的管理，并不是我國檔案管理的一項主要技術。

（二）非元數據檔案整理技術

由上文可知，由于元數據檔案整理技術具有一定的特殊條件與特殊背景，因此很難在較短的時間內，成為我國現代檔案整理的一項主流技術，非數據檔案整理技術便應運而生。非元數據檔案整理技術與元數據檔案整理技術都屬于現代檔案整理技術。

非元數據檔案整理技術包括了雙套制的檔案整理技術、不同載體的混合檔案整理技術、傳統的實體檔案整理技術以及以件為單位的檔案整理技術。在很大程度上，非元數據檔案整理技術是對我國傳統檔案整理方法與技術的延續，其不需要以來元數據集，可以完全脫離網絡環境，不需要實現文檔的一體化，與我國的檔案管理理論與實踐具有較好的匹配性與統一性，可以為我國重新認識電子文件、電子檔案以及整理電子文件提供了一個嶄新的角度。在利用非元數據檔案整理技術進行檔案整理的時，其主要是將檔案歷史聯系整理與檔案實體整理進行了有效的分離，在我國現代數據檔案整理技術中，具有十分重要的位置。

在非元數據檔案整理技術發展的過程中，其不僅在整理原則方面取得了較大的發展，而且還對檔案歷史聯系實現了多元化。但在其發展過程中，仍然存在著某些無法避免的問題。面對這些問題，只有進行更為透徹、更為清晰地分析，才可以形成檔案信息，實現檔案整理技術的發展，更好地促進非元數據檔案整理技術的發展，確保人們可以對其檔案進行更好的綜合利用。

4 結語

綜上所述，隨著經濟與社會的不斷發展，在檔案整理工作應用了互聯網技術與計算機技術，使得檔案整理工作逐步走上了數字化、信息化以及現代化的道路。在社會各行業以及政府機關內部應用電子檔案進行檔案整理工作，不僅可以為其提供更為優質的檔案信息資源，而且還進一步推動了我國檔案整理工作向著信息化與現代化的方向發展。

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