論對高校人事檔案管理的若干思考

李娟

人事檔案是人才信息的重要載體，它能反映個人經歷，學識學歷，工作情況，個人表現和行為軌跡，是知人善任，選賢舉能的重要依據。本文主要闡述了高校人事檔案管理的內容，以及對目前高校人事檔案管理的幾點思考，并提出一些改進措施。

1 高校人事檔案管理的內容

“人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經歷、德才水平和工作表現的，以個人為單位保存備查的各種人事材料”高校人事檔案是記錄教職工個人經歷、思想作風、學位學歷、工作表現、獎勵懲罰等原始文件材料，是教學、科研、職稱評定、考核干部、選人用人的重要依據。高校人事檔案管理的主要內容有以下幾點：

首先，保管好人事檔案，做好人事檔案的安全、保密以及保護工作，為高校人事工作積累檔案史料；其次，不斷的接收、核對、整理人事檔案材料，按照中央組織部下發的《干部檔案整理細則》整理檔案，為提供檔案的查詢利用工作做好基礎；再次，提供查詢利用服務，辦理人事檔案的查詢、借閱、轉遞工作，做好人事檔案的統計和數據分析工作；最后，運用計算機科學等現代化管理技術，進行檔案的數字化應用，不斷促進人事檔案信息資源的開發與利用工作。

2 高校人事檔案管理中存在的問題

2.1 高校人事檔案數量大，但管理人員配備不足

中組部《干部檔案工作條例》中明確規定：“每管理一千人的檔案需配備1名專職干部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員”。這一規定在干部檔案工作比較規范的各省、市委組織部勉強能夠做到，在高校很難實現。隨著我國高等教育大眾化時代的到來，高校在校生的規模，少則萬人，多則幾萬人。在校大學生人數的激增，導致教職工人數也逐年增加，從幾百人到幾千人，甚至到萬人以上不等（含退離休人員），人事檔案數量急劇增加，檔案管理人員配備不足的矛盾十分突出。試想，一個保管幾千甚至上萬份人事檔案的機構，僅每年的材料入檔任務就十分艱巨，如果人員配備不足，很難開展其它業務工作。

2.2 對檔案管理工作重視程度不足，經費投入不夠

領導重視是做好檔案工作的前提，領導支持是做好檔案工作的基礎。目前，不少高校的決策層對檔案管理工作認識不足、重視不夠，沒有把檔案工作擺在應有的位置。主要體現在：隨著高校改革的不斷深化，高校各部門均實行定編、定崗，緊縮辦公人員，致使檔案人員處于地位不高、責任不輕、難度不小的地位，嚴重影響了檔案工作的開展。檔案經費投入不足致使辦公條件不適應工作需要，特別是庫房、辦公、查閱沒有實行三分開。檔案現代化及檔案保護設施配備不全。沒有做到“六防”，即沒做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。

2.3 檔案管理方法傳統，管理水平較為落后

人事檔案管理，在高校的管理工作中相對于其他部門的發展水平，還處于較低的層次，這主要表現在兩方面：一方面，人事檔案管理隊伍素質偏低，且很不穩定。人事檔案管理人員大多都沒有參加過業務培訓，且檔案管理工作者中很多人是身兼數職，對于檔案工作一般只是兼管，根本無暇顧及檔案管理。同時，有些人事檔案管理員調動頻繁，導致人事檔案管理隊伍不穩定，是造成檔案管理工作難以前進的主要原因。另一方面，目前高校人事檔案收集、編研工作仍停留在傳統的手工層面上。雖然各高校人事檔案管理部門已經配備了計算機等設備，但使用范圍仍局限于文檔目錄著入等極少數的工作，而諸如檔案的收集、整理、歸類、編目等工作依然依靠手工，由此造成書寫速度慢，工作量大，最終嚴重制約了人事檔案的收集和開發利用。

2.4 人事檔案管理的科學化、信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，在高校中很多行政教學工作都廣泛采用信息技術來提高工作效率和提高教學質量的同時，人事檔案管理工作似乎始終游離在信息化的浪潮之外，還停留在打字、打印目錄等最基本的計算機操作上，嚴重制約了檔案管理工作的高效和優質，很多高校就是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

3 高校人事檔案管理的改進措施

3.1 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設

人事檔案工作是一項量大且政策性和業務性較強的工作，它集服務性與保密性于一體，因此，各級組織人事部門不僅適當增加檔案管理人員的人數，更要注意加強干部檔案工作隊伍的建設，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。檔案員要勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業建功立業。

3.2 提高重視程度，加強資金投入

要做好高校人事檔案管理工作，單位領導應高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。要加大資金投入，高校檔案管理部門要積極爭取領導的支持，做好檔案管理設施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。

3.3 與時俱進，加快檔案管理現代化

在進入信息時代的今天，檔案管理工作面臨許多新情況、新問題、新任務，如果不在創新中求發展，就會老化、僵化，跟不上時代前進的步伐。因此，要樹立創新意識，實行規范化管理，使高校人事檔案的管理更加科學化、規范化、信息化，增強人事檔案的實效性和生命力。要實現檔案管理人員的管理技術更新，定期舉辦人事檔案知識與技能的培訓班，通過培訓，使兼、專職人事檔案員的專業水平普遍得到提高，使其所管理的人事檔案在高校發展中發揮更大的作用。利用計算機技術，實現檔案管理的現代化。隨著現代科學技術的不斷發展，高校人事檔案管理要加強利用高科技管理手段，加大現代高科技裝備的投入，搞好計算機人事檔案數據庫管理，完成對于可提供信息的由被動服務向主動服務的轉變，為用戶提供方便、快捷的服務，以適應人事檔案管理現代化的需要。

3.4 加快高校人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案管理工作是一項很重要的信息資源管理工程，加快學校人事檔案信息化建設，首先要從全局高度深刻認識加強學校人事檔案信息化建設的意義。其次，要整合學校人事檔案資源，分階段、分層次建立共享機制。再次，要切實提高人事檔案工作隊伍的計算機應用能力，對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

參考文獻

[1]華林，檔案管理學新論，中國社會科學出版社，2010.3，第28頁。