基于崗位評價機制的軍用實驗室管理模式

李 珂，郭曉冉，劉海濤，毛向東

(軍械技術(shù)研究所，石家莊 050000)

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基于崗位評價機制的軍用實驗室管理模式

李 珂，郭曉冉，劉海濤，毛向東

(軍械技術(shù)研究所，石家莊 050000)

針對軍用實驗室管理中普遍存在的重文件、輕實際，質(zhì)量管理流于形式等問題，依據(jù)國際國內(nèi)相關(guān)標準，結(jié)合工作實際，運用系統(tǒng)分析法探討了環(huán)境測試實驗室管理的重點，提出了一種基于監(jiān)督報告的崗位評價機制，并在此基礎(chǔ)上建立了一種量化打分的獎懲制度，將該制度試用于某軍用環(huán)境測試實驗室后，該實驗室的各項質(zhì)量目標完成情況均有明顯改善，由此證明體系文件的水平并不能代表實驗室的實際管理水平，實驗室應(yīng)基于實際情況建立相應(yīng)制度保證質(zhì)量體系文件落實。

實驗室；質(zhì)量管理體系；系統(tǒng)分析法；崗位評價機制

軍用環(huán)境測試實驗室是檢測裝備環(huán)境適應(yīng)性的場所，其產(chǎn)品(報告)質(zhì)量直接關(guān)系到裝備的戰(zhàn)斗力。目前，軍用環(huán)境測試實驗室管理的主要依據(jù)是GJB2725A—2001《測試實驗室和校準實驗室通用要求》，但由于GJB2725A是通用要求，條款描述比較簡潔，直接用于環(huán)境測試實驗室時，有些內(nèi)容不好把握，導(dǎo)致實驗室的質(zhì)量管理人員將主要精力投入到了質(zhì)量管理體系文件的建立和完善上，質(zhì)量管理流于形式[1]。近年來，部分研究人員將系統(tǒng)分析等方法引入實驗室管理，提高了質(zhì)量管理的有效性[2-4]，這說明實驗室的管理要依據(jù)(但不能局限于)相關(guān)法規(guī)和標準，應(yīng)該從實際工作出發(fā)，探討更具有操作性的管理模式。

1 系統(tǒng)分析法確定實驗室管理重點

1.1 實驗室管理重點要素

由于實驗室管理具有集合性、層次性、相關(guān)性、目的性、環(huán)境適應(yīng)性、整體性等特征。因此，可以用系統(tǒng)分析法對其進行分析。從集合論的角度看，實驗室的質(zhì)量系統(tǒng)S一般可歸納為[3]

S={M、D、P、H}

(1)

式(1)中：M為實驗室所有產(chǎn)品的集合(報告集)；D為質(zhì)量體系中所有文件的集合，包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及各類記錄；P為與質(zhì)量有關(guān)的所有管理、技術(shù)和操作崗位人員的集合(崗位人員集)；H為產(chǎn)品實現(xiàn)過程中所需的設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)施、原料等的集合(硬件集)。

由式(1)可知，文件、人員以及設(shè)備設(shè)施等硬件管理與實驗室報告的質(zhì)量密切相關(guān)，是實驗室管理的重點。

1.2 實驗室管理中各要素之間的關(guān)系

質(zhì)量系統(tǒng)各要素之間有機聯(lián)系，并存在特定的層次結(jié)構(gòu)，不同的層次之間存在著動態(tài)的信息流和物質(zhì)流，構(gòu)成了系統(tǒng)的運行特征[5]。

圖1為某軍用環(huán)境測試實驗室試驗工作流程圖，由圖1可以看出，管理人員、技術(shù)人員和操作人員之間通過一定形式的職權(quán)分配和信息交流形成了系統(tǒng)的運行，文件是人員職權(quán)分配的依據(jù)和信息的承載體，設(shè)備設(shè)施是保障工作實施的必要條件。

圖1 某軍用環(huán)境測試實驗室試驗工作流程

2 實驗室重點要素管理模式探討

2.1 文件與實際管理工作結(jié)合的問題

體系文件(包括質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書3個層面)是實驗室的“法律”，應(yīng)印發(fā)至實驗室所有人員使其能正確履行自己的義務(wù)。但實際執(zhí)行過程中由于各種客觀原因，部分人員職責(zé)不能保證落實到位，體系文件的水平不能代表實驗室的真實管理水平。

經(jīng)分析，主要原因在于[6]：

質(zhì)量監(jiān)督員工作經(jīng)驗、溝通技巧不足，對工作的規(guī)劃不合理，工作方法不到位，工作的計劃性不強、隨意性大；監(jiān)督員和審核員的權(quán)限不夠，對其工作中提出的問題不能及時得到改正，監(jiān)督、審核工作達不到預(yù)期的效果；對監(jiān)督、審核結(jié)果缺乏有效的匯總、分析、評價和使用。審核過程無記錄，監(jiān)督記錄過于簡單，無法為質(zhì)量體系改進提供依據(jù)。

針對上述問題，應(yīng)做好以下研究：

1) 在人員定崗方面嚴格把關(guān)。大家普遍對監(jiān)督員的職責(zé)和權(quán)限缺乏正確的認識，GJB2725A中也沒有對其進行特別強調(diào)，只說“監(jiān)督人員由熟悉測試、校準或檢定方法和程序并知道如何評定測試、校準或檢定結(jié)果的人員擔(dān)任[7]”，事實上這個崗位需要一定的權(quán)威性，原則上應(yīng)安排實驗室技術(shù)水平較高的人員擔(dān)任。

2) 用制度保證監(jiān)督員和審核員的權(quán)威性。建立一種基于監(jiān)督報告和審核報告的評價機制，采取適當?shù)莫剳痛胧员ＷC監(jiān)督員和審核員提出的問題得到及時響應(yīng)。

3) 加強對監(jiān)督、審核結(jié)果的評價和利用。管理評審輸入要將監(jiān)督員和審核員的年度工作報告作為一項重要內(nèi)容，給出合理性評價并針對提出的問題給出應(yīng)對措施，確保監(jiān)督、審核工作真正起到作用。

2.2 人員培養(yǎng)、使用和評價問題

所有人員必須持證上崗，其中四類人員必須由管理層進行資質(zhì)確認，并有實驗室最高領(lǐng)導(dǎo)的正式授權(quán)：一是專用設(shè)備的操作人員；二是從事特定類型的抽樣、測試、校準或檢定工作的人員；三是評價試驗結(jié)果、提出意見和解釋的人員；四是簽發(fā)報告和校準證書的人員[8]。

證件和授權(quán)只是形式上的資質(zhì)確認，實際工作能力才是保證資質(zhì)的核心。因此，每個崗位都應(yīng)有長期培養(yǎng)目標和年度培養(yǎng)計劃，通過不斷學(xué)習(xí)新技能提高實際工作能力，以適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境[9-10]。每次培訓(xùn)后都應(yīng)對培訓(xùn)效果進行評價，主要以實際工作能力、監(jiān)督記錄等為評價依據(jù)，而不是以培訓(xùn)證書作為評價依據(jù)。

為保證體系文件的落實效果，可建立一種基于客觀證據(jù)(監(jiān)督報告和審核報告)的崗位評價機制，對各崗位工作進行量化打分，以促進各崗位職責(zé)有效履行。可按如下步驟建立崗位評價機制：

1) 明確質(zhì)量體系涉及的產(chǎn)品。比如，某軍用環(huán)境測試實驗室的測試項目有高溫、低溫、濕熱、振動、沖擊、跌落、鹽霧，那么該實驗室質(zhì)量體系涉及的產(chǎn)品集M就應(yīng)包括M1高溫試驗報告、M2低溫試驗報告、M3濕熱試驗報告、M4振動試驗報告、M5沖擊試驗報告、M6跌落試驗報告和M7鹽霧試驗報告7類。即：

M={Mi|i=1，2，…，7}

(2)

2) 分解質(zhì)量目標，明確崗位職責(zé)。分析每類產(chǎn)品Mi的特點及質(zhì)量要求等，結(jié)合實驗室的組織結(jié)構(gòu)，明確所有與此類產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的崗位設(shè)置Pi，將產(chǎn)品質(zhì)量總目標細分成若干具體工作要求，落實到崗位人員，形成程序文件Di。

Mi={Mij|j=1，2，…，n1}

(3)

Pi={pj|j=1，2，…，n2}

(4)

Di={dj|j=1，2，…，n3}

(5)

其中，Mij為產(chǎn)品集Mi中的第j個產(chǎn)品；pj為崗位人員集Pi中的第j個崗位；dj為程序文件集Di中的第j個程序。

3) 結(jié)合具體產(chǎn)品進一步明確和細化質(zhì)量文件。根據(jù)Mij的復(fù)雜程度和顧客的要求列出要執(zhí)行的程序清單Dij和涉及的崗位人員Pij。

Dij={dj|j=1，2，…，n3′}

(6)

Pij={pj|j=1，2，…，n2′}

(7)

Dij是式(3)中Di的選用和細化，通常情況下，n3′≥n3，Pij是式(4)中Pi的子集，n2′≤n2。

4) 結(jié)合具體產(chǎn)品建立質(zhì)量文件集和崗位人員集的關(guān)系。每個崗位可能會對應(yīng)一個或多個程序，但每個程序一定只對應(yīng)一個崗位，這樣就能保證崗位職責(zé)非常明確。要做到這一點，上一個步驟中的Dij要足夠細化。Dij和Pij的關(guān)系如表1所示：

表1 質(zhì)量文件集和崗位人員集的關(guān)系

5) 根據(jù)工作的難易程度為每個程序賦予一定的分值，結(jié)合監(jiān)督報告和審核報告給每個崗位打分。例如，程序d1，d2，…，dn對應(yīng)的分值依次為q1，q2，…，qn；p1對應(yīng)的程序文件有d1、d3、d6，其中，在完成d1所描述的工作后被監(jiān)督員指出了不符合項，則

Q1ij=q1*0+q3*1+q6*1

(8)

式(8)中，Q1ij為在完成產(chǎn)品Mij過程中崗位p1的現(xiàn)場得分。年終總結(jié)時，最高管理者根據(jù)每個產(chǎn)品Mij的相對復(fù)雜程度為該任務(wù)賦予一個權(quán)重系數(shù)Zij，那么p1在該任務(wù)中的最終得分為

(9)

崗位p1全年所有任務(wù)中的最終得分之和即為該崗位的年度總得分：

(10)

式(10)中，m為該實驗室的產(chǎn)品種類數(shù)，n為某類產(chǎn)品該年度實際產(chǎn)品數(shù)，i取不同值時，n也會不同。

2.3 設(shè)備設(shè)施管理中的費效平衡問題

實驗室的管理和試驗實施都涉及費用和效能的平衡問題，下面主要從設(shè)備管理、試驗順序確定、中斷處理3個方面舉例說明：

首先，通過合理的設(shè)備管理方案保證日常管理的性價比。為了保證試驗設(shè)備的完好率，所有設(shè)備應(yīng)安排專門人員進行維護保養(yǎng)、定期進行檢定(或校準)、核查并完善設(shè)備檔案。其中，日常維護和定期檢定(或校準)是必須做的，期間核查僅在有必要時進行。確定是否需要進行核查主要參考以下信息[8]：設(shè)備檢定/校準周期，長的要核查；歷次檢定或校準結(jié)果穩(wěn)定性差的要核查；質(zhì)量控制結(jié)果，較差的要核查；設(shè)備使用頻率，高的要核查；設(shè)備維護不及時的要核查；設(shè)備操作人員資歷淺的要核查；環(huán)境不穩(wěn)定的要核查；設(shè)備使用范圍變化大的要核查。

例如，在有空調(diào)的室內(nèi)使用的高低溫、振動、沖擊等設(shè)備，如果歷次檢定結(jié)果比較穩(wěn)定，使用頻率不是特別高，在保證日常維護的情況下只要每年檢定一次就可以了，不需要每次都做期間核查，增加不必要的成本。此外，合理控制環(huán)境條件。既要滿足實驗需要，又不能對環(huán)境要求過高，增加不必要的成本。

其次，通過合理設(shè)計試驗順序保證環(huán)境試驗的性價比。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是用于研究的試驗，或者復(fù)雜的、數(shù)量少的、昂貴樣品的定型試驗，應(yīng)先進行對產(chǎn)品破壞性小的環(huán)境試驗，后進行破壞性大的環(huán)境試驗，這樣可以用較少的樣品獲得較多的數(shù)據(jù)；為了檢驗設(shè)計的有效性，應(yīng)先進行最嚴酷的試驗，這樣若前面的試驗通不過，就沒有必要進行后面的試驗，以節(jié)省時間和費用。二是先做成本低的試驗，后做成本高的試驗。例如鹽霧試驗、霉菌試驗和濕熱試驗等由于時間長、耗費大、往往放在最后。這樣，若前面的試驗未被通過，就可省去后面的試驗。

最后，通過試驗中斷的合理處置保證環(huán)境試驗的性價比[11-13]。現(xiàn)以溫度試驗為例予以說明：

1) 若試驗中斷期間，試驗條件仍保持在允差范圍內(nèi)，不構(gòu)成一次中斷。例如低溫貯存試驗，要求試驗箱保持溫度 -40 ℃±2 ℃，如果期間出現(xiàn)短時間斷電，試驗箱內(nèi)溫度仍保持在-42 ℃至-38 ℃，則不需要修改試驗持續(xù)時間。

2) 當試驗條件低于允差下限時，應(yīng)從低于試驗條件的點重新達到規(guī)定的試驗條件恢復(fù)試驗直至結(jié)束。例如低溫貯存試驗，要求試驗箱保持溫度-40 ℃±2 ℃，如果期間出現(xiàn)較長時間斷電，恢復(fù)供電時試驗箱內(nèi)溫度已高于-38 ℃，則應(yīng)將箱內(nèi)溫度降至目標溫度繼續(xù)試驗，期間箱內(nèi)溫度高于-38℃的時間段不計入試驗時間。

3) 出現(xiàn)試驗中斷時，最好停止試驗，用新試件重新試驗。一些特定情況也可不更換試件，但要經(jīng)過嚴格的技術(shù)確認并得到委托方的認可。具體情況GJB150.1A《軍用裝備實驗室環(huán)境試驗方法通用要求》中已有詳細說明[12]，這里不再贅述。

3 應(yīng)用效果驗證

為了驗證這種基于監(jiān)督報告和評價報告的崗位人員評價機制對實驗室質(zhì)量管理體系的落實是否能起到明顯的改善作用，于2016年將本方法在某軍用環(huán)境測試實驗室試運行了1年，并與該實驗室2016年和2015年的質(zhì)量目標完成情況做了對比，結(jié)果如下(表2)：

表2 質(zhì)量目標完成情況對比

試用結(jié)果表明：在實驗室體系文件和崗位人員均無明顯變動的情況下，實驗室管理過程中運用崗位評價機制可有效促進體系文件的落實。

4 結(jié)論

實驗室要保證試驗報告的質(zhì)量，就要推動質(zhì)量管理體系的有效運行，將重點放到人員與設(shè)備的管理上，建立相關(guān)制度以保證監(jiān)督和審核工作落實。本文提出的基于崗位評價機制的實驗室管理模式，實用性較強，在某軍用環(huán)境測試實驗室的試用結(jié)果表明：實驗室管理過程中運用崗位評價機制可有效促進體系文件的落實，提高質(zhì)量目標完成水平。由此說明，實驗室管理不應(yīng)該局限于現(xiàn)有法規(guī)標準和體系文件的規(guī)定，而應(yīng)該立足于實驗室的客觀情況，結(jié)合實際制定一整套切實可行的制度，以促進體系文件的落實。

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(責(zé)任編輯 唐定國)

Laboratory Management Model Based on Post Evaluation Mechanism

LI Ke， GUO Xiaoran， LIU Haitao， MAO Xiangdong

(Ordnance Technology Institute, Shijiazhuang 050000, China)

During the implementation of laboratory quality management, more attention was focus on documents rather than actual result, and quality management becomes a mere formality. Point at this problem, according to relevant standards and practical work, based on systematic approach, key elements of laboratory management was discussed. Post evaluation mechanism based on supervision report was proposed and quantitative scoring system was set up. This management model was used in a military environmental testing laboratory, and quality objectives were better finished. Thus it proves that laboratory management documents can not accurately reflect the actual management, and adaptive system must be set up to ensure the effective implementation of the quality management system.

laboratory; quality management system; systematic approach; post evaluation mechanism

10.11809/scbgxb2017.07.023

2017-03-12；

2017-04-10

李珂(1984—)，女，碩士，工程師，主要從事環(huán)境試驗技術(shù)研究。

format:LI Ke，GUO Xiaoran，LIU Haitao，et al.Laboratory Management Model Based on Post Evaluation Mechanism[J].Journal of Ordnance Equipment Engineering,2017(7):102-106.

F253.3

A

2096-2304(2017)07-0102-05

本文引用格式：李珂，郭曉冉，劉海濤，等.基于崗位評價機制的軍用實驗室管理模式[J].兵器裝備工程學(xué)報，2017(7):102-106.