交通運輸部門檔案管理中信息化建設的思考

李學艷

【摘要】本文首先分析論述了關于信息化建設在交通運輸部門檔案管理中的重要意義，然后重點概括了有關信息化建設的主要內容，并且通過其他領域的檔案管理經驗，制定出了加快交通運輸部門檔案管理信息化建設的可行性辦法，其中從建立檔案網絡管理系統和檔案的安全管理等方面給出了一定的建議。

【關鍵詞】交通運輸部門 檔案管理 信息化建設

當前世界網絡信息化迅速發展，很多個領域都涉及到檔案的管理，同時檔案管理也開始朝著信息化的方向發展，而交通運輸管理部門也應積極學習檔案信息化管理的辦法以促進交通運輸業的發展。交通檔案的真實性和可靠性是檔案的兩個重要屬性，施行檔案的信息化建設，可以使這兩大屬性得到更好的保障，雖然現今交通運輸部門檔案信息化管理還處于開始階段，但是通過學習和借鑒外界的經驗，同時對適合自身的信息化管理辦法進行不斷的探索，就可以逐步實現對交通運輸部門的檔案實現網絡信息化管理。

一、實現檔案信息化建設的重要意義

檔案的信息化管理有別于傳統的管理模式，利用信息化管理辦法，可以對非常龐大且復雜的檔案數據進行有效、可靠的管理，信息化管理模式可以對檔案進行快速、準確的分類，在需要查閱檔案時可以進行快速、精準查找，不僅提高的工作的效率，同時也降低了工作的錯誤率。由于信息化管理辦法依托于網絡技術，除了對檔案的保存和操作更加方便之外，還大大降低了運營成本，并且其創造的效益相較于以往傳統的檔案管理方式也大大提高，交通部門檔案管理信息化建設是科技發展的產物，也是現代社會發展的必然趨勢，如果現在不重視信息化建設，那么必定會被時代所淘汰，所以進行交通部門檔案管理的信息化建設對于交通行業的發展都有巨大的意義。

二、檔案信息化建設的主要內容

（一）檔案的基礎建設

由于檔案的信息化建設依托于網絡技術，所以要把加快局域網的建設放在首位，這也是所有工作的基礎，通過計算機上軟件和硬件的開發來實現對檔案進行管理的目的，構建完整的網絡體系以確保對檔案信息的存儲和傳輸。

（二）檔案的數字化建設

通過有效的手段將傳統的檔案信息轉變為電子信息，并將檔案信息通過分類等方法進行存儲，為了以后便于檔案的管理和查閱，必須建立完整、準確的檔案查找電子目錄，這也是數字化建設的必要手段，最終使檔案信息實現數字化管理。

（三）檔案信息安全保障建設

相對于傳統的紙質版檔案，數字化檔案信息將會面臨新的安全威脅，在首要保證檔案信息的真實性和可靠性之外，還必須建立網絡安全防護墻，避免檔案信息遭受到病毒或外來人員的惡意入侵，為做到對檔案信息的安全防護，還應該建立一支專業的信息化保障隊伍，通過技能培訓使工作人員對業務更加熟悉，同時也可以做好對檔案信息的安全保障工作。

三、實現檔案信息化管理建設的辦法

（一）檔案管理網站的建設

檔案信息的查詢必須通過一個可視化窗口，那么就應該建立一個相應的交通檔案信息管理網站，不僅可以實現對檔案的存儲，客戶也可以通過網絡瀏覽器對需要的檔案信息進行實時的查詢，了解到有關交通運輸資料的最新信息，客戶可根據關鍵詞進行信息的檢索來實現對所需信息的快速準確查詢，另外在網站上設立專門的人工咨詢窗口以便對客戶提供問題的解答或者其它的幫助；為保證網站的正常運行，應盡量采用國內外較為先進、成熟的軟硬件設備，不僅可以吸引更多的客戶加入，也對檔案信息化管理的正常運營提供了保障。

（二）檔案信息的規范化建設

交通運輸部門的檔案信息管理也應遵從一定的標準和規范，也可與自身實際情況相結合，建立起適合自己發展的標準規范體系，在之后的發展運營當中不斷的查漏補缺，將標準體系不斷進行完善；檔案內容的格式和存儲也應遵從國家的統計標準，另外兼顧檔案信息存儲的快捷性和高效性，利用開發使用的軟硬件實現對檔案信息的安全管理；對于已經在網站進行存儲的電子信息，為避免遭人修改，可將文件的格式進行相應的設定，從而保證檔案信息的真實性，這些存儲的電子文件需與紙質文件具有同等的效益。

（三）創新檔案管理辦法

公路工程作為交通運輸部門檔案管理資料中的一大方面，而公路工程資料眾多，管理較為復雜，為合理安排管理資源，避免出現管理資源浪費的情況，必須采取合理的辦法對這種類型的檔案資料進行管理，從而促進交通檔案管理的全面發展。

（四）檔案管理人才資源的培養

在當代信息化發展的潮流下，要主動培養出一批具有高素質的專業技術人才隊伍，在擁有先進軟硬件的基礎上，使這些技術人才能夠對這些資源進行充分的利用；檔案管理人員要主動去學習先進的技術管理經驗和現代化的技術管理手段，要勇于面對工作中出現的一系列問題，并及時通過研究找到解決問題的辦法。

四、結論

如今信息化管理方式已被運用到各個行業中，信息化管理在一定程度上提高了管理質量，同時使管理效率大為提升，信息化管理可以保障檔案信息的真實性和可靠性，所以交通運輸部門也應積極開展歲檔案信息化建設的工作，在創建新的檔案信息管理方式的同時，不斷完善檔案管理的要求規范，并積極培養相關技術管理人才，以更高效、安全的方式對交通運輸部門的檔案信息進行管理，促進交通運輸行業的長足進步與發展。

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