淺談學(xué)校人事檔案收集與整理工作

曾艷

摘要：近年來(lái)隨著人事制度改革的不斷深化，人事檔案工作面臨著許多新情況、新問(wèn)題，切實(shí)按照規(guī)定做好人事檔案收集與整理工作，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案整理進(jìn)行協(xié)助，對(duì)于調(diào)動(dòng)單位各類人員的工作積極性，全面高效配合團(tuán)隊(duì)各部門的目標(biāo)任務(wù)，促進(jìn)單位和諧快速發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；收集整理范圍；必要性

中圖分類號(hào)：G632 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1672-1578（2017）07-0021-01

收集與整理人事檔案并進(jìn)行科學(xué)管理是檔案部門取得和積累檔案的一種手段，是做好檔案業(yè)務(wù)工作的基點(diǎn)，是其重要的組成部分。收集和整理人事檔案可以為黨、政、軍等機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理，提供證據(jù)和查詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問(wèn)題。因此有必要認(rèn)真嚴(yán)肅的對(duì)待人事檔案收集整理工作。

1.收集工作的原則

《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》明確規(guī)定：“干部人事檔案材料收集歸檔，要本著實(shí)事求是的原則。著重收集反映干部政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平、工作實(shí)績(jī)等材料充實(shí)干部檔案，有效地為干部人事工作服務(wù)，為人事決策服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。”同時(shí)，收集檔案材料，還受國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)的保護(hù)和監(jiān)督。

2.收集工作的種類

收集工作分普遍收集與定向收集兩種。

普遍收集是指干部檔案管理部門對(duì)實(shí)際工作中批量產(chǎn)生的干部檔案材料，集中力量來(lái)進(jìn)行收集。如統(tǒng)一布置填寫的《99干部履歷表》，調(diào)整工資的晉升工資審批表、崗位變動(dòng)審核表、崗位工資變動(dòng)存檔表及《事業(yè)單位工作人員年度考核表》等，可通知限定日期上交。

3.收集材料的范圍及途徑

干部人事檔案材料收集的范圍，是指干部人事工作和其他工作中形成的應(yīng)歸檔的干部檔案材料。反映一個(gè)干部社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的材料是多方面的，但并不是所有的材料都要?dú)w于干部個(gè)人檔案，有的屬于文書檔案或其他專業(yè)檔案的歸檔范圍。干部檔案材料的收集有明確的范圍。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，反映干部政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平、工作實(shí)績(jī)等材料就是干部人事材料的收集范圍。也就是通常所講的收集反映干部“德、能、勤、績(jī)、廉”等方面的檔案材料。劃清干部檔案材料收集范圍，可以避免錯(cuò)收和漏收。

根據(jù)中組部制定的《干部檔案管理?xiàng)l例》，中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類。

人事檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類具體如下：

一類：履歷材料

學(xué)生登記表，學(xué)員登記表，研究生登記表，社教工作隊(duì)員登記表，知青登記表，教師登記表，軍人登記表，職工簡(jiǎn)歷表、工作人員簡(jiǎn)歷表、工作人員登記表、干部履歷表、干部履歷書、干部登記表、黨員干部簡(jiǎn)歷表、更改姓名材料、簡(jiǎn)歷、更改籍貫材料等。

二類：自傳材料：自傳、學(xué)生自傳等。

三類：鑒定、考核、考察材料：學(xué)生、實(shí)習(xí)、勞動(dòng)、自我、畢業(yè)、高校畢業(yè)、結(jié)業(yè)、工作、團(tuán)員、黨員、干部鑒定，后備登記表、退役軍人鑒定、轉(zhuǎn)業(yè)干部鑒定、飛行員鑒定、工作調(diào)動(dòng)鑒定、下派干部鑒定，社教運(yùn)動(dòng)鑒定表，干部考核表，公務(wù)員年度考核登記表、審計(jì)考核材料，出國(guó)人員鑒定表，國(guó)外工作期間鑒定，經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)結(jié)果報(bào)告（沒(méi)問(wèn)題放三類，有問(wèn)題放八類）。

四類：學(xué)歷、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料。

五類：政治歷史情況審查材料。

六類：參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派材料。

七類：獎(jiǎng)勵(lì)材料。

八類：處分材料。

九類1：工資材料。

九類2：任免材料（包括錄用、聘任、辭退、退離休等）。

九類3：出國(guó)材料。

九類4：各種代表會(huì)代表登記表等材料。

十類：其他可供組織參考的材料：思想改造總結(jié)，整風(fēng)思想總結(jié)、三反運(yùn)動(dòng)學(xué)習(xí)小結(jié)、四清工作隊(duì)小結(jié)、社教運(yùn)動(dòng)思想小結(jié)、預(yù)備役軍官登記表，分配工作報(bào)到通知單，高校畢業(yè)生分配工作報(bào)到證，申請(qǐng)結(jié)婚報(bào)告表，自愿離婚協(xié)議書，干部家屬隨軍報(bào)告表，養(yǎng)老保險(xiǎn)補(bǔ)貼審批表、招工體檢表，工傷事故證明，傷殘登記材料，非正常死亡調(diào)查報(bào)告，職工死亡報(bào)告表，遺書、訃告、生平、悼詞、聘書（非實(shí)職）、勞動(dòng)合同書等。

4.及時(shí)做好整理工作

學(xué)校辦公室人事工作非常的繁雜。就拿工資工作來(lái)說(shuō)，每年固定要做的有薪級(jí)工資、還有退休人員增加基本養(yǎng)老金、正常退休人員、轉(zhuǎn)正定職、崗位變動(dòng)、辭職人員、死亡人員核減工資等等。由于學(xué)校屬于完全中學(xué)，高初中在職教師有173名，離退休教職工達(dá)到123名，沒(méi)有特殊情況發(fā)生，每年的工資變動(dòng)審核存檔表就達(dá)到差不多400張，如果沒(méi)有及時(shí)的整理分放到每個(gè)人的檔案盒中的話，工作量就會(huì)以幾倍的速度增長(zhǎng)。所以，及時(shí)做好整理工作非常重要。

5.做好人事檔案收集與整理工作的意義

當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開(kāi)人才的競(jìng)爭(zhēng)，我們正處于社會(huì)的全面變革時(shí)期，管好單位人才至關(guān)重要，在新形勢(shì)下人事檔案是管好人才的切入點(diǎn)，人才檔案材料的收集與整理是人事檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，單位檔案管理部門也應(yīng)該適應(yīng)這些新變化和發(fā)展的基礎(chǔ)上及時(shí)收集、整理單位員工的人事檔案。這不僅僅能夠及時(shí)準(zhǔn)確地為單位提供有價(jià)值的員工信息，在拓寬人事檔案領(lǐng)域能強(qiáng)化服務(wù)效能，在發(fā)揮檔案管理工作方面也具有深遠(yuǎn)的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 淺談做好人事檔案收集與整理工作的意義.張勇.《辦公室業(yè)務(wù)》2013年09期

[2] 人事檔案材料歸檔范圍

[3] 干部人事檔案材料的收集與整理陳理友的博客轉(zhuǎn)發(fā)文章