淺談會計(jì)檔案管理工作

郝麗艷

摘 要 會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作中的一個重要組成環(huán)節(jié)，要做好會計(jì)檔案管理工作，必須從會計(jì)檔案的收集、整理、形成及保管幾個方面著手，完善制度，規(guī)范操作。

關(guān)鍵詞 會計(jì)檔案 管理

會計(jì)檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動是否正常和合法的重要史料和證據(jù)，會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分。然而現(xiàn)實(shí)中，會計(jì)檔案管理這一財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。因此，做好會計(jì)檔案管理工作具有很重要的意義。

1會計(jì)檔案的收集與整理

會計(jì)檔案的收集范圍一般指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表以及其他會計(jì)核算資料等四個部分，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會計(jì)檔案的收集范圍。

1.1會計(jì)憑證

包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。原始憑證粘貼時張與張之間要均勻、整齊，對于超過帳皮的原始憑證應(yīng)折疊擺放；銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。會計(jì)憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。

1.2會計(jì)賬簿

包括按會計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計(jì)算機(jī)生成的總帳、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號，每冊賬簿單獨(dú)編一個流水號，編號可用號碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑鋼筆編寫。

1.3會計(jì)報表

分月、季度、年度會計(jì)報表。每類報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表及各種附表、報表附注和決算說明等。會計(jì)報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應(yīng)與報表一并組卷裝訂。各類會計(jì)報表應(yīng)編寫頁碼，其方法與賬簿相同。

1.4其他會計(jì)核算資料

屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會計(jì)核算、會計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計(jì)檔案移交清冊等。會計(jì)電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計(jì)核算資料均應(yīng)視同會計(jì)檔案一并管理。

2會計(jì)檔案形成與保管

（1）會計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容。這些的會計(jì)檔案收集整理應(yīng)當(dāng)由會計(jì)人員按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。

（2）當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。

（3）會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。年會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。總賬、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限為25年；年度財(cái)務(wù)報告決算等保管期限為永久。

（4）保管到期的會計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。

3做好會計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)體會

3.1規(guī)范會計(jì)檔案立卷

裝訂會計(jì)憑證必須使用會計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計(jì)人員印章。封皮表面有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份先后順序放入會計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計(jì)報表逐頁編制序號，分別填寫“會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會計(jì)備考表”。

3.2理順會計(jì)檔案管理體制

單位的會計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》《會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財(cái)務(wù)部門將本單位的會計(jì)檔案整理規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計(jì)檔案和存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計(jì)檔案，向單位的檔案管理部門移交。

3.3規(guī)范會計(jì)檔案保管

財(cái)會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計(jì)檔案暫由財(cái)會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計(jì)人員，其會計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財(cái)會部門保管，不得自行存放。對已終止會計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計(jì)檔案應(yīng)交上級檔案部門保管。

3.4加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理第一責(zé)任人。會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

3.5規(guī)范工作程序，加大監(jiān)管力度

進(jìn)一步細(xì)化會計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

總之，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，確保會計(jì)檔案的安全與完整，是各單位的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。我們只要思想上重視、制度上完善、操作上規(guī)范，就一定能做好這項(xiàng)工作。

參考文獻(xiàn)

[1] 何燕寧.淺談會計(jì)檔案管理[J].經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展，2015（11）.