淺談完善會計信息化檔案管理的措施

郝麗艷

摘 要 加強會計檔案管理信息化是單位會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要，是時代發(fā)展的必然，是會計檔案管理發(fā)展方向。本文結(jié)合自己的工作實踐論述了改善做好信息化下的會計檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞 財務(wù)檔案 電算化 檔案管理 信息化

所謂會計電算化，是指計算機技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用，即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進(jìn)行分析和利用的工程。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營決策，加強財務(wù)管理。加強會計檔案管理信息化是單位會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要，是時代發(fā)展的必然，是會計檔案管理發(fā)展方向。管好用好財務(wù)檔案是單位財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。如何改善并做好信息化下的會計檔案管理呢？

1完善信息化下會計檔案管理各項制度

1.1建立信息化會計檔案的歸檔制度

首先應(yīng)確定歸檔范圍。電算會計檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務(wù)計劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同、開發(fā)設(shè)計說明書，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數(shù)公式、自動轉(zhuǎn)賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

1.2建立信息化會計檔案的保管制度

根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

1.3建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度

要建立嚴(yán)格的電算化會計檔案借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度，電子會計檔案信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財務(wù)（檔案）室，財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。做好會計憑證等檔案的整理。

2加強財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由于某些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限：沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的會計電算化檔案保護(hù)措施：沒有選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，沒有實行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。所以加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)就顯得尤為重要了，建議有條件的單位選擇能夠自帶檔案備份程序的賬務(wù)管理系統(tǒng)，如果沒有條件的情況下建議選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤或存儲盤。

3做好信息化會計檔案的管理與保存

會計信息化后，包括紙質(zhì)和其他形式的檔案的管理應(yīng)有專門的保管方式，建立專門的檔案存放科室。要實行分級管理，管理人員各司其職，對不同崗位賦予不同的權(quán)限，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強相互監(jiān)督和約束。

單位還需要建立內(nèi)置系統(tǒng)級的安全策略。給計算機設(shè)置入網(wǎng)訪問控制，訪問是需要驗證用戶賬號和口令，另外設(shè)置防護(hù)關(guān)口，譬如防火墻。對信息查看者做查看記錄，定期檢查存儲介質(zhì)的情況和防護(hù)軟件的效果。對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會泄密。對一些內(nèi)部重要財務(wù)信息要與互聯(lián)網(wǎng)斷開，只接入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，這樣可以有效防止信息泄露。

4提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

會計系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強人才培訓(xùn)的力度。單位應(yīng)立足于國際水準(zhǔn)，培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才，推動單位電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

同時，要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓(xùn)計劃，要注重實效，不搞一刀切。對會計人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量聘用社會上的計算機專業(yè)人員，畢竟，計算機系統(tǒng)維護(hù)是一項專業(yè)性很強的工作，對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。

我國會計電算化事業(yè)的蓬勃發(fā)展，會計業(yè)務(wù)的執(zhí)行主體也相應(yīng)地發(fā)生了改變，現(xiàn)代化會計檔案管理工作也隨之發(fā)生變化。計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)生推動著單位會計工作逐步走向信息化，單位財務(wù)人員也從傳統(tǒng)的手工記賬紙質(zhì)憑證中解放出來，轉(zhuǎn)而實現(xiàn)了會計檔案管理的電子化、數(shù)字化。同時也要注意防范風(fēng)險，重視信息化的安全，才能使計算機技術(shù)在單位信息化檔案管理中發(fā)揮越來越多的作用，才能確保單位安全、穩(wěn)定地發(fā)展。

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