對新建本科院校二級學院教學檔案規范化管理的探討

胡洪可

摘 要 教學檔案管理水平的高低，關系到新建本科院校的教學質量和教學管理水平，也是新建本科院校合格評估的重要依據。新建本科院校轉型升級后，二級學院的教學檔案對學校規范教學管理、提高教學質量、提升學校競爭的作用不容忽視，但目前部分新建本科院校的二級學院教學檔案管理工作還存在著薄弱環節，因此對二級學院教學檔案規范化管理進行研究，加強教學檔案管理規范化建設，使其在教學工作中起到積極作用。

關鍵詞 二級學院 教學檔案 規范化管理

新建本科院校的二級學院教學檔案管理工作是學校教學管理工作的組成部分，也是維護學校教學歷史真實面貌的一項重要工作，更是提高學院教學質量和效率的必要條件之一。杭州醫學院于2016年由原來的浙江醫學高等學校升格為本科院校后，為了提升學校教學管理水平，學校對教學檔案的管理在原先的基礎上也提出了更為嚴格的要求。二級學院教學檔案是高等院校教學檔案的基礎，它可以全面準確地反映一所高校基層教育教學工作的真實情況。隨著學校辦學規模不斷地擴大，各二級學院的教學檔案管理工作顯得十分重要。

1高校二級學院教學檔案規范化管理的作用和意義

（1）二級學院的教學檔案為學校教學檔案提供了大量原始資料，這些教學檔案也是學院對教師進行教學質量評價的主要參考依據。如學生的期末考試成績、教學督導的檢查材料、教師的聽課評價表、課程進度表、教師聽課備課資料、教師參與教學研究的課題項目、教師活動的教學成果、師生網上評教結果等，這些教學檔案都以作為學院對教師進行教學質量評價的指標條件。

（2）二級學院的教學檔案反映了學院二級學院的管理水平和教學質量，為學校評估提供了重要的參考依據。教學檔案真實的記述和反映了學院教學管理工作運行的軌跡，是學院重要的信息資源，這先教學檔案原始資料最直接的呈現了二級學院的管理水平和教學質量。二級學院的教學檔案也是新建本科院校本科評估的基礎和依據，這也充分體現了教學檔案規范化管理的重要性。加強高等學校二級學院教學檔案管理，對于高校可持續發展具有重要的意義。

2高校二級學院教學檔案管理的現狀及存在問題

2.1對教學檔案管理意識薄弱

作為新建本科院校，由于學校處于轉型后的快速發展期，學校新專業不斷增加，師資隊伍不斷擴大，學生人數不斷增加，學校也主要把精力放在高端人才引進、教學資源建設、學校知名度提升等方面。雖然學校檔案館已經開始建立，但在教學檔案的規范化建設方面投入還不足，目前各二級學院的教學檔案主要由二級學院教學秘書兼任，教學檔案資料由教師提供，但是教師的工作比較繁忙，對教學檔案材料的歸檔意識淡薄，學院領導也比較注重教學工作的順利開展，對檔案工作的重要性認識不足。

2.2教學檔案管理制度不健全，管理不規范

目前二級學院檔案沒有形成規范的體系制度，教學檔案管理制度更不健全，也沒有專業的人員管理教學檔案，在整理檔案過程中容易注重形式忽視內涵建設。由于平時資料沒能及時搜集、整理裝檔進行規范化管理，導致每次在迎接評估或檢查的關鍵時期，全院上下相關人員在短時間內突擊搜集資料、加班加點，集中裝訂編成檔案，在短時間內追溯相關檔案材料難免會出現漏洞。

2.3教學檔案管理手段落后，效率低

目前對高校教學管理要求越來越規范，在教學活動中產生的檔案也越來越多，但部分高校二級學院沒有將信息化技術應用到教學檔案管理中，而傳統的檔案管理模式時常造成教學檔案材料重復性收集、工作效率低、信息檢索慢，這在很大程度上影響了教學檔案管理效率，已經不能適應現代化的需求，也給檔案人員的管理、教師對教學資料的查詢和教育部門的評估帶來諸多不便，影響了教學信息資源的充分利用。

3對新建本科院校二級學院教學管理的建議

3.1加強檔案管理意識，健全教學檔案管理制度

由于當前檔案管理人員和教師都對教學檔案管理缺乏足夠的重視，因此學校要加強教學檔案管理的宣傳，二級學院的領導更是要高度重視教學檔案的管理工作，加強對教學檔案重要作用以及對教學檔案規范化管理工作的宣傳。同時要健全檔案管理制度，提高教學檔案管理質量，特別是作為新建本科院校教學檔案管理工作的直接實施者的二級學院，可以二級學院專業特點制定教學檔案管理的各項規章制度，從而提高二級學院教學檔案的質量。

3.2教學檔案分級管理，責任層層落實

新建本科高校的二級管理模式的核心內容是學校將各類管理工作重心下移，明確校院權責，實行分級管理，二級學院在學校主導下，在管理工作中充分發揮著積極性和主動性。因此可以根據二級學院的實際情況實行教學檔案分級管理，教學秘書負責學院教學檔案資料的收集、整理、歸檔，教研室主任負責本教研室的教學檔案資料的管理，教師個人負責對自身教學業務檔案的收集和管理。這樣將教學檔案進行分級管理，責任層層落實，既減少了原始檔案的丟失，同時也加大了教職工的教學檔案管理意識。

3.3運用信息化手段管理，提高工作效率

隨著電子信息技術的發展，高校的教學檔案管理也應跟上時代發展的腳步，傳統的教學檔案管理方式不能滿足當前教學管理的需要，教學檔案信息化管理成為高校教學檔案管理工作的主要趨勢。新建本科院校的二級學院更應該引進先進的信息技術，在教學檔案工作中運用信息化手段，創新教學檔案管理模式，實現高效快速的檔案管理，才能實現教學檔案的價值和目的，更好地為教師和學生提高資源共享服務。

參考文獻

[1] 黃琳.新建本科院校二級學院教學檔案管理的誤區及建議[J].人力資源開發，2012（16）：175-176.

[2] 胡曉靜.高校二級學院教學檔案管理建設探討[J].科技教育創新，2015（5）：106-107.