工程項(xiàng)目檔案收集歸檔工作的策略研究

胡純馨

摘 要：近幾年伴隨著當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建筑工程項(xiàng)目在建設(shè)規(guī)模上也不斷的提升，施工單位所進(jìn)行施工的工程項(xiàng)目種類也在不斷的提升，所以，出現(xiàn)了很多的工程項(xiàng)目檔案。當(dāng)前我們國家的工程項(xiàng)目檔案在不斷的提升，其中涉及到的內(nèi)容也更為豐富，其涉及到的范圍也非常的廣，檔案收集歸檔工作的質(zhì)量檢測也對(duì)檔案自身的完整度產(chǎn)生影響。因?yàn)楣こ添?xiàng)目檔案涉及到的內(nèi)容比較多，因此對(duì)其進(jìn)行管理也非常困難，所以就需要施工單位，關(guān)注工程項(xiàng)目檔案自身的收集與歸檔工作。本文則主要針對(duì)工程項(xiàng)目檔案收集歸檔工作去進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；檔案；收集；歸檔

1領(lǐng)導(dǎo)重視是完成項(xiàng)目檔案收集歸檔工作的重要基礎(chǔ)

如果想進(jìn)行好工程項(xiàng)目檔案的收集工作，在項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，就需要對(duì)項(xiàng)目檔案管理的負(fù)責(zé)人進(jìn)行明確。在工程項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，建立專業(yè)的檔案管理的小組，統(tǒng)一去對(duì)工程項(xiàng)目等檔案資料去進(jìn)行管理，使得項(xiàng)目的工程師能夠加入到工程項(xiàng)目的檔案管理工作里。為了使得項(xiàng)目檔案收集歸檔工作可以有序的進(jìn)行，需要及時(shí)的召開相關(guān)的檔案管理會(huì)議，在項(xiàng)目建設(shè)即將完成的時(shí)候，建設(shè)專業(yè)的驗(yàn)收工程小組，同時(shí)通過項(xiàng)目的總工程師去進(jìn)行文件的下發(fā)，使其能夠?qū)Ω鱾€(gè)部門的驗(yàn)收工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，提升上報(bào)以及進(jìn)行工程竣工資料的移交速度。

2建立檔案收集管理系統(tǒng)，提高檔案管理質(zhì)量

施工單位各個(gè)部門彼此應(yīng)該強(qiáng)化溝通寫作，真正的建設(shè)出一套健全的對(duì)檔案進(jìn)行收集與管理的系統(tǒng)，對(duì)于負(fù)責(zé)人以及聯(lián)系人還有管理人員加以明確，及時(shí)的對(duì)工程項(xiàng)目自身的施工情況加以掌握，真正的處置工程項(xiàng)目進(jìn)行過程中所涉及到的檔案收集工作。從另一方層面來說，針對(duì)規(guī)模相對(duì)龐大并且施工周期比較久和范圍相對(duì)較廣和施工人員自身流動(dòng)性比較大的工程項(xiàng)目，一定要積極的建立起一個(gè)工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，將多個(gè)部分的工作去進(jìn)行匯整，全面的進(jìn)行檔案管理的收集與歸檔工作。依照當(dāng)前工程項(xiàng)目自身的特點(diǎn)，在相關(guān)部分去安排專門的人員，使其能夠?qū)芾砣藛T自身的職責(zé)加以明確。這樣即使檔案管理人員出現(xiàn)了變動(dòng)，也并不會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響。

3規(guī)范工程項(xiàng)目檔案管理制度，明確每個(gè)管理人員的責(zé)任

施工單位在對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理的時(shí)候需要嚴(yán)格參照我國發(fā)布的相關(guān)法律法規(guī)去進(jìn)行，工程項(xiàng)目檔案收集以及歸檔工作應(yīng)該做到有理有據(jù)。在對(duì)項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行安排的時(shí)候，需要對(duì)管理人員自身的責(zé)任給予確認(rèn)，其中應(yīng)該分別將相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行細(xì)分。將工程項(xiàng)目檔案的收集歸檔當(dāng)成是企業(yè)當(dāng)前的管理計(jì)劃，施工單位在年初的時(shí)候需要依照工程項(xiàng)目自身的進(jìn)度去對(duì)項(xiàng)目收集以及歸檔計(jì)劃去進(jìn)行制定，并且還需要在年底的時(shí)候，去對(duì)項(xiàng)目收集歸檔情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于相關(guān)人員給予獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰。工程項(xiàng)目在已經(jīng)驗(yàn)收完成后，工程相關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)該對(duì)于項(xiàng)目相關(guān)的檔案資料完成整理，然后將整理好的資料轉(zhuǎn)交給相關(guān)的建設(shè)部門去完成審核，在進(jìn)行完成審核之后，再將其交給相關(guān)的檔案管理部門去進(jìn)行清點(diǎn)，并且進(jìn)行保存，以備日后進(jìn)行查閱。

4強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理人員的培訓(xùn)，提升人員自身的素質(zhì)技能

在工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集歸檔過程中，管理人員自身的作用是十分重要的，因此需要從這些方面去對(duì)工程項(xiàng)目檔案的管理質(zhì)量給予提升。首先，施工單位需要對(duì)資料員自身的業(yè)務(wù)水平給予提升，資料員在上崗后一定要具備相關(guān)的資格證書。其次，需要對(duì)于工程項(xiàng)目檔案資料員自身工作的穩(wěn)定性給予保證，嚴(yán)格的防止出現(xiàn)代簽字和代移交的問題產(chǎn)生，在項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)候不可以隨意撤換資料員，即使資料員不得不離職，那么也需要將手頭的工作全部進(jìn)行移交之后才可以離崗，其要對(duì)項(xiàng)目檔案收集歸檔工作的連續(xù)性給予保證，預(yù)防項(xiàng)目檔案資料出現(xiàn)遺失的問題。第三，對(duì)于項(xiàng)目檔案資料收集的渠道進(jìn)行擴(kuò)充。并對(duì)于相關(guān)工程項(xiàng)目施工技術(shù)人員自身的檔案知識(shí)給予培訓(xùn)，使其能夠更好的對(duì)管理檔案資料進(jìn)行收集，對(duì)相關(guān)的法律與法規(guī)知識(shí)有所認(rèn)識(shí)；清楚的認(rèn)識(shí)到自身應(yīng)該去對(duì)哪些工程項(xiàng)目資料進(jìn)行收集，收集歸檔的工作主要有何種要求，并積極去與資料員自身的檔案管理工作進(jìn)行配合。

5積極進(jìn)行好工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)期的檔案補(bǔ)充收集工作

項(xiàng)目建設(shè)的最后一步是完成驗(yàn)收，完成驗(yàn)收不僅要保證項(xiàng)目的質(zhì)量符合建筑實(shí)體的要求，而且項(xiàng)目文件也應(yīng)該完整收集，并且保證自身的規(guī)范性，使其能夠明確對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程加以反應(yīng)，所以項(xiàng)目管理部門應(yīng)著重完成項(xiàng)目檔案，檔案工作者需要重點(diǎn)關(guān)注這些方面：首先，原始項(xiàng)目檔案的真實(shí)性，其能夠真正對(duì)項(xiàng)目建設(shè)整體情況加以反應(yīng)。其次，確?？⒐D質(zhì)量，完成竣工圖必須是原件，并且要清晰合理，不能用竣工圖的復(fù)印件去進(jìn)行替用，假如所提供的竣工圖是施工圖進(jìn)行完善而來的，那么還需要對(duì)修改的參照來源進(jìn)行標(biāo)示，除可這些之外，還應(yīng)該著重的對(duì)審核竣工圖其自身的手續(xù)是不是齊全進(jìn)行檢查。施工單位在把工程項(xiàng)目檔案轉(zhuǎn)交給相關(guān)的檔案部門后，還應(yīng)該參照項(xiàng)目檔案的保管期限和工程項(xiàng)目自身的擴(kuò)建情況去進(jìn)一步對(duì)缺少的資料進(jìn)行收集，對(duì)于遺失在外的項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充，使得施工檔案能夠更加的完善。

6總結(jié)語

上文所述，工程項(xiàng)目檔案工作可以說對(duì)于施工全過程進(jìn)行了記錄，其屬于施工企業(yè)自身建設(shè)的一種存檔，其對(duì)于施工企業(yè)日后的發(fā)展有著非常積極的參照作用。結(jié)合上文所述，工程項(xiàng)目檔案收集歸檔工作也是非常復(fù)雜的，施工企業(yè)與檔案管理部門應(yīng)該對(duì)其給予高度的重視，積極的制定科學(xué)并且十分健全的管理方案，參照我國當(dāng)前的規(guī)章制度去進(jìn)行檔案歸檔的收集工作，積極的與相關(guān)部門進(jìn)行合作完成項(xiàng)目的驗(yàn)收，為工程自身的質(zhì)量與社會(huì)效益進(jìn)行努力。

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