企業(yè)檔案管理的措施與效果分析

[摘要]企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)的基礎(chǔ)工作，只有做好了基礎(chǔ)工作才能促進企業(yè)的更好發(fā)展；隨著企業(yè)的發(fā)展和進步，企業(yè)中的檔案管理工作也應(yīng)該隨之進步，讓檔案管理得到提升；企業(yè)的檔案管理是一項復(fù)雜系統(tǒng)的工作，特別是一些大型的企業(yè)，檔案管理工作會更加煩瑣和復(fù)雜，所以企業(yè)的檔案管理工作是非常困難的。目前，企業(yè)檔案管理工作中存在很多問題，這些問題的存在影響著企業(yè)的正常發(fā)展，因此結(jié)合企業(yè)檔案管理的實際情況，要對企業(yè)檔案管理的工作方法和工作模式進行改善，最大限度提升企業(yè)檔案管理的水平，為企業(yè)的長期發(fā)展提供必要的基礎(chǔ)保證。文章主要對目前企業(yè)檔案管理中存在的問題進行了分析和探討，并提出了相應(yīng)的管理措施，促進企業(yè)的全面發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；效果分析

[DOI]1013939/jcnkizgsc201720220

對于一個企業(yè)的發(fā)展來說，企業(yè)的檔案管理是基礎(chǔ)的工作，是整個企業(yè)發(fā)展的必要保障；企業(yè)的檔案管理是企業(yè)在發(fā)展過程中對各種資料的收集、企業(yè)經(jīng)營策略的制定、企業(yè)員工的檔案記錄等，它涉及的方面非常廣，所以說企業(yè)的檔案管理是一件復(fù)雜系統(tǒng)的工作，對整個企業(yè)的發(fā)展有積極的推動作用；在激烈的市場競爭中，企業(yè)要想得到立足和發(fā)展，就必須提升自己的核心競爭力，不斷地完善和壯大自己，適應(yīng)整個市場的變化；所以在企業(yè)的檔案管理中，必須結(jié)合時代的發(fā)展背景，在管理理念和模式上創(chuàng)新和完善，提升企業(yè)檔案管理工作的效率，讓企業(yè)的發(fā)展具有一定的支持和保障。

1企業(yè)檔案管理的特征和目的

一個企業(yè)的發(fā)展和進步離不開檔案管理，檔案的存在為企業(yè)提供了必要的保障；在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)會單獨設(shè)立管理檔案的部門以及雇用專門的人員，讓企業(yè)中的檔案工作得到統(tǒng)一，維護整個檔案的完整和清晰；相關(guān)人員對企業(yè)的檔案進行收集和整理，保證整個管理工作的正常有序；企業(yè)檔案管理中具有它自己的特征，企業(yè)和管理人員要掌握其中的特征，通過制定相應(yīng)的規(guī)范和制度來對檔案進行管理，讓整個企業(yè)檔案管理的質(zhì)量得到提升；企業(yè)檔案管理的主要特征和目的主要有以下三個方面。

第一，檔案的集中存放和統(tǒng)一管理，所以檔案管理人員應(yīng)該在接受一定的培訓(xùn)之后再上崗，對企業(yè)的檔案有一個清晰的了解和分類，促進檔案管理工作效率的提升。

第二，企業(yè)在發(fā)展過程中，形成一些有價值和有意義的資料，這些資料是企業(yè)進步和發(fā)展的特寫，是企業(yè)整體發(fā)展過程中的清晰記錄；另外有關(guān)企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)方面的資料和檔案還為企業(yè)的生產(chǎn)提供了重要的依據(jù)；正因為這些檔案的重要性和價值，在檔案的管理過程中應(yīng)該注重它們的完整性，防止企業(yè)檔案的損害為企業(yè)發(fā)展帶來的阻礙。

第三，企業(yè)檔案管理的保密性和嚴肅性也是主要的特征之一，企業(yè)的檔案不是每個人都可以翻閱的，對于一些重要的檔案要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，只有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的同意之后才能翻閱；另外在企業(yè)檔案的管理過程中，還要注重維護檔案的真實性，不能隨意對檔案進行更換和改變，保證企業(yè)檔案的真實有效。

企業(yè)檔案工作的開展為企業(yè)提供了重要的保障，所以提升企業(yè)檔案管理工作的效率是非常有必要的，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提升，保證企業(yè)得到更長遠的發(fā)展。

2當前企業(yè)檔案管理中存在的問題

21企業(yè)檔案管理工作制度不完善、不規(guī)范

在激烈的市場競爭中，很多企業(yè)把發(fā)展的重點放到了經(jīng)濟利益上，忽視了企業(yè)檔案管理工作，認為只有做好了經(jīng)濟發(fā)展才能在社會中站穩(wěn)腳跟；正是由于大多數(shù)企業(yè)持有這種心態(tài)，對檔案管理工作的意識非常淡薄，把所有的精力都放到了企業(yè)的運營和生產(chǎn)上面，沒有完善的檔案管理工作制度，讓企業(yè)的檔案管理工作處于非常被動的狀態(tài)，給企業(yè)的健康發(fā)展帶來了嚴重的影響；另外企業(yè)的檔案管理制度不規(guī)范，很多管理人員把制度當成擺設(shè)，沒有真正地落實，給企業(yè)檔案管理的規(guī)范化帶來了阻礙。

22企業(yè)檔案的收集與整理不規(guī)范

在檔案管理過程中，企業(yè)資料和檔案的收集與整理是最基礎(chǔ)的工作，但是很多企業(yè)都沒有重視這種基礎(chǔ)性的工作，正是由于這個現(xiàn)狀，企業(yè)在查詢相關(guān)技術(shù)性和有價值的檔案時會遇到問題，要么就是找不到相應(yīng)的檔案，要么就是檔案已經(jīng)丟失；另外大型企業(yè)中，檔案管理的工作人員數(shù)量有限，在面對各個部門的檔案時，收集和整理工作量會變大，很多管理人員在沒有經(jīng)驗的情況下會出現(xiàn)混亂的狀態(tài)，造成檔案的丟失；另外在檔案的管理方面沒有特定的制度，管理人員隨意存放，在翻閱檔案的過程中會造成很大的困難，不便于對檔案的管理。

23企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)不高

企業(yè)的檔案管理工作是一項細致、系統(tǒng)和嚴謹?shù)墓ぷ鳎枰芾砣藛T正確對待，只有擁有高素質(zhì)和專業(yè)技能的管理人員才能做好企業(yè)的檔案管理工作；但是目前很多企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)普遍都不高，在新時期的發(fā)展背景下還存在著很多不足，滿足不了企業(yè)檔案管理工作的需要，很多臨時的檔案管理人員沒有強烈的責任心，在檔案的管理過程中出現(xiàn)過各種問題，比如：泄露企業(yè)檔案機密、檔案管理混亂等，給企業(yè)的正常發(fā)展帶來了嚴重的阻礙，不利于企業(yè)在市場中核心競爭力的提升，更不利于企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展，由此可見企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展是緊密聯(lián)系在一起的。

24企業(yè)檔案管理部門缺乏先進的軟件設(shè)備

企業(yè)的檔案管理需要借助先進的技術(shù)，運用先進的管理設(shè)備和軟件輔助人工進行管理，只有這樣才能把企業(yè)檔案管理工作做得更加細致；可是在目前的企業(yè)檔案管理工作中，很多企業(yè)都是采用一般的管理軟件，受到很多局限，與現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)化管理還存在著一定的差距，造成這種現(xiàn)象的主要原因是企業(yè)沒有對檔案管理給予更多的重視和投入，導(dǎo)致檔案管理還處于基礎(chǔ)的階段，滿足不了時代的變化；另外很多企業(yè)的檔案管理人員在面對先進軟件和設(shè)備管理的時候會出現(xiàn)嚴重的失誤，無法適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作一直得不到更新。

25企業(yè)檔案管理缺乏后續(xù)的更新

企業(yè)檔案的管理是一個系統(tǒng)的過程，在建立完相應(yīng)的檔案后，后期的工作才是最為重要的；在建立檔案的初期，企業(yè)對各版塊檔案的管理會比較順利，不會遇到什么困難，可是隨著企業(yè)的發(fā)展和進步，檔案會逐漸增多，管理人員在收集和整理檔案的時候會出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象，企業(yè)各版塊的變動也比較大，如果企業(yè)在檔案管理中不及時更新，會讓檔案管理工作失去意義，這是目前企業(yè)檔案管理中存在最多的問題，企業(yè)發(fā)展過程中的檔案沒有得到及時更新，讓企業(yè)處于一個被動的狀態(tài)。

3企業(yè)檔案管理的有效措施及效果分析

31建立健全的企業(yè)檔案管理機制

企業(yè)的檔案管理不是一朝一夕就能完成的，它是一個長期的過程，所以在檔案的管理過程中必須有一個規(guī)范的管理制度，確保檔案工作的正常開展；檔案管理的制度完善可以給管理工作帶來保障，在嚴格規(guī)范的制度下，管理人員對工作會更加細致，檔案的管理及借閱也會更加嚴格，避免出現(xiàn)檔案丟失和損壞的現(xiàn)象。另外，企業(yè)還應(yīng)該建立專門的檔案保管部門和小組，對企業(yè)的檔案做好保管、借用和更新等方面的工作，讓企業(yè)得到更健康的發(fā)展。

效果分析：通過對企業(yè)檔案管理制度的完善和健全，能夠讓企業(yè)的檔案管理得到條理化和規(guī)范化，對企業(yè)中借用檔案的人員有一定的約束作用，保證企業(yè)檔案的正常開展，讓企業(yè)的發(fā)展和進步有可靠的檔案支持，促進企業(yè)檔案管理的良好發(fā)展。

32加強檔案的收集與整理規(guī)范化工作

檔案管理的收集與整理規(guī)范化是保證檔案工作正常開展的基礎(chǔ)，對整個企業(yè)的檔案管理工作都有積極的影響；要想做好企業(yè)檔案管理工作，檔案管理人員必須積極投入企業(yè)的各個部門，了解檔案的來歷和存放目的，根據(jù)檔案的部門進行檔案的分類管理，讓檔案的管理更加系統(tǒng)化和條理化，為企業(yè)的發(fā)展提供必要的檔案基礎(chǔ)。

效果分析：加強企業(yè)檔案管理的收集與整理工作，讓企業(yè)的檔案更加完善，為企業(yè)的發(fā)展和進步提供必要的依據(jù)，在需要翻閱檔案的時候，能夠清楚地找出相關(guān)的檔案，這個是加強企業(yè)檔案管理收集和整理工作的結(jié)果，對促進企業(yè)的發(fā)展有積極的作用。

33提高檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)的檔案離不開檔案管理人員的工作，在企業(yè)的檔案管理中，很多企業(yè)會聘請專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案工作的正常開展；但是有的企業(yè)為了節(jié)省資金，會選擇兼職的檔案管理人員，不管檔案管理人員的性質(zhì)是什么，只要做了檔案管理工作，加強對他們的培養(yǎng)，提升檔案管理人員的素質(zhì)就是非常有必要的，除了培訓(xùn)他們檔案管理的基本知識外，還要求他們掌握先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，對檔案管理軟件的使用以及相關(guān)的法律法規(guī)知識，促進檔案管理人員的全面提升，確保他們在檔案管理中工作的順利開展。

效果分析：提升企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)是非常必要的工作，讓檔案管理人員在培訓(xùn)中獲取更多的先進理念和方案，提升他們在檔案管理過程中的水平，這對企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。

34加大檔案管理的資金投入

企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該得到企業(yè)的重視，在資金方面有更多的投入，保證檔案管理工作的正常開展；隨著企業(yè)的不斷擴大和壯大，企業(yè)的各方面都發(fā)生了變化，其中檔案的變化是最直接的，檔案的收集和整理工作變得更加復(fù)雜，管理人員的工作量也得到了提升，在這樣的狀況下，企業(yè)的現(xiàn)有檔案管理設(shè)備及軟件已經(jīng)適應(yīng)不了管理工作的強度，不能滿足企業(yè)的發(fā)展實際需求；針對這個狀況，企業(yè)必須加大資金的投入，完善和更新相應(yīng)的管理設(shè)備，降低檔案管理人員的工作強度，提升他們管理工作的效率和水平，這對企業(yè)的發(fā)展來說非常重要；所以加大對檔案管理工作的資金投入，應(yīng)該得到更多領(lǐng)導(dǎo)的重視，促進企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。

效果分析：企業(yè)加大對檔案管理工作的投入是目前做好企業(yè)檔案管理工作的必要途徑，不僅為企業(yè)的檔案管理提供了必要的技術(shù)支持，還降低了管理人員的工作強度，提升了企業(yè)檔案管理工作的水平，發(fā)揮出檔案管理工作的作用，讓一個企業(yè)的發(fā)展面貌得到更好的展現(xiàn)。

35做好檔案的信息化建設(shè)

在信息化的時代中，企業(yè)的檔案管理要不斷更新和發(fā)展，不斷提升檔案管理的技術(shù)；做好企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，可以實現(xiàn)檔案管理的更新；在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案管理應(yīng)該借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，借助先進的電子設(shè)施設(shè)備來提高檔案管理的工作效率；另外企業(yè)檔案管理必須實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，讓檔案的建立工作與企業(yè)的發(fā)展相結(jié)合，讓檔案管理不受時間和空間的限制，隨時對檔案進行更新和檔案資源的共享。

效果分析：通過對檔案管理信息化的建設(shè)，讓企業(yè)的檔案得到了更新和發(fā)展，保證了檔案的真實性，讓檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)化，這是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果。

4結(jié)論

企業(yè)的檔案管理工作是一個企業(yè)的基礎(chǔ)和核心，如果不注重企業(yè)的檔案管理工作，整個企業(yè)不會得到長遠的發(fā)展，在人才、企業(yè)技術(shù)和企業(yè)能力上與其他企業(yè)存在一定的差距，不利于企業(yè)在市場中的核心競爭力提升。所以在企業(yè)的檔案管理中，我們應(yīng)該給予更多的關(guān)注和重視，真正意識到企業(yè)檔案管理給企業(yè)發(fā)展帶來的積極作用，結(jié)合目前企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題，不斷地創(chuàng)新檔案管理方法，提升企業(yè)檔案管理工作的水平；在當前的社會發(fā)展形勢下，企業(yè)應(yīng)該不斷加強檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)、提升檔案管理人員的素質(zhì)和水平，完善各項設(shè)施設(shè)備等，讓企業(yè)的檔案管理工作與社會的發(fā)展相適應(yīng)，發(fā)揮出檔案管理工作的優(yōu)勢，為企業(yè)的長期發(fā)展奠定基礎(chǔ)，促進企業(yè)更長遠地發(fā)展。

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[作者簡介]吉才妮（1985—），女，漢族，檔案主管，檔案助理館員，現(xiàn)將要評檔案館員。研究方向：企業(yè)檔案管理。