如何創(chuàng)新信息化時代的學(xué)校檔案管理工作

張海霞

摘 要：隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)。利用信息技術(shù)創(chuàng)新學(xué)校的檔案管理工作，不僅能夠減少管理成本，還能夠提升工作效率。然而檔案工作信息化的建設(shè)還不夠成熟，其中尚有一些缺陷和難點，本文將從各個方面對創(chuàng)新學(xué)校檔案管理的工作進行闡述，希望能給新時代背景下的學(xué)校檔案管理工作帶來一定幫助。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理 創(chuàng)新 信息化

檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，伴隨著信息技術(shù)的普及，檔案管理工作開始引入電子介質(zhì)管理，這是時代發(fā)展的必然。然而隨著信息化管理工作的建設(shè)，一些問題也隨之顯現(xiàn)出來，下面將從學(xué)校檔案信息化管理的內(nèi)容和意義、學(xué)校檔案信息化管理的缺陷及難點、學(xué)校檔案信息化管理的創(chuàng)新方法三個方面來談學(xué)校檔案工作的創(chuàng)新。

一、信息化檔案管理的內(nèi)容和意義

信息化檔案管理是指運用當(dāng)今時代的信息技術(shù)，對檔案的內(nèi)容進行歸類、采集、保管以及提供檔案資源提取等服務(wù)，簡單說就是將傳統(tǒng)的檔案管理進行數(shù)字化。通過信息化學(xué)校檔案管理，可以更加迅速地存取檔案數(shù)據(jù)，同時還方便整合零散的歸檔數(shù)據(jù)。信息化檔案管理相對于傳統(tǒng)的檔案管理減少了許多中間工作，極大地提高了工作效率，在提取和利用檔案資源時也更加快捷準確，甚至通過信息化檔案中的數(shù)據(jù)，還可以迅速準確地捕捉檔案資源中所涵蓋的信息內(nèi)容。比如通過對學(xué)生個人成績電子檔案進行信息數(shù)據(jù)歸納，可以很容易得到某一個班或某一屆學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況，通過這些信息化檔案而得到的直觀數(shù)據(jù)，可以對某個時期的教學(xué)有更加清晰準確的認知，進而以此來對學(xué)校的教學(xué)進行調(diào)整。除此以外，信息化檔案管理還可以通過網(wǎng)絡(luò)計算機實現(xiàn)資源的共享，大大地減少了一些信息服務(wù)的成本，且能夠更好地服務(wù)于信息使用者。總的說來，信息化學(xué)校的檔案管理工作具有深遠的現(xiàn)實意義，隨著社會文明的進步，信息時代的發(fā)展，將檔案管理工作信息化已經(jīng)成為必然。

二、信息化時代學(xué)校檔案管理工作中的缺陷

創(chuàng)新信息化時代的學(xué)校檔案管理工作是因為當(dāng)前的學(xué)校檔案管理工作中還有許多缺陷，故而學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)該主要圍繞彌補當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中的缺陷來進行。那么，在當(dāng)前學(xué)校檔案管理中有哪些缺陷和不足呢，還有哪些可以創(chuàng)新的點呢？

（一）檔案管理人員能力不足

由于信息化時代的來臨，社會的進步，一些檔案管理人員所擁有的管理知識漸漸落后于信息化檔案管理工作的需求。他們對電子介質(zhì)上的數(shù)據(jù)表達不甚了解，不會使用一些辦公軟件，在將傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)化歸檔時工作效率極低，甚至出現(xiàn)錄入錯誤或混亂的情況，比如在錄入一些統(tǒng)計圖或者圖表之時出現(xiàn)工作困難，這些由于檔案管理人員缺乏信息時代知識帶來的問題都會對檔案管理工作造成嚴重影響。

（二）檔案數(shù)據(jù)化后帶來的信息風(fēng)險

在信息化檔案管理的建設(shè)中，除了信息化檔案數(shù)據(jù)困難的問題需要解決外，還有信息化檔案后帶來的風(fēng)險問題也需要解決。在學(xué)校檔案數(shù)據(jù)化后，這些檔案信息與其他網(wǎng)絡(luò)信息一樣會受到來自網(wǎng)絡(luò)病毒甚至黑客的威脅。網(wǎng)絡(luò)病毒的感染可能導(dǎo)致管理系統(tǒng)癱瘓，里面的數(shù)據(jù)崩潰，黑客入侵改動存儲的檔案數(shù)據(jù)也是巨大的威脅，兩者都會對學(xué)校的檔案管理工作造成嚴重后果。

（三）沒有健全的管理制度

學(xué)校檔案管理信息化后，往往會通過計算機網(wǎng)絡(luò)共享檔案數(shù)據(jù)，這會使得檔案信息的取用更加方便快捷，大大提高了工作效率，但同時也會導(dǎo)致取用數(shù)據(jù)的人數(shù)增加。面對這樣的新情況，如果沒有健全的管理系統(tǒng)，就會導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作變得復(fù)雜和混亂，一些數(shù)據(jù)可能會因此泄露和流失，卻還找不到責(zé)任人。而由于學(xué)校信息化檔案管理的工作大都還處于建設(shè)之中，并沒有健全的管理制度，往往也沒有明確的責(zé)任人，故而檔案數(shù)據(jù)的流失和泄露也成了檔案管理工作信息化后亟待解決的問題。

（四）檔案管理信息化的深度不夠

另外，由于信息化學(xué)校檔案管理工作的建設(shè)還不夠完善，當(dāng)前學(xué)校檔案工作信息化的深度還不夠。雖然相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作信息化檔案管理工作已經(jīng)取得了巨大的進步，但還沒有徹底達到信息化學(xué)校檔案管理工作后能夠達到的真正高度。比如，信息化學(xué)校檔案管理工作還僅僅處在簡單的信息數(shù)據(jù)管理方面，沒有將信息化檔案數(shù)據(jù)后帶來的好處滲透到其他方面，這也是一個很有價值值得創(chuàng)新的點。

三、學(xué)校檔案信息化管理的創(chuàng)新方法

針對上面提到的信息化時代學(xué)校檔案管理工作中的缺陷，有以下創(chuàng)新方法：首先，需要對負責(zé)學(xué)校檔案管理工作人員中一些信息時代知識不足的人展開培訓(xùn)。只有檔案管理人員擁有足夠的專業(yè)知識，才能夠真正地將現(xiàn)代信息技術(shù)運用到檔案管理工作中，才能在當(dāng)今信息化時代的背景下創(chuàng)新學(xué)校的檔案管理工作。其次，需要采購正規(guī)的信息管理系統(tǒng)，以減少傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)化后帶來的信息風(fēng)險，為了防止網(wǎng)絡(luò)病毒的侵染和黑客的入侵，在將檔案數(shù)據(jù)接入共享系統(tǒng)之前需要進行備份，對于極其重要的保密檔案則要進行系統(tǒng)隔離，加強檔案管理人員的信息安全意識。再次，還要建立健全的信息化檔案管理制度，規(guī)范檔案管理數(shù)據(jù)的取用，明確信息化檔案管理的責(zé)任人，對于一些重要檔案數(shù)據(jù)的取用，應(yīng)以技術(shù)手段進行記錄。最后，在學(xué)校檔案信息化檔案管理的深度上還可以有一定的創(chuàng)新，這樣的創(chuàng)新不拘束于學(xué)校檔案管理本身，例如通過信息化檔案管理系統(tǒng)將學(xué)生的考試成績直接以微信的方式及時反饋給學(xué)生，或者及時提醒學(xué)生選課，簡單說就是將信息化的檔案管理系統(tǒng)與其他信息平臺對接，徹底發(fā)掘?qū)W校檔案信息化管理后帶來的好處，通過這樣的手段，可以使學(xué)校的檔案管理工作緊跟信息化時代的步伐。

四、結(jié)束語

隨著時代的前進，信息化技術(shù)的普及，學(xué)校的檔案管理工作也需要緊跟時代步伐進行創(chuàng)新，這實際上是一個還處在建設(shè)之中的新領(lǐng)域。故而，在創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作的過程中，需要從多角度全面考慮。既要著眼信息化檔案管理后帶來的好處而積極改革創(chuàng)新，也要看到信息化檔案管理中存在的缺陷，并立足實際去解決那些新產(chǎn)生的問題，同時再充分開發(fā)信息化檔案管理帶來的好處。做到了以上幾點，學(xué)校的檔案管理工作才能在新時代的背景下不斷創(chuàng)新，充滿活力，緊跟時代的步伐，順利揚帆前行。

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