新形式下檔案數字化建設若干問題的思考

摘 要：2015年國家提出“互聯網+”概念，檔案管理工作步入了數字化時代，利用現代化技術有效管理各種信息資源，檔案數字化建設普及推廣已成為當務之急。本人結合工作實際，就檔案數字化建設做幾點淺顯的探討。

關鍵詞：檔案；數字化；建設

1 我國檔案數字化的現狀

國外早在20世紀80年代就開始了檔案材料的數字化處理，我國開始于20世紀90年代末。目前，我國檔案信息化管理正處于快速發展時期，全國各級各類檔案館大都進行過至少一次的全館檔案信息的數字化，但是效果卻不盡如人意。

2 存在的主要問題

1、理解認識達不到一定的高度

許多人認為檔案管理工作沒有實質上的意義，它只是保管一類的工作，沒有過多的技術含量，認為只要保管好資料即可，在需要的時候能查詢的到相關資料就行，對檔案管理不關心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性。

2、檔案管理工作方式單一滯后

在檔案管理工作中，很多單位、部門的管理都沒有一套完整而獨立的檔案管理軟件，都還是依靠人工完成，效率比較低。在錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息或只機械地將檔案信息進行數字化采集，這種情況很容易導致檔案信息數據庫不完整，造成檔案歸檔不及時，檔案漏掃、資料遺漏等問題，從而不能有效利用。

3、缺乏檔案數字化方面人才

我國的檔案管理工作有著專業性、機密性等特點，需要專職人員去保管，但往往在實際操作中，單位領導對這方面的管理工作不是太重視，很少去培養這樣一個專業人才，很多單位保管這些資料的人員還兼職著其他的工作。一旦出現檔案問題，管理人員沒有專業的知識和能力對問題進行及時的處理，無法充分發揮大數據庫的應用，致使檔案工作還停留在原始、粗放的工作層面，絲毫沒有技術含量可言。

4、資源結構不合理

在檔案信息化建設中，數字資源短缺且資源結構不合理的問題相當嚴重，受紙質版檔案的限制，數字檔案資源及其結構亟待豐富、優化，如不及時解決該問題，勢必會對檔案信息化建設質量及進程帶來負面影響。

5、注重數據的存儲與維護問題，確保電子文件真實性與安全性

檔案管理信息化建設需做好其安全防范工作，對系統管理進行重點維護，最大程度上保障數據信息安全，確保檔案信息資源的完整性、準確性、真實性和有效性。由于信息化檔案管理存在一定風險，因此對于保護手段的要求較高，管理者需重點做好安全防范工作，比如可定期進行殺毒，安裝防火墻進行預防等，確保電子檔案安全可靠。

3 檔案數字化建設的幾點思考與建議

1、加強檔案的信息化建設，加強人員隊伍的建設

傳統檔案管理容易將工作重點集中于檔案保存、檢索與使用中，沒能充分的利用大數據給我們帶來的快捷，所以檔案的數字化建設是目前工作的重要任務，檔案管理工作人員要及時的錄入人員的信息，做到實時更新，不斷提高檔案信息化水平和服務質量，提高檔案管理的快捷性，這就需要提高檔案人員的工作素質和業務素質，做好材料的歸檔、保存、傳閱等工作。

2、強化管理意識，加大投入力度

第一、關心和支持檔案管理現代化工作，投入資金和精力配置設備，彌補數字化建設經費不足帶來的一系列問題，培養專職人員，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃；

第二、單位分管領導應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，及時解決工作中實際存在的困難和問題，從而提高檔案的現代化管理工作。

第三、檔案數字化建設應做好頂層設計。為讓檔案數字化建設在各部門得到切實推廣，筆者認為各部門應立足實際做好檔案數字化建設的頂層設計，避免貪大求全。

具體可從以下幾點著手：1、注重檔案數字化系統用戶操作的實用性，簡易性；2、規范檔案數字化操作流程，檔案數字化工作中，“補掃”現象時有發生，給該項工作造成重大壓力，應根據實際，切實制定一整套規范化的操作流程，避免漏掃等情況的發生。

第四、要大力加強檔案數字化管理人才培養。廣大基層事業單位人員普遍年齡偏大，學歷偏低，專業結構不合理，計算機操作水平一般。檔案從業人員已經不能滿足檔案數字化建設需要，應著力培養一批既懂檔案業務管理，又掌握計算機網絡化技術的管理型和技術型人才。

第五、應積極爭取領導重視與支持。只有得到領導高度重視，才能在人、財、物等多方面得以充分保障，才能讓檔案數字化工作得以有效落實。如果各職能部門都能通過檔案管理系統查閱或利用所需要的電子文檔原文信息，而不再受檔案原文不能共享的限制，不僅有效地保護檔案實體的安全，而且還能提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實現資源共享。

4 檔案數字化管理優勢

對機關事業單位來說，往往檔案管理工作的對象均是數量龐大、內容繁雜，并且關系到單位方方面面。如若離開了信息化技術，單靠人力來進行整理與分析，無疑檔案的整理與存檔均是一項龐大的工程，然而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是用傳統的文書立卷方法立卷，當發現立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內文件從新排序，卷內文件目錄也要重新填寫，重新編號、重新裝訂，而利用計算機立卷發現文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了；二是人工立卷歸檔時，經常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領導的簽字，而使用計算機立卷歸檔，不僅降低了檔案工作人員的工作量還提高了工作效率和工作質量，既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現文件積壓現象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作。

5 結語

檔案是人類在社會生活實踐中逐漸形成的認識和改造世界的一種歷史記錄，是最基礎的社會信息資源。它客觀地記錄了人們在政治、經濟、科學、技術、文化等各個方面的歷史發展過程，匯集著豐富的、大量的各方面的知識。數字化檔案管理是檔案信息化建設發展到一定階段的必然產物，隨著信息時代的到來及信息技術的全面發展，機關事業單位的檔案管理走向數字化發展道路是必然選擇，然而檔案信息化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一蹴而就，也不能只是更新設備，而要憑借長遠的眼光、合理的規劃、在工作中需要立足實際、講求實效、分步實施，積極爭取領導重視與支持及可行的方案有效地解決問題，推動檔案信息化建設進程，充分發揮檔案的使用價值，促進檔案管理工作的長遠發展。新形勢下機關事業單位要不斷探究和創新數字化檔案管理策略，通過優化系統性等策略確保數字化檔案管理的持續性發展，以創新開放的互聯網思維，把大數據的海量數據資源、創新思維、技術革新運用到檔案管理中去，以最大的方式更好地為國守史，為黨管檔，為民服務。

參考文獻

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[4]譚遠宏，趙家文，劉健華.我國檔案數字化建設中存在的問題與對策[J].湘潭師范學院學報（社會科學版）.2005（5）

作者簡介

朱婧，女，湖北丹江口市，湖北省丹江口市農村公路管理局工作，研究方向：檔案管理。