提升事業單位檔案信息化管理的幾點思考

張劍橋

摘 要：隨著時代和經濟的快速發展，對事業單位檔案管理工作提出更多的要求，為了更好的滿足相關要求，實現信息化管理的目標，事業單位需要對此項管理工作產生更多的重視。但是當前一些事業單位在檔案信息化管理方面仍然存在不同的問題，導致管理效率和效果較低，此篇文章對現存問題進行分析，并且提出幾點有效措施，希望為事業單位提供可供參考的建議。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化管理；問題；對策；分析

檔案管理是事業單位管理工作中的內容之一，其管理效果對事業單位發展有著一定的影響，在信息時代背景下相關部門提出檔案信息化管理的要求，但是通過調查發現在實際管理過程中存在檔案管理體系不完善、管理人員素質參差不齊以及信息化應用范圍有限等問題，上述問題導致事業單位工作效率和效果明顯降低。為了對上述情況進行合理解決事業單位需要針對相關問題進行深入研究，下面對現存問題及處理措施進行分析。

1 事業單位檔案信息化管理現存問題分析

第一，檔案信息化管理體系缺乏完整性。檔案信息化管理體系是保證管理工作順利展開的前提所在，合理且完整的管理體系可以為管理人員提供一定的指導和依據，對提高管理工作的效果有著重要的意義。但是當前一些事業單位在檔案信息化管理體系上存在不完善且不合理的通病，具體體現在：其一，未制定相應的管理制度，無法對管理人員的行為進行規范和約束，在實際管理過程中敷衍了事的情況時有發生；其二，一些管理人員仍然使用陳舊、落后的管理方法和管理理念進行實際管理，管理時間較長且工作效率較差；其三，管理內容不全面，在實際管理過程中漏管情況比較常見，上述問題使檔案管理工作不能更好的取得預期效果，嚴重時甚至會對事業單位發展帶來一定負面影響。

第二，檔案管理人員專業水平和素質偏低。專業水平和素質較高的管理人員對檔案管理工作實現信息化管理的目標有著較大的積極作用，但是當前一些事業單位在檔案管理人員設置上存在一定問題，并且在專業水平和素質等方面存在參差不齊的情況，一些管理人員未經過專業培訓便上崗進行實際工作，其對檔案管理工作的認識和理解較為粗淺，在實際管理過程中無法投入更多的精力和時間，導致檔案管理工作落實程度較差，同時因為其專業知識有限有時無法及時發現檔案中存在的相關問題，上述幾種情況導致檔案管理工作完全落實的目標無法實現，并且使管理效果有所降低。

第三，信息化利用率較低。隨著科學技術的不斷發展，一些新穎的技術和設備等在各行各業中得到廣泛應用，對其進行合理應用后各項工作的效率和效果均明顯提升，對企業發展有一定的推動作用。但是當前一些事業單位對新技術和新設備的利用率較低，紙質檔案仍然較為常見，實際管理工作難度較大，并且在管理過程中出現損壞或者丟失的情況較多，無法保證檔案的完整性。

2 提高事業單位檔案信息化管理效果的對策

對當前一些新技術和設備進行合理應用對提高檔案管理工作效果有著較大的積極作用，如何實現事業單位檔案信息化管理目標已經成為當前研究的重點，下面筆者根據自身經驗且結合相關資料提出如下合理對策。

2.1 建立健全的檔案管理體系

為了更好的實現檔案信息化管理的目標，事業單位需要對自身現有檔案管理體系不完整的問題進行解決，將國家相關規定的要求同實際情況進行有機結合重新構建檔案管理體系，事業單位工作人員可以從如下幾方面進行：

其一，對管理內容、方法及理念等進行更新。根據新時代的要求對原有管理內容中的不合理部分進行刪減，對缺失的進行添加，并且對陳舊、落后的管理方法和理念進行替換，為管理人員實際管理過程提供可靠的依據，從而保證檔案管理工作順利展開，逐漸向信息化管理的方向發展。

其二，對管理制度進行合理制定。俗語說“無規矩不成方圓”，為此事業單位需要對管理制度的制定工作產生足夠重視，根據國家檔案管理的法律法規和條例對管理制度進行制定，利用管理制度使管理人員日常管理行為更加趨于規范化和合理化，可以將管理過程中敷衍了事情況出現的機率降至最低，管理人員能夠認真的對待每一項工作內容，以高度負責的態度進行工作。

其三，制定責任制度。事業單位檔案管理工作量較大，為了保證每項管理內容均能夠落實到實際工作中，可以對責任制進行合理應用，在使用責任制前工作人員需要做好檔案管理工作內容的分類，在分類完成后根據工作的性質和要求為其安排相應數量和資質的管理人員，從而保證每項管理內容均有人直接負責，使以往漏管問題得以解決，使全面落實的目標得以實現。

其四，制定合理的獎懲機制。通過獎懲機制對管理人員和工作人員的工作積極性進行調動，為此事業單位需要對其產生足夠重視，在制定完成后以月或者季度為準定期對兩者的工作效果進行考察，根據考察結果對其進行獎勵和懲罰，從而讓其對自身工作產生更多的認識和了解，可以在工作中投入更多的精力和時間，從而保證檔案管理工作的效果。

2.2 對檔案管理人員進行專業化的培訓

針對上文檔案管理人員專業水平和素質偏低的問題，事業單位需要對管理人員選拔及培訓工作產生足夠的重視，做好如下幾方面內容。其一，成立專業化的管理機構。為了更好的落實檔案管理工作的各項內容，事業單位需要成立專業化的管理機構，在選擇管理人員時需要對其專業基礎知識、管理能力以及道德素質等方面進行綜合考核，上述各方面不達標的堅決不予錄用，選擇各方面均比較優秀的人員進行試用，從而為實際管理工作提供有利條件；其二，做好崗前培訓工作。在管理人員正式上崗前事業單位需要對其進行崗前培訓，讓其對自身單位的現狀及相關要求等進行了解和掌握，減少實際管理過程中出現人為失誤的情況，更好的將管理工作落實到實處；其三，做好崗中培訓工作。在科學技術不斷發展下，事業單位檔案管理工作發生較大的變化，引進了一些新式的技術和設備，為了更好的發揮其作用和價值，需要對管理人員和工作人員進行專業培訓，讓其對技術和設備的使用要點進行掌握，并且通過培訓對當前先進的管理方法和管理理念等進行學習，對自身知識和管理方法進行豐富，為檔案管理工作提供更多的技術支持。

2.3 建立檔案管理信息化平臺

為了加快檔案信息化管理發展的速度，事業單位需要對當前一些新式的技術和設備進行合理應用，不斷擴大應用范圍，利用其建立檔案管理信息化平臺，讓工作人員可以在理信息化平臺上對相關問題進行溝通和交流，并且使信息共享的目標得以實現，為工作人員實際工作過程提供更多的便利條件，此外管理人員可以在網絡上對具體工作過程進行管控，對提高管理效果有較大的積極作用。除此之外需要做好檔案備份工作，對工作過程中檔案出現丟失或者損壞后檔案不完整的問題進行規避，對防病毒軟件進行合理設置，抵御黑客的入侵，最大程度的保證檔案的安全性。

3 結束語

檔案管理是事業單位管理工作的重中之重，上文對檔案管理現存問題進行分析，并且提出建立健全的檔案管理體系、對檔案管理人員進行專業化的培訓、建立檔案管理信息化平臺等對策，希望事業單位可以借鑒文中內容對自身問題進行調整，從而使檔案管理工作效果有所提升，逐步實現信息化管理的目標。

參考文獻

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