事業單位檔案管理存在的問題與解決之道

何依琪

摘 要：機密性、復雜性和專業性作為檔案管理工作特性，在事業單位發展中占據有利地位，其以人才為核心，通過對檔案信息的針對性管理，為我國的檔案管理工作科學化、標準化目標的實現奠定基礎。本文以事業單位檔案管理現存問題為切入點，詳細探究加強事業單位檔案管理應采取的措施，意在從根本上改善當前事業單位檔案管理現狀。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題與對策

事業單位現代化和信息化管理格局，主要以網絡數據庫構建為載體，通過對資源信息的轉化，實現檔案信息分析管理的目的。其中信息化檔案管理模式，不僅可推進事業單位檔案管理機制與流程的健全化，使其在分類管理的前提下，便于查閱，還可以多元檔案合理應用的基礎上，保證事業單位檔案管理工作的穩定進行。但是，事業單位在檔案管理中諸多因素的限制，使其檔案管理效果無法提升，雖然已選用相應的整改措施，但收效甚微。

1 事業單位檔案管理現存問題

事業單位以公益性社會服務為宗旨，其在檔案管理中面臨諸多問題，如管理人員頻繁調動、管理人員職業素質低、崗位交接不恰、檔案管理機制不完善、管理流程不合理、更新不及時等問題，在某種程度上制約事業單位長遠發展路線。針對此，筆者對當前事業單位檔案管理現存問題進項詳細分析。

1.1 管理人員頻繁調動

筆者通過對事業單位檔案管理科室人員的分析，可知其諸多人員并不屬于相關專業人才，而是從其它部門或崗位調動的普通職員，甚至在部分事業單位中，雖具有高素質、高水平檔案管理人才，但因崗位輪換體系的執行，致使其無法長期佇立于檔案管理崗位。而新調進的管理人員，由于檔案管理理念和規范流程的缺失，使事業單位檔案管理工作流于形式。此外，還有少數事業單位沒有專門的檔案管理部門與科室，僅由行政人員、人事人員兼并檔案管理，但因職責不明和業務不精等因素的制約，其產生的不良后果無法估量。

1.2 管理人員職業素質低

事業單位工作職能、服務效果的彰顯，均和工作人員職業素質密切關聯，檔案管理也一樣。但在實際調查中，諸多事業單位檔案管理人員對崗位職責認知度較差，沒有足夠的職業素質，加之工作熱情與積極性的喪失，使其呈現“不思進取”、“得過且過”、“敷衍塞責”的工作狀態，從而引起檔案管理不夠細致、更新不夠及時、庫房未定期整理等現象。

1.3 崗位交接不恰

基于市場環境、人事制度的改革，致使各單位、各企業間人事調動問題尤為頻繁。以事業單位檔案管理崗位而言，即使未發生人事調動，但人員退休情況無法避免，受到檔案管理工作性質與特點的影響，若因崗位交接不恰，將會對后續檔案管理工作的開展產生不利影響。例如：檔案管理人員由于工作交接不恰，誘發“死檔”、“棄檔”等諸多問題，其導致的單位損失無法以金錢衡量。

1.4 檔案管理機制不完善

現階段，事業單位檔案管理涉及科目、內容和領域具有多元化的特點，但因未充分利用，使其以“花瓶”的角色出現在人們視野，造成檔案管理價值與作用的喪失。再者諸多事業單位僅針對基礎檔案實施查閱，未對其予以廣泛且拓展應用，無法發揮事業單位檔案管理的真正內涵。檔案管理是事業單位經營管理的組成架構，其重要性不言而喻。伴隨電子技術的興起，電子檔案逐漸引起人們的高度關注，但在實際情況下，事業單位還是以紙質檔案管理為主。而在管理期間，如果紙張檔案保存不夠完善，易出現浸濕、蟲蛀和部分缺失等問題，應特別關注。

1.5 管理流程不合理、更新不及時

事業單位檔案管理作為繁瑣化、復雜化的工作類型，若因某環節流程的疏漏，其均會產生嚴重后果。但以事業單位“鐵飯碗”觀念，致使檔案管理人員工作過于隨意，以主觀判斷的形式完成檔案管理工作，從而降低事業單位檔案管理效果與效率。檔案更新不及時，也是當前事業單位檔案管理面臨的關鍵問題。而產生該種現象的關鍵點在于：人員專業技能、責任心不足，使其無法結合市場變化和時間更替，對檔案信息進行及時記錄與更新，為事業單位檔案管理工作帶來風險。

2 加強事業單位檔案管理應采取的措施

社會發展日新月異，事業單位為實現長遠發展的目標，則應對檔案管理工作予以調整及創新，最大限度上彌補不足，緊跟時代發展的腳步，推進事業單位的快速發展，而不是成為負擔、累贅。針對此，筆者結合上文事業單位檔案管理存在的問題，對其應采取的措施進行全面分析。

2.1 提高檔案管理利用率

深化事業單位檔案管理機制改革工作，是以揚長避短、革新完善的角度，彌補原有檔案管理模式所帶來的不足，即在專門化檔案科室構建的同時，派以專業人員完成的檔案管理工作。與此同時，檔案管理的集中化控制理念，可有效規避事業單位檔案分散問題，便于檔案管理工作的有序進行，并在彰顯檔案管理系統性、完整性、有效性價值中發揮著決定性優勢。以現代化和信息化模式為基準的事業單位檔案管理工作，應以科學管理模式和手段為前提，對檔案開發、檔案利用等環節予以高度重視，有助于檔案管理更好服務于事業單位。

2.2 規范檔案管理機制

眾所周知，事業單位在社會經濟發展中起到關鍵性作用，而科學化、完善化和合理化的檔案管理工作，是推進事業單位全面發展的根本前提。針對此，關于事業單位檔案管理工作，應以規范性檔案管理機制擬定為基準，嚴格依據國家法律規定，頒布相應的檔案管理條例及準則，并結合事業單位實際情況，對其管理機制予以適當增加，通過對工作人員檔案管理行為的全方位管控，遵循“依法管理”、“按章辦事”的事業單位檔案管理宗旨，針對工作人員違規行為，及時規避和杜絕，充分彰顯檔案管理的安全性、可靠性價值。

2.3 加強檔案管理水平

基于科技水平的快速發展，信息技術已在社會各個領域得以全面運用，促使人類生活、工作和學習更加便捷化，而事業單位檔案管理也同樣如此。在此環節中，事業單位在關于信息化格局構建中，應以自身管理現狀和工作性質為參照，依據發展籌劃的制定，結合科學化的檔案管理導向，切實事業單位檔案管理水平提升的目的。除此之外，檔案管理者應具備較強的專業技能與技術水平，通過對平臺檔案的優質化管理，以單位部門設備維護、技術支持為輔助，在高效利用現代化技術的同時，促進事業單位檔案管理效果與質量。

2.4 強化專業隊伍建設

目前，事業單位檔案管理中，人員素質作為工作難點，若因管理人員素質水平低下，使其難以對檔案管理加以重視。再者事業單位新動力的吸引度不足，使其專業性、技能性管理人才明顯薄弱。針對此，事業單位各個部門應關注管理人才的培養工作，如定期培訓、技能考核等，以此實現與時俱進、全面發展的人才管理目標。例如：事業單位日常檔案管理工作的進行，依據硬件水平、科技含量的提升標準，對管理人員進行專業知識、輔助知識教學，如互聯網和計算機培訓，為事業單位檔案科學化、現代化管理奠定基礎。

3 結束語

事業單位檔案管理以艱巨性、復雜性的特點被人們廣泛關注，為切實事業單位現代化發展的腳步，則應在檔案管理現存問題分析的基礎上，選擇提高檔案管理利用率、規范檔案管理機制、加強檔案管理水平、強化專業隊伍建設等措施，結合事業單位發展現狀，以“與時俱進”的發展導向，將檔案管理工作的真正價值落實于實處。

參考文獻

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