新形勢下的高校辦公室職能優化

黃華

（銅陵職業技術學院 安徽銅陵 244061）

摘要：隨著大學制度體系的不斷優化，在現代大學制度下，高校辦公室也面臨著新的挑戰，如何讓高校辦公室變得更加高效，是我們高校辦公室面臨的新的嚴峻問題，在新的社會形勢下，在權利與利益之中協調好高校內部的機制體制，完善對大學的服務職能，解決辦學資源之間的矛盾沖突，積極有效的拓展高校辦公室的各項職能，是當今優化高校辦公室的重要方法。

關鍵詞：大學；高校辦公室；職能；優化

在國家宏觀調控政策指導下，面向社會，自主辦學，科學管理是現代大學制度的核心。高校要規范和理順大學與政府、大學與社會的關系，完善和改革大學內部結構。當今的現代大學制度下，構建具有中國特色的大學校園形成了一種新的風尚，在這種風尚下，對高校辦公室的職能進行優化升級可以說是必不可少，要想優化現代大學制度下的高校辦公室職能，首先外部環境尤為重要，我們要先會處理好高校與政府、社會之間的關系，創建一個有利于大學生積極健康發展的外部環境，這是為將來培育優秀人才必不可少的條件。其次我們要注意高校內部的狀態，要學會調整學院處、室、系、部之間的職能平衡。調節學院處、室、系、部之間的職能平衡，協調人與人之間的關系，都將會給各部門產生深刻的影響。高校辦公室作為學校的重要辦事機構，它的存在有著巨大的意義，為順應時代發展潮流，對它進行優化升級可謂必不可少。

一、現代大學生制度下高校辦公室的職能與作用

1、辦公室模式

如今我國高校辦公室由于管理機制體制和辦學需要各有不同，目前呈現出三種不同的辦公室設置模式：第一種是學校辦公室和黨委辦公室為一個集體，一組成員共同管理；第二種是分為學校辦公室和黨委辦公室兩個辦公室，兩組成員分開管理各自事物；第三種是對外分為黨委辦公室和學校辦公室兩組成員，實際上二者對內為一組成員。

無論是哪一種辦公室管理模式，其總體的趨向都是朝著第一組（學校辦公室和黨委辦公室為一個集體，一組成員共同管理）發展的，這適應了高校的政治體制優化改革的發展趨勢，推動了職能的整合統一。

2、辦公室的定位方向

新型體制下的高校辦公室的綜合性職能是首要職能。無論各個高校的各方面如何不同，高校辦公室的綜合職能就是他的主要特點，在辦理各項事務中，統籌兼顧，協調有序，體現了其綜合性。其次，服務、管理、協調職能是高校辦公室的三個基本職能，例如，學校的各類會議、大型活動的安排、學校公文的處理，都體現了其基本職能。最后，除了這些具有共性的職能外，每個高校辦公室還具有自己的特殊職能，例如有的高校辦公室要承擔信息化網絡建設和管理的職能，有的具有宣傳功能，將宣傳職能作為辦公室的附屬業務，進行實施有效的宣傳等。

二、高校辦公室面臨的問題及優化方法

1.問題

高校辦公室的優化升級是社會發展的必然趨勢，在其發展過程中，將要面臨不少的問題與挑戰。

首先，在現代大學制度下高校辦公室若想進行調整，在改革中必然會觸及各方面的利益問題。牽涉到的各種權利與利益引發的阻力是難以想象與日益復雜的。例如在辦公室內設機構調整，業務整合方面，關系到每個人的直接利益，這也就莫名增加了改革的難度。

其次，高校辦公室在為學校聯系地方政府、社會之間的關系方面發揮著重要的作用。在現代大學制度下，協調好學校與其二者的關系有利于為高校學生營造一個良好的發展環境，能夠爭取更多的資源和支持。因此，在新形勢下，高校辦公室如何恰當的協調好對外關系也是面臨的挑戰之一

再次，幫助本校教職工同管理層的信息交流也是現代大學制度的要求之一，加強信息調研合作，彰顯民主精神，也是將要進行提升的一個方面。

2.方法

在新形勢下的高校辦公室若想突出重圍，優化升級，必須對職能進行明確定位，主動拓寬辦公室職能。

（1）將辦公室內設機構進行整合統一，精簡機構。一方面，推動學校辦公室和黨委辦公室為一個集體，一組成員共同管理的管理模式建立更加有效的辦事機構。另一方面，將辦公室的內設機構精簡合并，特殊職能進行合并歸類或增設獨立部門，減輕辦公室不必要的負擔，優化職能機構。例如，參考其它大學先進經驗，可將我院辦公室下設的檔案室獨立設置組建學院檔案館。

（2）強化組織職能，對于改革之中出現的矛盾與問題進行積極的響應，耐心協調，做到內外協調一致。同時，建立嚴格督查工作制度，加強辦公室作風建設，提高辦公室工作效率，強化辦公室綜合職能。

（3）開拓對外公關職能，加強對內協調水平。首先要主動走出去，加強與地方政府、企業溝通，架設學院對外交流橋梁。其次要主動對接學校內部各職能部門，想各部門所想，急各部門所急。例如，辦公室主動與地方企業對接，配合學院就創業中心為大學生提供完善的實習、見習基地，通過完善的就創業培訓提高大學生就創業成功率。

（4）促進科學民主決策，學習學校黨委的先進管理經驗，加大民主管理力度，科學有效管理，并定期進行民主評議，對相關的辦公室制度進行整理與補充，充分發揮辦公室的職能，

總結：現代大學制度下，高校的辦公室職能亟待優化，通過相關機構的整編，部門的協調憂化，綜合職能的組織，公關職能的加大，在民主的環境下完善辦公室的各項職能，使大學管理穩定有效推進。

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