信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理路徑初探

摘 要：當(dāng)今社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)的迅速普及使我們的生活和工作等各方面都發(fā)生著巨大的變化，然而，信息化的時(shí)代背景也給行政事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。檔案管理是行政事業(yè)單位用來(lái)記錄一些業(yè)務(wù)的有效手段，它在行政事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮著不可忽視的作用?；诖?，文章將對(duì)當(dāng)前信息化背景下行政事業(yè)單位如何有效管理單位檔案提出一些建議，幫助提高行政事業(yè)單位檔案管理的水平。

關(guān)鍵字：信息化；行政事業(yè)單位；檔案管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)的不斷發(fā)展，21世紀(jì)已經(jīng)是一個(gè)信息化的時(shí)代，信息資源也成為重要的戰(zhàn)略性資源。在檔案管理領(lǐng)域，適應(yīng)信息化時(shí)代背景的要求，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、互聯(lián)網(wǎng)化、科學(xué)管理化。這看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上還需要有一定的技術(shù)性，行政事業(yè)單位做好檔案管理工作，不僅可以提高整個(gè)單位的管理水平，而且推動(dòng)了行政事業(yè)單位長(zhǎng)足的發(fā)展。行政事業(yè)單位在檔案管理工作的發(fā)展中，要充分認(rèn)識(shí)其檔案工作對(duì)整個(gè)單位發(fā)展的重要作用，高度重視單位檔案科學(xué)化管理這一重要任務(wù)。

1 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 單位檔案管理信息化思維落后

當(dāng)前社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)信息化的認(rèn)識(shí)程度不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)信息化也逐步滲透到我們生活的每個(gè)角落。然而，在一些行政事業(yè)單位，這種新型的信息化思維意識(shí)落后，檔案管理信息化也沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，這樣使得管理人員花費(fèi)了大量的時(shí)間和經(jīng)歷，卻沒(méi)有高的工作效率。

1.2 檔案管理信息化水平不高

我國(guó)的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位也不斷的引入先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，但管理人員并沒(méi)有對(duì)這些先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備做出充分的認(rèn)識(shí)和利用，導(dǎo)致行政事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平較低。另一方面，還存在檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置混亂問(wèn)題，單位中沒(méi)有明確的檔案管理目標(biāo)和合理的管理手段，導(dǎo)致檔案工作中出現(xiàn)盲目性和隨意性。這些問(wèn)題使行政事業(yè)單位在單位檔案管理工作方面難以得到有效地提升。

1.3 檔案管理人員的素質(zhì)水平參差不齊

在一些行政事業(yè)單位，檔案管理工作人員現(xiàn)有的管理能力和技能不能勝任檔案管理的根本需求，而這一問(wèn)題在一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政事業(yè)單位更為明顯。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的檔案管理人員不論是專(zhuān)業(yè)水平還是文化程度都相對(duì)較低，但是這些人卻往往身兼數(shù)職，自然不能全身心的投入到單位檔案的管理工作中去，檔案管理水平和利用率自然都不會(huì)高。除此之外，行政事業(yè)單位只是口頭上要求檔案管理人員加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)，并沒(méi)有積極地開(kāi)展專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。

2 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的措施

2.1 領(lǐng)導(dǎo)的思維意識(shí)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)

對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有著直接影響作用的是領(lǐng)導(dǎo)的互聯(lián)網(wǎng)信息化思維意識(shí)和對(duì)檔案管理信息化的重視程度。各級(jí)行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須切實(shí)轉(zhuǎn)變思維，從根本上認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)信息化的巨大作用，主動(dòng)的投入相關(guān)的人力、財(cái)力和物力，才能推動(dòng)行政事業(yè)單位檔案管理信息化的進(jìn)程。

2.2 建立健全單位的檔案管理制度

當(dāng)前，大部分的行政事業(yè)單位并沒(méi)有一套完善的檔案管理制度。一套科學(xué)、完整而且有條理的檔案管理制度是提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要保證。在這項(xiàng)檔案管理制度中，行政事業(yè)單位首先要制定符合自身實(shí)際情況的科學(xué)的制度，在檔案的收集、整理、分類(lèi)、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷和保管等方面都要有相關(guān)明確的規(guī)定。檔案管理制度具體條例的制定需要在不斷地實(shí)踐中進(jìn)行摸索，一步一步的進(jìn)行完善，在此之后，利用有限的手段，切實(shí)保障各項(xiàng)條例的有效落實(shí)。另外，對(duì)案卷的裝訂工作要制定嚴(yán)格的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，保證案卷管理的質(zhì)量。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人才是檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵所在，行政事業(yè)單位要樹(shù)立檔案信息化人才觀，把提高單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合能力放在首要位置。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要從以下幾方面入手：一是培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，責(zé)任與擔(dān)當(dāng)能促使單位檔案形成流暢的收進(jìn)、移交、利用和保管等一系列的程序。二是注重實(shí)行量化考核，將檔案管理工作納入到崗位目標(biāo)管理的考核，更有助于提高人員對(duì)檔案管理綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。三是強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，各級(jí)行政事業(yè)單位要定期的組織檔案管理人員積極的參加培訓(xùn)和在線學(xué)習(xí)，也要促進(jìn)本單位與其它事業(yè)單位在檔案管理經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)方面的交流，進(jìn)而提高檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化和信息化發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

在信息化的時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位正不斷地向著檔案管理信息化的目標(biāo)努力，但是還有許多問(wèn)題有待解決，有許多措施有待完善。檔案信息化工作的開(kāi)展，滿(mǎn)足著社會(huì)公眾對(duì)檔案信息查詢(xún)的要求，維系著老百姓的切身利益和社會(huì)穩(wěn)定，在解決民生矛盾上也發(fā)揮著不可替代的作用。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合具體實(shí)際情況將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分利用起來(lái)，進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位檔案管理的水平，配合逐步完善的制度和不斷創(chuàng)新的管理辦法，檔案管理工作在信息化的時(shí)代背景下一定會(huì)有跨越式的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王玉杰.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考.《黑龍江科技信息》.2015

[2]談亞芳.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考.《檔案與建設(shè)》 .2015

作者簡(jiǎn)介

白迎春（1970-），女，蒙古，吉林省通榆縣，大專(zhuān)學(xué)歷，中級(jí)職稱(chēng)，研究方向：檔案管理。