探析文書檔案管理中的問題及優化措施

摘 要：摘文書檔案管理作為單位的一項重點工作，其具有的意義和地位也是非同一般，體現了單位檔案管理水平的高低。一般而言，單位的文書檔案都是十分重要的資源，必須嚴格進行科學、規范的管理，有相應的檔案管理標準來限制和制約，不斷提高相關文書的利用率，是有效開展其他工作的基礎和前提，還能夠更好地為其服務。本文先介紹當前文書檔案管理的特征，分析存在的問題和不足，再提出一些優化建議，促進檔案管理工作的進步。

關鍵詞：文書；檔案管理；問題；措施

通常需要文書檔案管理工作的，是機關、社團法人、企事業單位等，它們在日常行政活動和工作中，會產生具有一定價值的關聯文件，這些文書都必須妥善安置保管，文書是否保存完好可以作為評價一個單位檔案管理水平的標準。倘若在管理過程中出現了一些紕漏，將會給文書完整性和實效性造成不利影響。因此，相關單位和部門應該對文書檔案管理工作引起高度重視，這是單位正常工作運轉中不可或缺的環節。

1 當前文書檔案管理的特點

1.1 檔案的形成與文書工作有關

文書檔案的形成本身就與單位的文書工作聯系緊密，在單位中的行政內容，不僅包括文件收集整理、催收轉發，還有文書轉運、立卷歸檔。可以看出，檔案就是文書經過一系列管理工作之后形成的，而文書工作也是檔案成形的階段，因此檔案管理就是把文書工作當成前期的準備工作，在此基礎上才能進一步加深對文書材料的利用程度，包括收集、鑒定、統計等途徑。文書管理成效就體現在其內容、格式、質量上面，這些方面的完整度和齊全性都直接影響到后面的檔案管理，文書是不是被及時全面地收集，并且按時立卷歸檔都體現在了檔案管理的成效上，確保每一環節都已經落實到位。同時，文書管理部門應當負責把日立場工作中單位領導進行行政活動的有價值的資料統一收集、匯總，在分類、整理后及時歸檔。

1.2 完整收集檔案資料并保存

在當前的大部分單位所開展的文書檔案管理工作，針對的是那些已經在存在的事實、人物、文件等，而所謂的管理是借用一些載體來記錄、分類、安放重要的信息內容。該項工作的重點就是確保文件在這一環節中的完整性、保密性，一定要讓重要的文書檔案在比較安全的地方安置存放，還需要注意所有文書的收集整理工作、編輯目錄、分類成冊等，合理、高效利用這些材料。

1.3 檔案形式多樣、內容繁多

我國現有的文書檔案管理方式豐富多樣，文書的內容也是非常繁雜，不但清晰記錄著單位開展的各種工作過程，涵蓋了行政、會議、技術等各方領域，還有主管各單位的上級領導部門簽署的重要秘密文件、照片、視頻、合同、權責書等，這里面既包含了紙質的文書材料，還包括電子數據信息，隨著社會信息化程度越來越高，文書形式也會向多元化發展。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 未及時收集文書檔案

通常情況下，單位的文書檔案管理工作都是從收集內部工作中用到的重要文書材料開始，但又因為種種因素，導致一些部門未能及時公開相應的文件并提交給檔案管理工作人員，給檔案管理工作造成一定的困擾。正是由于這些工作部門之間不能很好地溝通協調，無法建立起有機合作關系，即便檔案管理工作人員為了按時完成任務，不得不經常向其他部門催要文件資料，但由于這些部門確實需要在工作中用到相關資料，導致管理員只得妥協等待。拖延的時間長了之后，管理員就容易遺忘哪些文書沒有收集歸檔，或者是文書資料沒有在工作部門中得到妥善存放，甚至已經在使用中發生了遺失，這就是文書管理中非常嚴重的疏漏。

2.2 文書工作和立卷歸檔銜接不當

在邏輯角度來看，文書工作和檔案管理之間是相互依存、相互促進的關系，從文件資料的收集、閱覽、立卷、歸檔來說，檔案管理工作其實就是文書工作在另一種方式上的延伸和拓展。實際工作中，文書和檔案的管理分別是由不同的工作部門來進行的，容易在操作上形成不當配合。且文書使用人員缺少及時將文件資料歸檔的意識，檔案管理工作人員對資料內容也不甚了解，兩者之間缺乏協商和溝通，致使文書檔案管理工作經常發生脫節現象。另一方面，文件資料在收集處理環節中也不夠科學，沒有規范化的操作方式，如文件使用的紙張、裝訂、格式、版式等都存在或多或少的問題。何況，在一些文件資料使用量很大的工作部門中，文書人員沒有明確文書歸檔的意義，未妥善收集文件、及時上交，導致很多資料缺失。

2.3 文書檔案沒有妥善保存

隨著社會科技文化的繁榮發展，相應辦公設備和技術也在不斷進步，通過自動化方式來完成日常工作越來越普遍，信息網絡的推廣和使用在極大程度上增加了文書檔案工作的效率，同時，新型電子文檔形式的文書材料的整理、收集、歸措施，與傳統紙質文件的歸檔工作有很大不同，給檔案統一管理工作造成了一定阻礙。紙質的文書不一定有電子版的資料存在，而電腦中的文書也沒有全部打印出來，使得二者沒辦法一起整理成冊并存檔，給以后檔案的調取、查閱帶來了不便。

3 優化文書檔案管理工作的措施

3.1 加強文書資料及時收集工作

文書工作應該先在相關部門中妥善使用，并按照文件編號、標題、文種等存放避免在使用中出現遺失。其次，檔案管理人員也必須及時進行文書材料的收集工作，和各部門協調溝通，督促他們盡快將重要文書資料歸檔。最后，文書人員應該注意保護文件資料的完整性和規范性，紙張樣式、格式內容、文體大小等都必須嚴格按照規定來執行，需要起草、修改、轉抄的文件要保證信息安全和書面整潔，收發相應資料要登記，缺少的部分及時找回。

3.2 做好文書工作和檔案管理的銜接

文書是檔案的基石，提高文書質量是優化檔案管理的關鍵，加強單位內部的協調配合工作能夠起到至關重要的作用。檔案管理工作人員要多和其他部門人員溝通交流，了解文書使用情況，提醒他們及時歸檔，保證文書完整。此外，檔案管理部門和文書工作部門之間應該定期互通信息，掌握對方的最新動態，提高文書的收集歸檔效率，并將文書價值發揮出來。

3.3 完善相應文書的收集歸檔制度

檔案管理部門在做好紙質文件收集歸檔工作的時候，還要加強對電子資料的收集保管。明白電子資料的重要程度不亞于紙質文件，建立完善的電子資料管理制度，及時妥善收集、整理相應資料，處理好電子材料的格式和大小，并按照一定的關系和結構分門別類、歸納成冊，方便日后統一管理和查閱使用。

4 結束語

文書檔案管理工作在單位中處于重要地位，不僅能夠幫助單位認識發展歷史，查找工作缺漏，并及時進行改善和處理，還可以記錄日常工作的重點，促進文書檔案管理向規范、標準的模式發展，保障單位未來工作的質量和建設。

參考文獻

[1]荊雪飛.文書檔案管理中的問題及優化措施[J].山西科技，2015，（05）：38-39.

作者簡介

王玉松（1972-），男，漢族，重慶市黔江區人，大學本科學歷，現助理館員，從事會計檔案、文書檔案裝訂及管理工作。