淺談重大活動檔案管理工作

胡美維

摘 要：中國五金博覽會是永康市的重大活動之一，也是重中之重，加強中國五金博覽會檔案管理工作對五金城乃至永康市的發展有著重大而深遠的意義，本人結合工作實際，就如何做好五金博覽會等重大活動檔案管理工作談談個人的看法和體會。

關鍵詞：中國五金博覽會；重大活動；檔案管理

重大活動檔案是指在重大活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子、標志性實物等不同形式的歷史記錄，真實記錄了該區域經濟社會發展的光輝歷程，是珍貴的信息資源和寶貴的歷史財富，是今后編史修志、舉辦展覽的重要依據，對國家和社會具有極高的查考和利用價值。中國五金博覽會是永康市的重大活動之一，也是重中之重，加強中國五金博覽會檔案管理工作對五金城乃至永康市的發展有著重大而深遠的意義。

1 重大活動檔案管理工作的特點與存在的問題

通過實際工作發現，重大活動檔案管理主要存在以下幾方面的特點和問題。

1、重大活動檔案工作機制不健全。

重大活動往往由多個單位或一個單位的多個部門參與舉辦，主辦單位在制定活動運行機制時，沒有將檔案工作考慮在內，許多單位也沒有將單位檔案部門納入其中，致使檔案工作無法貫徹于整個活動的始終，檔案人員不能及時參與活動開展，不能及時掌握活動文件材料形成狀況，檔案人員在活動結束收集文件材料時，協調工作困難重重。

2、重大活動檔案材料收集不齊全。

重大活動往往涉及多個主管部門，雖然大都成立活動領導小組，但是許多分活動都是各自開展，活動期間各單位工作積極配合，活動結束后各自為政，造成活動文件材料分散保管，給收集工作帶來很大困難，重大活動檔案的齊全完整得不到保障。

3、重大活動檔案整理不規范。

一般來說，重大活動分為機構組建、籌備、舉辦、總結、撤銷等五個階段，每個階段都形成多少不一的文件材料，而且載體形式多樣，有紙質文件材料，也有照片、音頻、視頻等電子文件，有的還有大量的實物檔案，由于各單位檔案人員業務素質能力水平參差不齊，掌握和執行的整理標準不統一，重大活動檔案整理不夠規范，給以后檔案利用造成了不便。

2 做好重大活動檔案管理工作的對策與措施

鑒于重大活動檔案管理工作的特點和存在的問題，在具體工作中，我們可以遵循以下幾點：

1、建章立制，強化措施，統一協調，加強督導

重大活動檔案管理工作是一個長期性的任務，其涉及部門多、范圍廣，工作人員多數是從外單位抽調而來，活動一結束，人員各回各家，檔案的收集和整理工作，要靠檔案部門自己獨立完成存在很大的困難。因此，要抓好重大活動的檔案管理工作，必須由市府辦出面進行綜合協調管理，同時建立健全檔案管理部門參與重大活動的工作機制，不斷強化工作措施，把專業的檔案管理人員列入到主辦、承辦活動的外事機構中來。并建立和完善重大活動檔案考核獎懲和責任追究等一系列制度，把重大活動檔案工作納入到各級領導、各部門年度目標考核中，實行責任追究制度，堅持每年對重大活動檔案管理情況進行監督檢查，以保證重大活動檔案管理工作的有效開展。

2、提前部署，事前指導、事中監督，事后檢查

很多人通常會認為檔案工作應該是在重大活動結束之后的任務，但實際的情況是：活動結束后才發現，有些材料從形成就不規范，不符合歸檔要求，有些材料缺失卻已很難收集。由于重大活動時間性強，工作頭緒多、任務重，活動開始后，組委會各工作組往往忙于活動本身，而忽略活動檔案材料的收集整理。因此，對于檔案工作一定要提前做出部署安排，要在活動前明確檔案組織機構，建立起負責檔案工作的專兼職檔案工作人員隊伍，形成一個完整的檔案工作網絡體系，采取事前指導、事中監督，事后檢查的方式，參與五金博覽會等重大活動檔案的管理，從源頭上確保重大活動檔案的齊全與完整。并制定出各項規章制度和業務標準規范，細化工作職責，落實相應的保障措施，為重大活動檔案工作開展做好充分準備。

3、明確責任，完整收集，嚴格標準，整理規范

重大活動檔案內容豐富，載體形式多種多樣，整個活動涉及的部門多，各階段形成的材料分散在各部門或分管人員手中，收集歸檔就更復雜、更有難度。因此，組織承辦單位在制訂重大活動實施計劃時應當同時制訂重大活動檔案收集、管理等制度和具體的分類、整理方案，明確重大活動檔案管理的責任部門和人員，強調各部門之間的聯系和協調，充分發揮活動組織部門建立的專兼職檔案人員組成的檔案工作網絡的作用，明確各自的職責，互相配合，把收集的觸角延伸到活動的方方面面，確保重大活動檔案的齊全完整。檔案人員要掌握重大活動檔案整理方法，結合本單位實際，嚴格按標準對重大活動檔案進行規范整理，方便日后提供利用。檔案行政管理部門可以派專業人員參加重大活動，采取錄音、拍照、錄像、攝影等方式直接形成重大活動聲像檔案。

重大活動檔案管理是整個檔案管理工作的重要組成部分，具有重要的保存價值，加強重大活動檔案收集和管理，是各相關部門義不容辭的責任和義務，需要各部門齊心協力，為我市重大檔案活動留存最原始、齊全、真實的軌跡。五金城集團將繼續為進一步加強中國五金博覽會等重大活動檔案管理工作做不斷的探索和不懈的努力。

參考文獻

[1]陳龍民.加強重大活動檔案管理之我見[J].城建檔案，（2013）（8）；

[2]李寶玲，陳華，魏紅.河南省重大活動檔案管理的實踐與探索[J].中國檔案，2013（12）；

[3]商衛華.關于做好重大活動檔案管理的思考[J].山東檔案，2015（6）；

[4]俞桂忠.加強重大活動檔案收集工作的實踐要務[J].浙江檔案，2016（10）。