藥檢機構檔案的信息化建設之若干思考

摘 要：隨著計算機與網絡技術的飛速發展，傳統的檔案管理理念和管理模式已經逐漸發生了改變，檔案信息化已經是檔案事業應對日益發展的信息社會的必然趨勢。藥品檢驗機構則應與時俱進，加快利用信息化管理藥品檢驗檔案工作，使其更好的為藥品檢驗事業服務。

關鍵詞：計算機與網絡；藥品檢驗機構；檔案信息化

藥品檢驗機構是國家藥品監督質量保證體系的重要組成部分和技術依托部門，是《中華人民共和國藥品管理法》規定執行國家對藥品監督檢驗的法定專業機構，社會職責是承擔依法實施藥品審批和藥品質量監督檢查所需的藥品檢驗工作，其工作水平關系到人民群眾的用藥安全和社會和諧穩定。藥品檢驗檔案作為藥品檢驗工作的一個重要組成部分，則為藥檢工作提供強有力的信息支持。

1 藥檢檔案及其現狀

1.1 藥檢檔案是藥品檢驗機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和日常管理活動中直接形成的文書以及其他形式的荷載有關藥品的設計、研究、鑒定和審批等方面有效信息的信息介質，主要包含：檢驗（測）報告、檢驗原始數據、藥品標準、產品批文及藥品生產機構所提供與藥品本身的相關資料，記載了其工作過程中產生的大量有關藥品科技信息，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證。

1.2 一些藥檢機構的檔案管理部門，專業技術人員隊伍建設的現狀有待加強。首先是承擔藥檢檔案管理工作的專業人員數量嚴重不足，兼職兼管現象時常有之；其次是現有藥檢檔案管理人員的知識結構和專業技能不能適應迅速發展的藥檢檔案管理工作的實際需要，對新技術掌握和應用現代網絡技術的水平不高，這些勢必都會影響到藥檢檔案的管理和服務水平，必須引起我們的高度重視。

1.3 由于一些原因的制約，相當一部分藥品檢驗機構的業務檔案管理工作還存在諸多不足之處，諸如：運用計算機及網絡技術手段管理檔案的單位仍然較少，藥檢檔案管理的電子化、數據化和規范化程度不高，基本還停留在手工收集、手動操作、手工檢索的狀態；對藥檢檔案的收集、開發和利用重視和投入不足，藥檢檔案內容的開發和研發深度和廣度都難以適應迅速發展的藥品檢驗工作實際需要，難以充分發揮藥檢檔案應有的信息支撐作用。

2 加強信息化建設的相關建議

藥檢機構必須加強利用計算機與網絡管理藥檢檔案，加快藥檢科技檔案信息化建設，在不違背相關規定的情況下，最大程度地實現檔案信息資源的共享，使藥檢檔案更好的為藥品檢驗事業服務，為社會的穩定和諧服務。具體應當包括以下方面：

2.1 加快信息化管理的軟硬件建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基礎條件。軟硬件基礎設施主要是指為藥檢檔案管理配備必要的電子計算機及網絡、縮微、復印、掃描設備以及必要的除塵、除濕設備，以保證藥檢檔案管理、整序、開發和服務工作的實際需要。現代計算機、網絡、縮微技術的飛速發展為實現檔案管理的信息化提供了充足的技術保障。

2.2 加快信息化基本設施建設

加快信息化基本設施首先是加強適應藥檢檔案現代化管理的現代化庫房建設。藥品檢驗檔案的介質多樣化，既有紙質的文書檔案，還包括了光盤、影像以及藥品實物等其他介質的信息載體。對于文書類型藥檢檔案的庫房，必須保證達到恒溫、恒濕、防火、防污染等方面的技術，同時還要保證空間的安全。對于非紙質介質的藥檢檔案，其收藏和管理的技術要求應當符合特殊介質保藏的特殊要求。要求相關檢索工具建設、規章制度建設、專兼職檔案管理人員隊伍建設及檔案的相關利用工作等。

2.3 加強藥檢檔案信息的網絡建設

藥檢檔案信息的網絡建設應當包括兩個不同的覆蓋范圍。首先是藥檢機構檔案管理部門將藥檢檔案信息管理系統和數據庫管理系統進行有機整合，與信息部門充分協調配合，利用本單位現有的OA系統或業務系統，搭建檔案網絡體系，并通過網絡平臺進行安全、有控制的信息傳遞和交流，逐步實現本單位檔案的網上查詢和上傳，使得檔案信息范圍覆蓋相關業務部門，不僅是對檔案的整合管理工作打下了基礎，同時也為藥檢業務工作提供準確、方便、快捷的檔案信息服務。在本單位藥檢檔案管理實現本單位局域網共建共知和共享的基礎上，以省級藥品檢驗機構的科技檔案管理機構為中心，通過網絡方式，將省級區域內的省轄市級藥品檢驗機構的藥檢檔案系統聯系起來，成為覆蓋全省的藥品建檔案管理和利用的專業局域網絡。

2.4 加強檔案目錄數據庫建設

檔案數據庫又稱為“檔案機讀目錄”或“檔案電子目錄”，是數字檔案信息的組織形式。是一種以特定方式有機組織起來、存儲在計算機內使用某種數據庫管理系統組織管理的檔案目錄數據集合，是檔案信息管理系統（又稱為“數字檔案館”）的核心。藥檢檔案管理部門要建立數字檔案館就必須加強數據庫的建設。其中，檔案目錄數據庫的是檔案信息化建設的起點，是開發利用檔案信息資源的關鍵。數據庫管理平臺必須滿足高安全性、良好的開放性、大數據量處理能力、操作簡便、支持多用戶共享等功能。數據庫管理系統是管理數據庫的工具，不但可以有效管理檔案目錄信息，而且對藥檢檔案信息管理系統形成強有力的數據支持。

3 藥檢檔案信息化管理需注意的問題

檔案資源信息化還存在一些問題，有些問題是網絡資源的共性，有些則是檔案資源的特性。因此，必須充分考慮其風險，就需正確認識這些存在的問題并妥善處理。

3.1 保障藥檢檔案資源的安全性

網絡的價值在于信息共享，共享的基礎是網絡保持一定的開放性。而開放性直接就涉及到網絡安全問題。由于藥檢檔案的特殊性，在實現檔案的電子化、網絡化同時，網絡自身的安全也受到越來越多的威脅。在檔案信息化建設過程中必須建立完善的管理制度和操作規程，針對數字信息易于改動、易于竊取、易于丟失等弊端，從設備、系統等各個環節強化安全管理，以保證藥檢數字檔案信息的安全。對于保密性的檔案資源應采取嚴格的加密驗證，采取設置相關權限，以有效控制接觸這類檔案信息的人群。

3.2 加強藥檢檔案網絡資源的動態維護

檔案信息資源作為一種歷史記錄，與其他信息資源相比較有有一定的滯后性，但也需對其進行必要動態的維護。檔案信息資源在增加的同時，還要進行必要的動態管理與維護，并結合藥檢機構自身需要，提供相應的服務，使之更好的為藥檢事業服務。

4 結束語

綜上所述，如果藥檢檔案管理的信息化跟不上藥檢事業的需要，那就會對藥檢事業的發展產生制約。加強藥檢檔案管理和服務的基礎是加強藥檢檔案管理的基礎設施建設，這是一個應當引起大家注意的問題。藥檢檔案信息化建設的最終目標是最大限度促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥檢工作提供堅強有力的信息支持，從而使藥檢事業更好的為人民大眾的飲食用藥安全做出強有力的技術保障。

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作者簡介

余偉（1981-），男，漢族，江蘇揚州，江蘇省食品藥品監督檢驗研究院，館員，碩士，研究方向：科技檔案管理。